Recruiter of manager: wie is verantwoordelijk voor het aannemen van mensen?

De recruiter zegt: “De manager reageert nooit op tijd.” De manager zegt: “Ik krijg steeds de verkeerde kandidaten.” En ondertussen staat de vacature al weken open.

Je herkent het waarschijnlijk. Misschien zit jij aan de kant van de recruiter. Misschien ben jij die manager. Maar één ding is zeker: jullie zijn het allebei zat.

Wat er echt speelt, zegt niemand hardop: recruiter en manager werken niet samen. Ze werken langs elkaar heen. En zolang dat zo blijft, vertrekken de beste kandidaten gewoon naar een organisatie waar het proces wel klopt.

Mijn naam is Evelijn. Ik werk als recruitmentstrateeg, verbeteraar en sparringpartner voor organisaties die grip willen krijgen op hun recruitmentproces. Met meer dan 30 jaar ervaring in recruitment, HR en verandermanagement heb ik processen gezien van binnenuit: van reorganisaties tot organisaties die jaarlijks meer dan 200 nieuwe medewerkers aannemen.

Ik werkte op MT en managementniveau bij zowel corporate als MKB organisaties en combineer die praktijkervaring met onafhankelijk onderzoek naar Candidate Experience. In mijn werk analyseer ik recruitmentprocessen met data, onderzoeksmethodiek en scherpe observaties.

In dit blog leg ik uit waar het precies misgaat, wie waarvoor verantwoordelijk is en wat je morgen al anders kunt doen.

Wat is het echte verschil tussen een recruiter en een manager in het wervingsproces?

Vraag het tien mensen en je krijgt hetzelfde antwoord: de recruiter zoekt kandidaten, de manager kiest wie er aangenomen wordt. Klopt. Op papier is dat precies hoe het werkt.

Maar papier liegt niet, het vertelt alleen niet het hele verhaal.

De recruiter denkt in snelheid. In pipeline, bereik en het snel invullen van de vacature. Een open vacature is voor een recruiter een probleem dat opgelost moet worden. De manager denkt in kwaliteit. In teamfit, inhoud en zekerheid. Een foute hire is voor een manager een probleem dat maanden doorwerkt. Die twee zijn niet hetzelfde, en dat verschil zit dieper dan je denkt.

In de praktijk zie ik het keer op keer: de recruiter wil vooruit, de manager wil zeker zijn. De recruiter stuurt drie kandidaten door en verwacht snel feedback. De manager heeft het druk, kijkt er pas na een week naar en twijfelt dan alsnog. De recruiter raakt gefrustreerd. De manager begrijpt die frustratie niet. En de kandidaat? Die heeft al twee andere gesprekken gehad.

Het verschil tussen recruiter en manager is dus niet het probleem. Dat verschil hoort er te zijn. Een recruiter moet denken in instroom, een manager moet denken in kwaliteit. Maar ze kunnen alleen samen het goede resultaat bereiken. En dat vraagt om afstemming die in de meeste organisaties simpelweg ontbreekt.

Hieronder laat ik zien waar dat gebrek aan afstemming zich concreet manifesteert. Op vijf plekken in het proces.

Waarom gaat het in de praktijk zo vaak mis?

In de praktijk zie ik vijf terugkerende oorzaken. Elk van deze oorzaken lijkt op zichzelf klein, maar samen zorgen ze voor een stuk of wat gemiste kansen en afhakende kandidaten.

1. Geen scherpe vacature-intake

Alles begint bij de intake. Maar in de praktijk is die intake zelden scherp genoeg. De manager heeft twintig minuten, vertelt wat de functie inhoudt en noemt een paar vereisten. De recruiter schrijft mee, stelt een paar vragen en gaat aan de slag. En dan begint het probleem.

Want wat bedoelt de manager precies met “iemand die zelfstandig kan werken”? Iemand die weinig begeleiding nodig heeft, of iemand die volledig autonoom beslissingen neemt? Welke taken gaat de medewerker dagdagelijks uitvoeren. Wat zijn de interne afdelingen waarmee moet worden samen gewerkt? En welke inhoudelijke kwaliteiten zijn echt het belangrijkste, die de kandidaat absoluut moet hebben en welke persoonlijkheid past binnen het team of is nodig voor het team? Wat weegt zwaarder vakinhoudelijke ervaring of de juiste persoonlijkheid? Als dat niet expliciet besproken is, zoekt de recruiter iets anders dan de manager verwacht. Dat levert afwijzingen op zonder duidelijke reden, frustratie aan beide kanten en een proces dat opnieuw begint.

2. Onduidelijke verantwoordelijkheden

Doet recruitment een voorselectie en is dan duidelijk waar moet de recruiter op letten?Wie binnen het hiring team helpt bij de selectie van de cv’s? Binnen hoeveel tijd moet het hiring team een reactie terug geven aan recruitment? Wie voert het 1e en wie het 2e gesprek. Wat is belangrijk te bespreken tijdens deze gesprekken om de juiste kandidaat te selecteren? Wie plant de gesprekken in? belt de kandidaat terug na het eerste gesprek? Wie managed de salaris verwachting en startdatum?  Wie bewaakt de tijdlijn als het te lang duurt? In de meeste organisaties is het antwoord: dat weet niemand precies, of de afspraken die zijn vastgelegd worden onvoldoende opgevolgd.

En de kandidaat hoort drie weken niets. Uit  onderzoek bij een van mijn klanten bleek  dat 13% van de  afgewezen kandidaten die op gesprek zijn geweest helemaal niet wordt teruggebeld. Niet omdat mensen het niet willen, maar omdat ze blijven hangen op een to do lijst die na een tijdje wordt vervangen door een andere to do lijst

3. Trage besluitvorming bij managers

Dit is de meest onderschatte vertrager in het hele recruitmentproces. Managers doen recruitment er letterlijk bij. Ze zijn niet getraind als interviewer, ze hebben geen tijd vrijgemaakt en ze behandelen een nieuwe vacature zelden als prioriteit. Totdat de vacature al drie maanden openstaat.

Cv’s blijven dagen liggen. Feedback op gesprekken duurt een week. En in de tussentijd heeft de kandidaat twee andere aanbiedingen ontvangen. Uit mijn onderzoek blijkt dat 41% van de kandidaten te weinig tussentijdse communicatie ervaart tijdens het proces. De grootste vertraging zit zelden bij de recruiter. Die zit in de lijn.

4. Slechte gesprekken door slechte voorbereiding

Uit het Candidate Experience Onderzoek 2024 wat ik deed onder 411 respondenten, blijkt dat 38% van de kandidaten de gesprekspartners als onvoldoende voorbereid ervaart. Een onvoorbereide manager stelt oppervlakkige vragen, hangt aan het cv en mist precies de informatie die hij nodig heeft om een goede keuze te maken.

Bovendien zie ik in de praktijk dat 36% van de kandidaten in het eerste en tweede gesprek exact dezelfde vragen krijgt. Dat wekt niet alleen een slechte indruk, het levert ook niets op. Een goed gesprek vraagt om voorbereiding, een vaste structuur en vragen die gedrag zichtbaar maken in plaats van antwoorden die je al kunt raden.

5. Geen gezamenlijke definitie van “de goede kandidaat”

Dit is de oorzaak die het meest wordt onderschat. Recruiter en manager werken allebei keihard, maar naar een ander doel. De recruiter heeft drie sterke kandidaten doorgestuurd. De manager wijst ze alle drie af. De recruiter begrijpt niet waarom. De manager kan het niet goed uitleggen.

Dat komt omdat ze nooit samen hebben bepaald wat “goed” precies betekent voor deze functie, dit team en dit moment. Zonder die gedeelde definitie beoordeelt iedereen vanuit onderbuikgevoel. Dat leidt tot eindeloze discussies, inconsistente keuzes en kandidaten die weken wachten op een beslissing die maar niet komt. 

Wat kost dit je als organisatie?

De vijf oorzaken uit het vorige deel voelen misschien herkenbaar. Maar wat ze je concreet kosten, maakt het pas echt urgent.

Elke openstaande vacature kost een organisatie gemiddeld 10.000 euro per maand aan gemiste productiviteit. Dat is de vuistregel van Berenschot, onderbouwd door SHRM en VONQ en bevestigd in eigen analyses. En dat is alleen de gemiste productiviteit. Daarin zitten de extra wervingskosten, de druk op het team en de reputatieschade nog niet. Het werkelijke bedrag ligt in de meeste gevallen aanzienlijk hoger.

Maar er is nog iets wat zwaarder weegt dan geld: de kandidaat die je kwijtraakt. De kern is simpel: je probleem is niet dat er geen kandidaten zijn. Je probleem is dat je proces intern niet klopt. En dat is iets wat je zelf kunt oplossen, zonder extra budget of een nieuw wervingsbureau.

Hoe organiseer je de samenwerking tussen recruiter en manager wel goed?

Recruitment is geen taak van de recruiter of de manager. Het is een gezamenlijk proces. En een gezamenlijk proces vraagt om gezamenlijke afspraken. Hieronder vier stappen die direct verschil maken.

Stap 1: Start met een gezamenlijke intake

Niet vijf minuten aan het bureau van de manager, maar een echt gesprek. Bespreek niet alleen wat de functie inhoudt, maar ook wat een goede kandidaat onderscheidt van een gemiddelde. Wat is het gedrag dat je zoekt? Welke vragen ga je stellen om dat gedrag zichtbaar te maken? En wat weegt zwaarder: ervaring of potentieel?

Stel ook de vragen die ongemakkelijk voelen. Wat is de reden dat de vorige medewerker vertrok? Wat heeft het team nu het meest nodig? Waar gaat de nieuwe collega tegenaan lopen in de eerste drie maanden? Hoe eerlijker de intake, hoe kleiner de kans op een mismatch later. 

Stap 2: Leg rollen en verantwoordelijkheden vast

Spreek expliciet af wie wat doet. Niet als bureaucratische oefening, maar als praktische afspraak die voorkomt dat dingen tussen wal en schip vallen. De recruiter voert de procesregie: bewaakt de tijdlijn, communiceert met kandidaten en signaleert als het ergens vastloopt. De manager levert de inhoudelijke beoordeling en neemt de beslissing. Maar die beslissing kan hij alleen nemen als hij op tijd zijn input geeft.

Leg ook vast wat de consequentie is als dat niet gebeurt. Als cv’s drie dagen niet beoordeeld zijn, belt de recruiter de manager op. Niet als controle, maar als afgesproken werkwijze. Dat voelt misschien formeel, maar in de praktijk voorkomt het precies de situatie waarbij een goede kandidaat al weg is voordat de manager ook maar één keer heeft gekeken.

Stap 3: Maak duidelijke procesafspraken

Spreek expliciet af wie wat doet. Niet als bureaucratische oefening, maar als praktische afspraak die voorkomt dat dingen tussen wal en schip vallen. De recruiter voert de procesregie: bewaakt de tijdlijn, communiceert met kandidaten en signaleert als het ergens vastloopt. De manager levert de inhoudelijke beoordeling en neemt de beslissing. Maar die beslissing kan hij alleen nemen als hij op tijd zijn input geeft.

Leg ook vast wat de consequentie is als dat niet gebeurt. Als cv’s drie dagen niet beoordeeld zijn, belt de recruiter de manager op. Niet ter controle, maar als afgesproken werkwijze. Dat voelt misschien formeel, maar in de praktijk voorkomt het precies de situatie waarbij een goede kandidaat al weg is voordat de manager ook maar één keer heeft gekeken.

Stap 4: Structureer de gesprekken

Een goed sollicitatiegesprek is geen ondervraging. Het is een gesprek waarin je samen ontdekt of er een match is, voor beide kanten. Maar dat vraagt voorbereiding. Bepaal vooraf welke vragen je stelt, wie welk onderdeel voor zijn rekening neemt en hoe je de beoordeling achteraf bespreekt.

Conclusie: het gaat niet om de rol, het gaat om de afstemming

Recruiter en manager hebben allebei een duidelijke plek in het wervingsproces. Maar dat is niet genoeg. Pas als ze hetzelfde doel, tempo en proces delen, werkt recruitment echt. Het is een samenwerking die van het begin tot het einde vraagt om afstemming, duidelijkheid en gedeelde verantwoordelijkheid.

Maar je weet hoe het in de praktijk gaat. Cv’s blijven liggen. Kandidaten horen weken niets. Gesprekken worden gevoerd zonder voorbereiding. En dan vraagt iedereen zich af waarom de vacature nog steeds openstaat. De frustratie is reëel. De vertraging is reëel. En de schade ook: aan je werkgeversmerk, aan je team en aan de kandidaten die je had kunnen aannemen maar kwijtraakte door een proces dat intern niet klopte.

Ik help organisaties om precies dit soort lekken zichtbaar te maken. Niet met een theorie, maar met onderzoek. Bij een klant bleek na een onafhankelijk Candidate Experience onderzoek dat 60% van de nieuwe medewerkers de bedrijfscultuur anders ervaarde dan verwacht. Het gevolg: 20% verloop in het eerste jaar. Dat had voorkomen kunnen worden met een scherpere intake en betere afstemming tussen recruiter en manager. Die organisatie is daarna direct verbeteringen gaan doorvoeren. En het effect was zichtbaar.

Wil je weten waar jouw recruiter en manager elkaar vertragen en wat dat je concreet kost? Ik maak dat inzichtelijk met een Recruitment Scan of een onderzoek. Je krijgt feiten in handen, geen aannames. En je weet precies waar je winst valt te halen: in snelheid, in kwaliteit en in kosten.