Onbewuste bias in sollicitatiegesprekken: zo sluit je niet de verkeerde mensen uit

Onbewuste bias voorkom je niet door te denken dat je helemaal objectief kunt selecteren. Je beperkt de invloed ervan door sollicitatiegesprekken goed voor te bereiden. Spreek vooraf af waarop je kandidaten beoordeelt, stel iedereen dezelfde kernvragen en vul direct na ieder gesprek een korte beoordeling in. Zo krijgt je eerste indruk minder invloed op de uiteindelijke keuze.

Je voert al jaren sollicitatiegesprekken en bent ervan overtuigd dat je op kwaliteit selecteert. Toch merk je misschien dat je team steeds meer op elkaar gaat lijken. Of dat iemand die tijdens het gesprek veelbelovend leek, achteraf toch niet goed bleek te passen. Dan is het goed om jezelf af te vragen of je iedere kandidaat wel op dezelfde manier hebt beoordeeld.

Dat zegt niets over je bedoelingen. Iedereen heeft onbewuste voorkeuren en aannames. Ik ook, na dertig jaar in het vak. Bij sollicitatiegesprekken die ik bij klanten bijwoon, zie ik regelmatig dat een gebrek aan voorbereiding leidt tot willekeur.

Uit mijn onderzoek onder 411 sollicitanten blijkt dat ongeveer een derde vond dat het gesprek niet goed was voorbereid. Ook kregen kandidaten in het eerste en tweede gesprek te vaak dezelfde vragen.

Daar zit meestal geen kwade wil achter. Maar zonder duidelijke afspraken beoordeelt iedere gesprekspartner kandidaten op zijn of haar eigen manier. Daardoor krijgen onbewuste voorkeuren meer invloed.

In dit blog lees je wat onbewuste bias is, hoe onderbuikgevoel je beoordeling kan beïnvloeden en met welke vier afspraken je kandidaten eerlijker met elkaar vergelijkt.

Wat is onbewuste bias in een sollicitatiegesprek?

Onbewuste bias zijn aannames en voorkeuren die ongemerkt invloed hebben op je oordeel. Ze ontstaan door je achtergrond, ervaringen en wat je gewend bent.

Daardoor kijk je altijd vanuit je eigen referentiekader naar kandidaten. Iemand met een andere achtergrond, communicatiestijl of persoonlijkheid kan daardoor anders overkomen dan je gewend bent.

Dat gebeurt meestal zonder dat je het doorhebt. Toch kan het bepalen wie je sympathiek, overtuigend of geschikt vindt.

Hoe beïnvloedt onderbuikgevoel je keuze?

Je onderbuikgevoel bepaalt niet alleen hoe je antwoorden beoordeelt, maar ook welke vragen je stelt. Daardoor kun je een kandidaat afwijzen die inhoudelijk prima geschikt is, maar niet voldoet aan het beeld dat je vooraf had.

Intuïtie is niet verkeerd. Ervaring helpt je om signalen op te pikken. Maar je gevoel wordt ook beïnvloed door wat je kent en gewend bent.

Een kandidaat die wat stiller is, zijn motivatie anders verwoordt of langer nadenkt voordat hij antwoord geeft, kan daardoor een minder sterke indruk maken. Terwijl diegene juist heel geschikt kan zijn voor de functie.

Dat risico wordt groter als sollicitatiegesprekken weinig structuur hebben. Uit mijn onderzoek blijkt dat ongeveer een derde van de kandidaten vond dat het gesprek niet goed was voorbereid. Ook kregen kandidaten in het eerste en tweede gesprek te vaak dezelfde vragen.

Als je vooraf geen beoordelingscriteria en kernvragen afspreekt, geeft iedere gesprekspartner zijn eigen invulling aan het gesprek. Daardoor beoordeel je kandidaten niet allemaal op dezelfde punten.

Ik hoor ook regelmatig vragen waarin de aanname al besloten ligt. Je vraagt dan niet open wat iemand heeft gedaan of waarom, maar stuurt onbewust naar het antwoord dat je wilt horen.

Daardoor denk je dat je nieuwe informatie krijgt, terwijl je vooral bevestiging zoekt van wat je al dacht.

Welke rol spelen cultuur, gender en persoonlijkheid?

Hetzelfde gedrag kan bij de ene kandidaat iets anders betekenen dan bij de andere. Dat hangt onder meer af van cultuur, gender, opvoeding en persoonlijkheid.

Oogcontact is daar een goed voorbeeld van. In sommige culturen is veel oogcontact een teken van respect. In andere situaties kan het juist als onbeleefd of te direct worden gezien. Toch wordt weinig oogcontact tijdens een sollicitatiegesprek al snel uitgelegd als onzekerheid of ontwijkend gedrag.

Ook de manier waarop mensen ja of nee zeggen verschilt. In sommige culturen is een direct nee onbeleefd. Een kandidaat kan daarom instemmend reageren, terwijl die eigenlijk minder stellig is dan jij denkt.

Hetzelfde geldt voor introverte en extraverte kandidaten. Iemand die eerst nadenkt en daarna antwoord geeft, is niet minder geschikt dan iemand die direct een vlot verhaal vertelt. Toch maakt die laatste in een ongestructureerd gesprek vaak sneller een goede indruk.

Zonder vaste vragen en duidelijke beoordelingscriteria loop je het risico dat je vooral selecteert op presentatie en herkenning, in plaats van op geschiktheid voor de functie.

Wat kost onbewuste bias je organisatie?

Onbewuste bias kan op twee manieren geld kosten. Je wijst geschikte kandidaten af en je neemt soms iemand aan omdat het gesprek goed voelde, terwijl de inhoudelijke match minder sterk was.

Als iemand binnen een jaar weer vertrekt, kost dat al snel 1 tot 1,5 keer het jaarsalaris. Daar komen de extra druk op het team, een nieuwe vacature en nieuwe gesprekken nog bij.

De schade aan je reputatie is minder zichtbaar, maar minstens zo belangrijk. Kandidaten merken het vaak als een beslissing niet goed is onderbouwd.

Uit mijn onderzoek blijkt dat 30% van de afgewezen kandidaten is afgewezen door iemand die niet bij het sollicitatiegesprek aanwezig was. De kans op een goede onderbouwing van die beslissing is dan klein.

De cNPS uit mijn onderzoek kwam uit op -22. Er waren dus meer kandidaten die organisaties zouden afraden dan aanbevelen. Uit ander onderzoek blijkt bovendien dat 77% van de kandidaten een slechte ervaring met anderen of online deelt.

Je wijst altijd meer mensen af dan je aanneemt. Daarom moet iedere afwijzing eerlijk tot stand komen en goed uit te leggen zijn.

Hoe verklein je de invloed van onbewuste bias?

Je voorkomt onbewuste voorkeuren nooit helemaal. Wel kun je ervoor zorgen dat ze minder invloed hebben op je beslissing. Dat begint met vier duidelijke afspraken.

1 | Spreek vooraf af waarop je beoordeelt

Bepaal vóór het gesprek wat een kandidaat echt moet kunnen. Maak onderscheid tussen harde eisen en wensen.

Spreek ook af welke competenties belangrijk zijn en hoe je die beoordeelt. Zonder die voorbereiding hanteert iedere gesprekspartner zijn eigen maatstaf.

Daardoor vergelijk je kandidaten niet meer op dezelfde punten.

2 | Geef ieder gesprek een eigen doel

Spreek vooraf af wat je in het eerste en tweede gesprek wilt bespreken.

Gebruik het eerste gesprek bijvoorbeeld om in te gaan op de ervaring, motivatie en de inhoud van de functie. In het tweede gesprek kun je verder doorvragen over samenwerking, cultuur en verwachtingen.

Zo voorkom je dat kandidaten twee keer dezelfde vragen krijgen en levert ieder gesprek nieuwe informatie op.

3 | Stel iedere kandidaat dezelfde kernvragen

Kies per gesprek ongeveer vijf vaste vragen die je aan iedere kandidaat stelt.

Daarna kun je natuurlijk doorvragen. De vaste vragen zorgen ervoor dat je kandidaten op dezelfde onderwerpen beoordeelt.

Daarom heb ik de Sollicitatiekaartenset ontwikkeld. Daarin staan de belangrijkste vragen en gesprekspunten overzichtelijk op kaarten, zodat je tijdens ieder gesprek dezelfde basis gebruikt.

Hebben je gesprekspartners echt geen tijd voor voorbereiding? Dan maak ik samen met HR of recruitment en de gespreksvoerders in een uurtje een sollicitatiekaart op maat, met de juiste vragen en aandachtspunten in één oogopslag.

4 | Beoordeel direct na het gesprek

Vul direct na afloop een kort evaluatieformulier in op basis van de beoordelingscriteria die je vooraf hebt afgesproken.

Wacht daar niet mee tot alle gesprekken zijn afgerond. Dan onthoud je vooral de kandidaat die je als laatste hebt gesproken of degene die de meeste indruk maakte.

Door je bevindingen meteen vast te leggen, kun je kandidaten later eerlijker met elkaar vergelijken.

Wil je tijdens het gesprek verder komen dan een ingestudeerd antwoord? Gebruik dan de STARR-methode: Situatie, Taak, Actie, Resultaat en Reflectie.

Vraag wat iemand in een concrete situatie heeft gedaan, welke rol diegene zelf had en wat het resultaat was. Dat levert vaak een betrouwbaarder beeld op dan vragen wat iemand in een denkbeeldige situatie zou doen.

Stel daarnaast aan iedere kandidaat dezelfde openingsvraag:

“Wat spreekt je aan in deze functie en waarom?”

Vraag aan het einde van het gesprek of de functie nog steeds aansluit bij de verwachtingen. Het verschil tussen die twee antwoorden zegt vaak meer dan je denkt.

Wordt een gesprek met vaste vragen niet onpersoonlijk?

Nee. Gestructureerd interviewen betekent niet dat je afstandelijk een lijst met vragen afwerkt.

Je stelt een aantal vaste vragen, maar kunt nog steeds doorvragen, lachen en een normaal gesprek voeren. De structuur zit niet in het gesprek zelf, maar in de voorbereiding.

Iedere kandidaat krijgt dezelfde kernvragen, wordt op dezelfde criteria beoordeeld en je legt na afloop op dezelfde manier vast hoe het gesprek is verlopen.

Dat maakt een gesprek vaak juist prettiger. Omdat je vooraf weet wat je wilt vragen, kun je beter luisteren. Je hoeft tijdens het gesprek niet steeds na te denken over de volgende vraag.

Ook merkt de kandidaat dat je goed bent voorbereid. En juist daar gaat het volgens mijn onderzoek bij veel organisaties nog mis.

Wat in mijn ervaring minder goed werkt, is alleen een training volgen. De echte verandering ontstaat pas als mensen zelf met vaste vragen en beoordelingscriteria gaan werken.

Daarom begin ik bij klanten meestal klein. We spreken vooraf de vragen af, voeren samen een sollicitatiegesprek en beoordelen de kandidaat direct daarna. Dan merk je al snel wat een vaste structuur oplevert.

Eerlijker kiezen begint met goede afspraken

Onbewuste bias verdwijnt nooit helemaal. Wel kun je ervoor zorgen dat die minder invloed heeft op je keuze.

Spreek vooraf af waarop je kandidaten beoordeelt, geef ieder gesprek een duidelijk doel, stel vaste kernvragen en vul direct na afloop een korte evaluatie in.

Zo vergelijk je kandidaten op wat ze kunnen en wat ze tijdens het gesprek laten zien, in plaats van op een eerste indruk of onderbuikgevoel.

Blijf je vooral op gevoel selecteren, dan is de kans groter dat je geschikte kandidaten afwijst omdat ze anders zijn dan je gewend bent. Dat kost je goede mensen, kan je reputatie schaden en vergroot de kans op een verkeerde keuze.

Ik help organisaties om sollicitatiegesprekken zo in te richten dat iedere kandidaat op dezelfde manier wordt beoordeeld. Soms door aan te sluiten bij sollicitatiegesprekken, maar meestal door samen een duidelijke werkwijze af te spreken.

Wil je daar direct mee aan de slag? Bestel dan de Sollicitatiekaartenset. Daarmee heb je bij ieder sollicitatiegesprek de belangrijkste vragen en gesprekspunten direct bij de hand.