Vacature-intake: waar let je op voordat de werving start?

De recruiter gaat enthousiast aan de slag, de eerste kandidaten komen binnen en dan zegt de hiring manager: dit is het niet. Eisen veranderen halverwege, kandidaten worden om onduidelijke redenen afgewezen en de vacature staat langer open dan nodig. Grote kans dat het al misging voordat de werving begon: bij de vacature-intake.

Een vacature-intake is het gesprek waarin de recruiter en de hiring manager voor de start van de werving afspraken maken over de functie, het gewenste kandidaatprofiel, de selectiecriteria, de planning en de taakverdeling. Een goede intake voorkomt onrealistische eisen, vertraging en verschillen van inzicht tijdens het recruitmentproces.

In de praktijk zie ik bij bedrijven veel sollicitatiegesprekken misgaan voordat ze beginnen. Niet door de kandidaat, maar door een vage intake. Bij een nieuwe vacature krijgt de recruiter een vage functieomschrijving. En als iemand vertrekt, hoor ik vaak: zet de oude tekst maar online. Wie doorvraagt, merkt dat de manager onvoldoende kan aangeven wat deze persoon precies gaat doen en welke competenties echt belangrijk zijn.

In dit blog lees je wat een vacature-intake is, wie erbij moeten zitten, hoe je het gesprek voorbereidt en waar je tijdens de intake op let. Zo starten recruiter en hiring manager met dezelfde verwachtingen en voorkom je dat je over een paar maanden opnieuw moet beginnen.

Wat is een vacature-intake?

Een vacature-intake is een gesprek tussen de recruiter en de hiring manager voordat de vacature wordt uitgezet. Samen bepalen zij wie de organisatie nodig heeft, wat deze persoon moet bereiken en hoe de werving en selectie worden aangepakt.

In de praktijk kijk ik tijdens een intake meteen breder dan het profiel. Zijn er mogelijk interne kandidaten? Hoe ziet de kandidatenmarkt eruit? Verwachten we dat we de vacature snel kunnen invullen, of moeten we actief searchen of de vacature promoten? Wanneer moet de vacature ingevuld zijn, rekening houdend met opzegtermijnen? En kunnen er alvast plekken in de agenda’s van de gesprekspartners worden gereserveerd? Die laatste vraag lijkt een detail, maar voorkomt later weken vertraging.

Waarom is een vacature-intake belangrijk?

De intake bepaalt vrijwel alles wat erna komt: de vacaturetekst, de zoekstrategie, de selectiecriteria en uiteindelijk de keuze voor een kandidaat. Sla je die stap over of doe je hem oppervlakkig, dan werkt de onduidelijkheid door in het hele proces.

Dit gebeurt er als de intake niet klopt:

• je trekt de verkeerde kandidaten aan, want de vacaturetekst is te vaag;
• de functie-eisen veranderen tijdens het proces;
• je stelt de verkeerde vragen in de gesprekken, want je weet niet waarop je moet selecteren;
• hiring manager, recruiter en team zitten niet op één lijn en beoordelen kandidaten verschillend;
• kandidaten haken af omdat het proces chaotisch voelt;
• de vacature blijft langer openstaan dan nodig.

En dan is er nog het duurste gevolg: je neemt iemand aan die toch niet past. Dan begin je binnen een jaar opnieuw. Bij een van mijn klanten bleek uit een onafhankelijk Candidate Experience onderzoek dat 60% van de nieuwe medewerkers de bedrijfscultuur anders ervaarde dan verwacht. Het gevolg: 20% verloop in het eerste jaar. Hoog verloop in het eerste jaar is bijna altijd terug te voeren op het werving- en selectieproces zelf.

Reken het maar door: een mismatch kost al snel 1 tot 1,5 keer het jaarsalaris en een openstaande vacature loopt op tot 10.000 euro per maand. Een goede intake voorkomt de helft van de wervingsproblemen en is het meest onderschatte onderdeel van het hele proces.

Wie moeten bij de vacature-intake aanwezig zijn?

Minimaal de recruiter en de hiring manager. Afhankelijk van de functie sluit ook een inhoudelijk specialist aan.

Niet iedereen hoeft aan tafel. Tijdens de intake maak je afspraken over wie de cv’s beoordeelt, binnen welke termijnen dat gebeurt, wie de sollicitatiegesprekken voeren en wie uiteindelijk over de kandidaat beslist. Zo voorkom je verrassingen en vertraging later in het proces.

Wil je weten hoe de rolverdeling tussen recruiter en manager er in het hele proces uitziet, lees dan ook mijn blog over wie verantwoordelijk is voor het aannemen van mensen.

Hoe bereid je een vacature-intake voor?

Een goede intake begint met huiswerk aan beide kanten. De recruiter brengt de markt en het proces in kaart: eerdere vacatures voor dezelfde functie en de resultaten daarvan, mogelijke interne kandidaten, de kandidatenmarkt, de wervingskanalen die eerder werkten en de informatie over salaris en arbeidsvoorwaarden. Ook is duidelijk of de vacature ontstaat doordat iemand vertrekt of doordat er een nieuwe functie bijkomt.

De hiring manager denkt vooraf na over wat de functie moet opleveren voor het team, welke competenties en ervaring echt noodzakelijk zijn en wat eigenlijk een wens is. En minstens zo belangrijk: hij reserveert tijd in de agenda voor gesprekken en feedback en bedenkt wie hij bij de selectie wil betrekken.

Waar let je op tijdens de vacature-intake?

Een goed gesprek ontstaat niet spontaan. Het is het resultaat van heldere keuzes vooraf. Dit zijn de onderwerpen waar het tijdens de intake om draait.

Het doel van de functie

Begin bij de vraag wat de nieuwe medewerker dagelijks gaat doen, wat nodig is om dat werk goed uit te voeren en met welke afdelingen wordt samengewerkt. Bespreek vervolgens wat het doel van de functie is en wat iemand in de eerste zes tot twaalf maanden moet bereiken. Daarmee krijg je selectiecriteria waaraan je kandidaten straks echt kunt toetsen. Sta ook stil bij de reden dat de vacature er is. Vertrekt er iemand, dan is dat hét moment om te kijken wat er anders kan. Heb je precies hetzelfde nodig als een paar jaar geleden, of is het werk veranderd? Stel ook de vraag die ongemakkelijk voelt: waarom vertrok de vorige medewerker eigenlijk?

De dagelijkse werkzaamheden

Vraag door op de dagelijkse praktijk, in concrete taken en zonder algemene termen. Een bestaande functiebeschrijving geeft lang niet altijd een actueel beeld van het werk. Bespreek ook met wie deze persoon contact heeft, intern en extern, en met welke afdelingen moet worden samengewerkt. Let bij het opstellen van de vacaturetekst op intern woordgebruik en afkortingen die kandidaten mogelijk niet begrijpen. Schrijf de tekst vanuit de ogen van de kandidaat: wat moet diegene weten om te kunnen bepalen of de functie past en of hij of zij wil reageren?

Eisen, wensen en persoonlijkheid

Maak scherp onderscheid tussen harde eisen, vaardigheden die iemand kan leren en persoonlijke voorkeuren van de manager. Ik vraag altijd naar de vijf competenties die echt belangrijk zijn. Maximaal vijf, en geen nice to haves. Alleen de echte dealbreakers. Bespreek meteen waarop een goede kandidaat mag afwijken en of jullie bereid zijn iemand op te leiden in plaats van te blijven zoeken naar perfect. Zo voorkom je een profiel dat zo nauw is dat bijna niemand eraan voldoet.

Let bij persoonlijke eigenschappen op waarneembaar gedrag. Wat bedoelt de manager precies met iemand die zelfstandig kan werken? Iemand die weinig begeleiding nodig heeft, of iemand die volledig autonoom beslissingen neemt? Termen als flexibel en proactief zijn zonder voorbeelden te algemeen. Weeg ten slotte af wat zwaarder telt: vakinhoudelijke ervaring of de juiste persoonlijkheid. Dat antwoord bepaalt straks hoe je kandidaten beoordeelt.

Het team en de cultuur

Bespreek de omvang van het team, de onderlinge samenwerking, de stijl van leidinggeven en de mate van zelfstandigheid. Kijk verder dan passen alleen: welke persoonlijkheid past binnen het team, en welke heeft het team juist nodig?

De aantrekkelijkheid van de functie

De organisatie beoordeelt de kandidaat, maar de kandidaat beoordeelt net zo goed de organisatie en de functie. Bepaal daarom wat de functie aantrekkelijk maakt. Denk aan verantwoordelijkheid, ontwikkeling, invloed, flexibiliteit, de collega’s en de arbeidsvoorwaarden. Dit is meteen de basis voor een vacaturetekst die de juiste mensen aanspreekt. Bespreek ook de minder aantrekkelijke kanten, zoals werkdruk, reistijd of beperkte doorgroeimogelijkheden, en spreek af wat jullie vertellen over team, cultuur en rol. Eerlijk, niet gepolijst. Een gepolijst verhaal wreekt zich na de eerste werkdag.

Salaris en arbeidsvoorwaarden

Het salaris en de arbeidsvoorwaarden moeten eigenlijk al duidelijk zijn zodra de vacature ontstaat en in ieder geval voordat je de vacaturetekst opstelt. Controleer tijdens de intake of de salarisschaal, de bandbreedte en eventuele onderhandelingsruimte helder zijn. Zorg dat de arbeidsvoorwaarden in de vacaturetekst staan en bespreek in het eerste sollicitatiegesprek of deze aansluiten bij de verwachtingen van de kandidaat. Zo voorkom je dat pas aan het einde van het proces blijkt dat de verwachtingen niet bij elkaar passen.

Het proces en de rolverdeling

Leg vooraf vast hoeveel gesprekken er zijn, wie het eerste en wie het tweede gesprek voert en of er een opdracht of assessment bij hoort. Bepaal ook het doel per gesprek: wat wil je na elk gesprek weten? In het eerste gesprek staan meestal de motivatie en de wederzijdse indruk centraal, in het tweede gesprek de inhoudelijke verdieping. Het kan ook andersom, als je het maar vooraf bepaalt.

Zo voorkom je dat de kandidaat twee keer dezelfde vragen krijgt. Maak verder afspraken over de voorselectie van cv’s, het inplannen van gesprekken, de terugkoppeling aan kandidaten en de uiteindelijke beslissing. Wie belt de kandidaat terug na het eerste gesprek? Wie bewaakt de salarisverwachting en de startdatum? Hoe je de gesprekken daarna aanpakt, lees je in mijn blogs over het voorbereiden van een sollicitatiegesprek en de hiring manager als interviewer.

Spreek tijdens de intake ook af welke vragen jullie aan iedere kandidaat stellen. Je spreekt per vacature meestal vier of vijf kandidaten en daaruit maak je een selectie. Vergelijken lukt alleen eerlijk als je bij ieder gesprek dezelfde onderwerpen behandelt en dezelfde kernvragen stelt. Dat heet gestructureerd interviewen. Een handvol vragen is genoeg: bepaal vooraf de vijf belangrijkste inhoudsvragen en de vijf belangrijkste competentievragen en wanneer je die stelt. Beoordeel je alleen op onderbuikgevoel, dan is de vergelijking niet eerlijk. Zeker niet tussen mannen en vrouwen of tussen kandidaten met verschillende culturele achtergronden. Structuur is dus ook een voorwaarde om inclusief te werven. Rond elk gesprek af met een kort evaluatieformulier, direct na afloop.

Snelheid en feedback

Spreek concrete feedbacktermijnen af voor het reviewen van cv’s en voor het proces na de cv-selectie. Leg vast wanneer de vacature sluit, wanneer de gesprekken bij voorkeur plaatsvinden en wanneer kandidaten tijdens het proces een terugkoppeling kunnen verwachten. Spreek ook af wat er gebeurt als een termijn niet wordt gehaald: liggen cv’s bijvoorbeeld drie dagen onbeoordeeld, dan belt de recruiter de manager op. Niet als controle, maar als afgesproken werkwijze.

Waarom dit zo belangrijk is? Uit onderzoek bij een van mijn klanten bleek dat 13% van de afgewezen kandidaten die op gesprek waren geweest helemaal niet werd teruggebeld. Niet uit onwil, maar omdat het bleef hangen op een takenlijst. En uit mijn eigen onderzoek onder 411 sollicitanten gaf 41% aan duidelijke communicatie tijdens het proces te missen. Afspraken over snelheid maak je dus vóórdat de werving start.

Wat moet de vacature-intake opleveren?

Na de intake staan de belangrijkste keuzes op papier en kan de werving starten. Minimaal moeten deze zaken vaststaan:

• de reden voor de vacature en het doel van de functie;
• de resultaten voor de eerste zes tot twaalf maanden;
• de taken en verantwoordelijkheden;
• de noodzakelijke eisen en de gewenste eigenschappen;
• het salaris en de arbeidsvoorwaarden;
• wat de functie aantrekkelijk maakt en wat kandidaten kan laten twijfelen;
• de selectieprocedure met het doel per gesprek;
• de planning en de rolverdeling;
• de feedbacktermijnen.

Met deze uitkomsten stel je het functieprofiel op en schrijf je een vacaturetekst die klopt met wat je zoekt. Wat in de praktijk goed werkt: zet de rolverdeling op een simpel proceskaartje met drie kolommen. Wat is de stap, wie is verantwoordelijk en wat is de maximale doorlooptijd.

Geen ingewikkeld systeem, gewoon zwart op wit. En maak van de intakeonderwerpen een vaste checklist die je bij elke vacature gebruikt. Zo zit iedereen op één lijn voordat je begint met zoeken.

Welke fouten maken organisaties bij een vacature-intake?

De meeste intakes mislukken niet door onwil, maar door haast en gewoonte. Dit zijn de fouten die ik in de praktijk het vaakst tegenkom.

De oude vacaturetekst als uitgangspunt nemen

Zet de oude tekst maar online: ik hoor het regelmatig. Maar een tekst van een paar jaar geleden kan verouderde taken en eisen bevatten. Begin bij de huidige behoefte van het team, niet bij het sjabloon van de vertrekkende medewerker.

Alle wensen als harde eis behandelen

Zo ontstaat een kandidaatprofiel waaraan bijna niemand voldoet en wordt de doelgroep te klein. Houd het bij de vijf competenties die er echt toe doen.

Geen concrete resultaten benoemen

Een opsomming van taken vertelt nog niet wanneer iemand succesvol is in de functie. Zonder resultaten selecteer je op onderbuikgevoel en wijzig je de criteria halverwege het proces.

Geen afspraken maken over snelheid

Een scherp profiel helpt weinig als cv’s en terugkoppelingen daarna dagen blijven liggen. Kandidaten wachten niet, zeker niet als ze meerdere opties hebben. Trage opvolging is een van de redenen waarom vacatures maanden openstaan.

De intake zien als administratief gesprek

Een goede recruiter schrijft niet klakkeloos op wat de hiring manager vraagt, maar onderzoekt of het gevraagde profiel realistisch en vindbaar is. De intake is precies het moment om aannames en onrealistische verwachtingen bespreekbaar te maken. Twintig minuten aan het bureau van de manager is daarvoor niet genoeg.

De vacaturetekst vanuit de organisatie schrijven

Een tekst vol intern jargon en afkortingen helpt kandidaten niet om te bepalen of de functie bij hen past. Schrijf vanuit het perspectief van de kandidaat en maak duidelijk wat iemand gaat doen, wat de functie aantrekkelijk maakt en wat je verwacht. Vermeld bij voorkeur ook een sluitingsdatum en de geplande gespreksdata, zodat kandidaten weten waar ze aan toe zijn.

Veelgestelde vragen over de vacature-intake

Eerst het gesprek, dan de vacature

Een goede vacature-intake is het fundament onder je hele werving. Wie vooraf vastlegt wat de functie moet opleveren, welke eisen echt tellen, hoe het proces eruitziet en wie wat doet, werft sneller en met minder ruis.

Sla je die stap over, dan betaal je de rekening later: veranderende eisen, kandidaten die afhaken, een vacature die maanden openstaat en in het ergste geval een nieuwe collega die binnen een jaar weer vertrekt.

Ik help bedrijven dagelijks om hun werving aan de voorkant scherp te krijgen, van de intake tot het sollicitatieproces dat daarop volgt.

Wil je zelf aan de slag met een betere intake en betere gesprekken? Kijk dan eens naar mijn sollicitatiekaart op A5-formaat. Die stel ik samen met jouw bedrijf op, zodat je tijdens de gesprekken direct bij de hand hebt wat je over de organisatie en cultuur wilt vertellen en welke vragen je wilt stellen. Zo maak je de afspraken uit de intake praktisch en werk je op een makkelijke manier met gestructureerde gesprekken. Daarnaast is er mijn sollicitatiekaartenset met 81 vragen en 37 tips uit de praktijk, die ik ook op maat kan maken. Maak van de intakeonderwerpen een vaste checklist en gebruik die bij elke vacature. Zo zorg je dat iedereen op één lijn zit voordat je begint met zoeken.