Hoeveel gesprekken heb je nodig voor een goede hire?

Je hebt een goede kandidaat gesproken en iedereen is enthousiast. Toch wil de directeur ook nog even kennismaken. Daarna blijkt het team de kandidaat eveneens te willen spreken. Er komt een extra gesprek bij, agenda’s moeten opnieuw op elkaar worden afgestemd en voor je het weet ben je twee weken verder. Ondertussen voert de kandidaat ook gesprekken bij andere werkgevers.

Hoeveel sollicitatiegesprekken heb je nu eigenlijk nodig om een goede beslissing te kunnen nemen? Voor de meeste functies zijn twee gesprekken voldoende. Een derde gesprek voeg je alleen toe als je vooraf kunt uitleggen waarom het nodig is, welke vraag je ermee wilt beantwoorden en wie daarna de beslissing neemt.

Ik ben Evelijn, recruitmentspecialist met dertig jaar ervaring in HR, recruitment en verandermanagement. Ik help mkb- en scale-uporganisaties dagelijks met hun werving en selectie en sluit regelmatig aan bij sollicitatiegesprekken. Samen met Onderzoekdoen.nl onderzocht ik in 2024 hoe 411 kandidaten een sollicitatieproces ervaren. Daaruit bleek dat 44% ontevreden was over de sollicitatiegesprekken.

In dit blog lees je hoeveel sollicitatiegesprekken meestal voldoende zijn, hoe lang een sollicitatieprocedure mag duren en wat je na ieder gesprek wilt weten. Ook lees je wanneer een derde gesprek logisch is en hoe je de gespreksstructuur al tijdens de vacature-intake vastlegt.

Hoeveel sollicitatiegesprekken zijn genoeg?

Voor de meeste functies zijn twee gesprekken genoeg. Een derde gesprek is de uitzondering, maar zeker geen fout. Bepaal wel vooraf waarom je dat gesprek nodig hebt.

Een gesprek met de leidinggevende en het team is logisch, want daar moet iemand mee samenwerken. In sommige gevallen wil je ook kijken naar de klik met belangrijke stakeholders. Beslis dat vooraf. Dan kun je het ook meteen aan de kandidaat vertellen, zodat hij weet hoeveel gesprekken hij kan verwachten en met wie.

Twee gesprekken en dan een aanname. Zo werk ik zelf vaak en zo zie ik het ook bij organisaties waar het sollicitatieproces goed is ingericht. Er zijn maximaal twee of drie gesprekken en kandidaten weten wanneer ze een reactie kunnen verwachten. Meestal spreek je meerdere kandidaten voor dezelfde vacature en plan je die gesprekken in één week in. Dan hoort iemand dus na een week iets. Dat is geen probleem, zolang je dat vooraf hebt gezegd.

Hoeveel gesprekken je nodig hebt, hangt af van de functie. Bij een leidinggevende of specialistische functie is een extra gesprek vaak zinvol, bijvoorbeeld als je wilt onderzoeken hoe de kandidaat het zou aanpakken in jouw organisatie door het doen van een casus. Of als je met een belangrijk stakeholderveld te maken hebt, waardoor je draagvlak bij hen wilt creëren. Bij een uitvoerende functie kom je meestal met twee gesprekken uit.

Stel jezelf daarom voor iedere gespreksronde één vraag: wat levert dit gesprek op dat ik na de vorige ronde nog niet weet? Kun je die vraag beantwoorden, dan is de ronde zinvol. Kun je dat niet, dan levert het gesprek je waarschijnlijk geen nieuwe informatie op en kost het je alleen doorlooptijd.

Waarom voegen extra sollicitatiegesprekken vaak weinig toe?

Omdat er onvoldoende wordt nagedacht over het doel van het gesprek en welke vragen daarbij horen, levert een extra gesprek in de praktijk vaak weinig nieuws op.

Uit mijn onderzoek onder 411 sollicitanten blijkt dat 36% in meerdere gesprekken dezelfde vragen kreeg. Dan loop je twee keer het cv door en weet je na afloop nauwelijks meer dan na het eerste gesprek. Een derde gesprek voegt dan weinig toe, want je stelt opnieuw dezelfde vragen.

Het gaat mij dus niet om het aantal, maar om de opbrengst per gesprek. Een gesprek dat een nieuwe vraag beantwoordt is winst. Een gesprek dat vooral bevestigt wat je al wist, kost je alleen tijd. En die tijd betaal je terug in de vorm van een vacature die langer openstaat.

Dat kost geld. Reken op gemiddeld €10.000 per maand aan productiviteitsverlies bij een openstaande vacature. Dan zijn de kosten voor tijdelijke vervanging, extra werkdruk en het risico dat collega’s vertrekken nog niet eens meegerekend.

Wat is een goede doorlooptijd voor een sollicitatieprocedure?

Een gemiddelde sollicitatieprocedure in Nederland duurt 59 tot 65 dagen. Dat is lang in de huidige arbeidsmarkt. Drie tot vier weken is goed haalbaar.

In mijn eigen werk blokkeer ik de agenda’s van de gesprekspartners vooraf voor het eerste en het tweede gesprek, binnen en voor het einde van de maand. Houd daarbij ook rekening met de datum waarop je de vacature online zet. Dat lukt omdat de intake vooraf goed is gedaan. Ik ken de manager en weet wat het team nodig heeft, dus ik kan de cv’s zelf voorselecteren en de sterke kandidaten meteen doorzetten.

Die voorselectie maakt in de praktijk het verschil. Bij opdrachtgevers komen soms 60 tot 100 reacties op één vacature binnen. Als niemand die stapel doorneemt, blijft hij liggen en lopen er zo twee weken doorlooptijd weg voordat er überhaupt een gesprek is gepland.

Spreek daarom vooraf af binnen hoeveel dagen en door wie de cv’s worden beoordeeld, wie de gesprekken voert, wie ze inplant en binnen welke termijn kandidaten iets te horen krijgen. Snelheid is geen kwestie van harder werken, maar van afspraken die vastliggen.

Welke informatie wil je na het eerste sollicitatiegesprek hebben?

Na het eerste gesprek wil je weten waarom iemand solliciteert, of de kandidaat een goed beeld van de functie heeft, de functie echt is wat de kandidaat zoekt en of de ervaring aansluit bij wat de baan vraagt.

Het eerste gesprek gaat wat mij betreft over de motivatie voor de baan. Waarom solliciteer je? Waarom wil je weg bij je huidige werkgever? Waarom denk je dat je op deze baan past? En in hoeverre sluit de baan aan bij de ervaring die je hebt, oftewel hoe groot is het verschil tussen de taken die je gaat doen en de taken die je hebt gedaan?

De vraag die ik bijna altijd stel is:

“Wat spreekt je aan in deze functie en waarom?”

Met die vraag hoor je wat iemand belangrijk vindt, of de kandidaat een goed beeld van de functie heeft en of de motivatie aansluit bij wat jij te bieden hebt. Het antwoord zegt vaak meer dan het cv. Bedenk daarbij dat iedereen zijn eigen redenen heeft om te bewegen. De één heeft een baas waar hij niet mee door één deur kan, de ander vindt het werk niet meer leuk of wil iets heel anders. Die motivatie moet helder zijn voordat je verder kijkt of iemand past.

Daarnaast stel ik in dit gesprek een paar algemene vragen om een eerste beeld te krijgen:

Wat is het belangrijkste dat je het afgelopen jaar hebt gedaan dat lijkt op deze functie?
Hoe heb je dat aangepakt?
Als je nu terugkijkt, wat zou je anders doen?
Wat zijn je belangrijkste beslissingen geweest in je werk het afgelopen jaar?
Waarom vind je dat jij past bij deze functie?
Waar denk je dat je nog in kunt groeien?

Kijk in dit gesprek ook naar opvallende punten in het cv. Zit er een gat tussen twee banen? Heeft iemand veel verschillende werkgevers gehad of juist heel lang bij dezelfde organisatie gewerkt? Vraag daar gerust naar. Juist in het eerste gesprek is daar ruimte voor.

Geef zelf ook een eerlijk beeld van de functie. Vertel niet alleen wat leuk is, maar ook welke uitdagingen erbij horen. Uit mijn onderzoek blijkt dat 42% van de aangenomen kandidaten vond dat het beeld uit de sollicitatiegesprekken niet helemaal overeenkwam met de werkelijkheid. Dat vergroot de kans dat iemand binnen een jaar weer vertrekt en je opnieuw moet werven.

Wat bespreek je tijdens een tweede sollicitatiegesprek?

In het tweede gesprek ga je meer de inhoud in. Je toetst de vakkennis, vraagt door op concrete voorbeelden en bespreekt hoe iemand samenwerkt en wat iemand nodig heeft om de beste versie van zichzelf te zijn.

Als het eerste gesprek goed is verlopen en de motivatie duidelijk is, dan ga je in het tweede gesprek echt de diepte in. Waar heb je mee gewerkt? Met welke systemen, programma’s of apparatuur? Hoe pak je stakeholdermanagement aan? Noem eens een voorbeeld van niet te lang geleden waar je het meest trots op bent. Je kunt hier ook een voorbeeldcasus voorleggen.

Samenwerking hoort ook in dit gesprek thuis. Hoe ben je in de samenwerking? Wat heb jij nodig om goed te kunnen samenwerken? Noem eens een voorbeeld van een samenwerking die niet goed ging en wat je toen hebt gedaan. Zulke vragen leveren meer op dan vragen hoe iemand denkt te handelen in een situatie die hij nog nooit heeft meegemaakt.

Deze volgorde kun je omdraaien als dat beter past bij de functie, als je maar bewust kiest. Zonder die keuze stel je in beide gesprekken dezelfde vragen en weet je na het tweede gesprek niet meer dan na het eerste.

Ik gebruik hierbij de STARR-methode als richtlijn. Daarmee krijg je een veel beter beeld van wat iemand daadwerkelijk heeft gedaan dan wanneer je alleen vraagt hoe iemand denkt te handelen.

Wees vooraf open over het salaris. Als werkgever informeer je een sollicitant uit eigen beweging over het aanvangssalaris en de bandbreedte, nog voordat er onderhandeld wordt. Het meest logische is om die range gewoon in de vacaturetekst te zetten. Bespreek daarna, voordat je de laatste fase ingaat, of de kandidaat binnen die range past en wat zijn salarisverwachting is. Die verwachting hoeft hij niet te noemen. Leg ook uit hoe jullie het salaris bepalen, bijvoorbeeld op basis van wat gemiddeld wordt betaald binnen het team of de organisatie bij vergelijkbare ervaring.

Sluit het gesprek af met de vraag of de functie nog steeds aansluit bij de verwachtingen. Vergelijk dit antwoord met wat de kandidaat in het eerste gesprek vertelde. Juist die verschillen zeggen vaak veel.

Wanneer is een derde sollicitatiegesprek echt nodig?

Een derde sollicitatiegesprek heeft alleen zin als het echt iets toevoegt. Bijvoorbeeld wanneer de eindverantwoordelijke of belangrijke stakeholders waar de kandidaat mee moet samenwerken nog niet met de kandidaat heeft gesproken of wanneer je de uitkomst van een assessment samen wilt bespreken.

Laat toekomstige collega’s gerust kennismaken met een kandidaat, maar leg de eindbeslissing niet bij het team. Collega’s kijken vooral of iemand prettig is om mee samen te werken. Dat is belangrijk, maar niet altijd hetzelfde als bepalen wie het beste bij de functie en de organisatie past.

Gebruik je een assessment? Wees daar dan consequent in en bespreek de uitslag altijd persoonlijk. Uit mijn onderzoek blijkt dat 44% van de afgewezen en teruggetrokken kandidaten vindt dat de terugkoppeling hierover beter kan.

Wat ik liever niet meer zie, is een derde gesprek dat wordt ingepland omdat we dat nu eenmaal altijd zo doen. Ik sprak ooit een interne kandidaat met uitstekende referenties die na drie gesprekken toch werd afgewezen. De manager had zijn cv niet gelezen, de referenties niet gecontroleerd en stelde tijdens het gesprek vooral vragen over privézaken. Over zijn werkervaring was nauwelijks gesproken, maar toch werd geconcludeerd dat hij niet sterk genoeg was.

Een slecht voorbereid sollicitatiegesprek dat ook nog eens extra is, kost je tijd en de kans dat je een goede kandidaat misloopt.

Hoe bepaal je vooraf hoeveel sollicitatiegesprekken je voert?

Dat begint al tijdens de vacature-intake, nog voordat de vacature online komt.

Een goede intake voorkomt veel problemen later in het sollicitatieproces. Dit zijn de vragen die ik altijd stel:

Wat moet deze nieuwe medewerker over een jaar hebben bereikt?
Welke vijf competenties zijn echt belangrijk?
Wie beoordeelt de cv’s en wie neemt de uiteindelijke beslissing?
Wie voert het eerste gesprek en wie het tweede?
Wat wil je na ieder gesprek weten?
Wat vertel je eerlijk over de functie, het team en de organisatie?
Binnen hoeveel dagen krijgt de kandidaat terugkoppeling en wie doet dat?

Alloceer alvast plekken in de agenda’s van de gesprekspartners voor het eerste en tweede gesprek, zo houd je de duur van het proces onder controle.

Vertel kandidaten vervolgens al bij het eerste contact hoe de sollicitatieprocedure eruitziet. Hoeveel gesprekken zijn er? Met wie spreken ze? En wanneer kunnen ze een beslissing verwachten? Die duidelijkheid kost niets. In mijn onderzoek gaf 41% van de kandidaten aan dat de communicatie over de voortgang beter kon.

Leg ook vast wie waarvoor verantwoordelijk is. Recruitment bewaakt het sollicitatieproces, de planning en de communicatie, en helpt met het scherp stellen van de vragen voor het eerste en tweede gesprek. De hiring manager beoordeelt of de kandidaat inhoudelijk bij de functie past. Zonder duidelijke afspraken blijft je vacature onnodig lang openstaan.

Veelgestelde vragen over sollicitatiegesprekken

Voor de meeste functies zijn twee gesprekken voldoende. Een derde gesprek voeg je alleen toe als daar een duidelijke reden voor is.

Dat kan, maar is meestal niet verstandig. In het eerste gesprek kijk je vooral naar de motivatie, het beeld dat iemand van de functie heeft en de aansluiting met zijn ervaring. In het tweede gesprek ga je de inhoud in en bespreek je hoe iemand samenwerkt.

Gemiddeld duurt een sollicitatieprocedure in Nederland 59 tot 65 dagen. Drie tot vier weken is haalbaar als je de gesprekken vooraf inplant en snel terugkoppelt.

Teamleden mogen zeker meedenken, maar de eindbeslissing hoort bij de hiring manager of diens leidinggevende. Let ook op de de volgorde van de gesprekken. Als je de teamleden het 1e gesprek laat voeren en niet goed voorbereid welke vragen ze moeten stellen kan het gebeuren dat ze goede kandidaten afwijzen omdat ze kijken naar wat zij nodig hebben binnen hun team en niet wat er nodig is voor de organisatie.

Kijk bij de keuze voor een derde gesprek bijvoorbeeld naar het type functie. Bij leidinggevende functies of sleutelposities in een complex stakeholderveld kan een derde gesprek waardevol zijn. Je kunt ook medewerkers of leidinggevenden uit andere teams bij een gesprek betrekken, bijvoorbeeld wanneer samenwerking en draagvlak bij belangrijke stakeholders essentieel zijn.

Een extra gesprek moet daarbij altijd nieuwe, relevante informatie opleveren en echt iets toevoegen aan de besluitvorming.

Tot slot

Twee gesprekken met een duidelijk doel leveren vaak meer op dan drie gesprekken waarin steeds dezelfde onderwerpen terugkomen. Spreek tijdens de vacature-intake af wie welk gesprek voert en wat je na iedere ronde wilt weten. Heb je daarna nog een gesprek nodig om zeker te weten dat dit de juiste persoon is, dan plan je dat gewoon in.

Een gespreksronde zonder doel kost je vooral tijd, en die tijd betaal je terug in een vacature die langer openstaat. Reken op gemiddeld €10.000 per maand en op ruim €14.200 als een nieuwe medewerker binnen een jaar toch weer vertrekt omdat het beeld niet klopte.

Ik help je om je sollicitatieproces slimmer in te richten, zodat je de juiste mensen aanneemt en je vacatures ingevuld krijgt. Soms door mee te kijken tijdens sollicitatiegesprekken, soms door een tijdje mee te draaien, maar vaak door samen een paar duidelijke afspraken te maken die direct verschil opleveren.

Wil je morgen al betere sollicitatiegesprekken voeren of geinspireerd worden door originele vragen? Vraag dan mijn Sollicitatiekaartenset aan met 81 vragen en 37 praktische tips, zodat je die direct kunt gebruiken bij je volgende vacature.

Hoeveel sollicitatiegesprekken zijn nodig bij een sollicitatieprocedure?