Vacaturetekst schrijven: zo schrijf je een tekst waar de juiste kandidaten op reageren

Een goede vacaturetekst schrijf je zoals een kandidaat zoekt, niet zoals jullie intern over de functie praten. Vertel concreet wat iemand gaat doen, wat je van diegene verwacht en wat voor organisatie jullie zijn. Het schrijven zelf komt pas als laatste. De basis leg je tijdens de vacature-intake.

Waarschijnlijk herken je dit: er vertrekt iemand en de vacature moet snel online. Dus gebruik je de tekst van de vorige medewerker als basis. Even aanpassen en publiceren, alleen blijven de reacties vervolgens uit. Of je krijgt sollicitaties van mensen die niet passen. Dan vraag je je af waar dat aan ligt.

Ik kom dit bij bijna elke mkb- en scale-uporganisatie tegen waarmee ik werk. De vacaturetekst is vaak het eerste wat een kandidaat van je ziet, maar krijgt opvallend weinig aandacht. Uit mijn onderzoek onder 411 sollicitanten, dat ik in 2024 samen met Onderzoekdoen.nl uitvoerde, blijkt hoe vaak het beeld dat kandidaten vooraf krijgen niet overeenkomt met de werkelijkheid. Dat begint vaak al bij de vacaturetekst.

In dit blog laat ik zien waar een goede vacaturetekst aan voldoet, waarom een goede vacature-intake onmisbaar is, wat je wel en niet opneemt en waarom eerlijkheid uiteindelijk de beste kandidaten oplevert.

Wat maakt een vacaturetekst goed?

Een goede vacaturetekst geeft in één keer een duidelijk en eerlijk beeld van de functie. Wat ga je doen? Met wie werk je samen? En wat verwacht de organisatie van je? Schrijf daarbij in de taal van de kandidaat en niet in jullie eigen interne taal.

Een kandidaat wil vooral weten: past deze baan bij mij? Vage functieomschrijvingen, intern jargon en algemene termen helpen daar niet bij. Tijdens gesprekken met jonge kandidaten kwam dit regelmatig terug: “Hoe kan ik solliciteren als ik niet eens weet wat de baan inhoudt?” En ook: “Waarom staat er niet gewoon duidelijk in de vacaturetekst wat ik straks ga doen?” Is dat niet duidelijk, dan haken kandidaten al snel af.

Zie je vacaturetekst daarom als de eerste stap in je wervingsproces. Levert die geen goede reacties op, dan heeft de rest van je proces daar direct last van.

Waarom begint een goede vacaturetekst bij de vacature-intake?

Je kunt pas een goede vacaturetekst schrijven als je zelf helder hebt wie je zoekt. Daarom begint alles met de vacature-intake: het gesprek tussen recruiter en hiring manager waarin je bepaalt wat de functie moet opleveren en welke competenties belangrijk zijn.

In de praktijk duurt zo’n intake vaak maar een paar minuten. Daarna wordt de oude vacaturetekst erbij gepakt en opnieuw gebruikt. Terwijl dat juist het moment is om opnieuw te kijken naar de functie en te kijken wat je nu nodig hebt.

Tijdens een intake stel ik altijd deze vragen:

• Wat is het doel van deze functie? Niet wat iemand doet, maar wat de functie moet opleveren.
• Welke werkzaamheden en verantwoordelijkheden horen erbij?
• Met wie werkt deze persoon samen, binnen en buiten de organisatie?
• Welke vijf competenties zijn echt onmisbaar?
• Wat vertel je in alle eerlijkheid over het team, de cultuur en de functie?

Pas als je die antwoorden hebt, begin je met schrijven. Naar mijn ervaring voorkomt een goede intake veel problemen later in het wervingsproces.

Wat zet je wel en niet in een vacaturetekst?

Wel: een duidelijk beeld van het dagelijkse werk, wat de functie moet opleveren, de competenties die echt belangrijk zijn en een eerlijk verhaal over het team en de organisatie.

Niet: vage functieomschrijvingen, lange lijstjes met functie-eisen en een vacature die mooier klinkt dan de functie in werkelijkheid is.

Dit hoort er wel in

Beschrijf de werkzaamheden zo concreet dat een kandidaat zich direct een werkdag kan voorstellen. Vertel wat de functie betekent voor het team en de organisatie. Beperk je tot de competenties die echt belangrijk zijn en maak duidelijk wat harde eisen zijn en wat mooi meegenomen is.

Beantwoord ook de vragen die kandidaten vaak hebben. Kun je thuiswerken? Welke ontwikkelmogelijkheden zijn er? En wat voor organisatie kom je terecht? Werken bij een consultancybedrijf is nu eenmaal iets anders dan werken bij een organisatie die eigen producten maakt of diensten levert.

Houd je vacaturetekst kort

Houd je vacaturetekst kort, maximaal 750 woorden. En zet bovenaan wat de kandidaat gaat doen. Dat is namelijk het eerste wat een kandidaat wil lezen. Hij of zij wil zo snel mogelijk weten: past deze baan bij mij? Begin dus niet met een lang verhaal over je organisatie of een rij functie-eisen, maar met het werk zelf. Beschrijf concreet hoe de dagen eruitzien en wat iemand gaat doen. Kan een kandidaat zich daar geen beeld bij vormen, dan klikt hij weg, of er solliciteren mensen die iets heel anders verwachten dan de baan inhoudt.

Dit laat je weg

Lange lijstjes met functie-eisen waarvan de helft niet echt nodig is. Interne functietitels of afkortingen waar niemand buiten de organisatie iets van begrijpt. En lange teksten waarin een kandidaat moet zoeken naar wat de functie nu eigenlijk inhoudt.

Jonge kandidaten vertelden mij dat ze soms tien keer moesten doorklikken en daarna nog steeds niet wisten waar de baan over ging. Dan ben je die kandidaat al kwijt voordat hij of zij heeft gesolliciteerd.

Waarom reageren de verkeerde kandidaten op mijn vacature?

Meestal omdat de vacaturetekst te vaag is. Dan reageren vooral mensen die op veel vacatures solliciteren, terwijl de kandidaten die je zoekt denken dat de functie niet bij hen past.

Daar blijft het niet bij. Is de vacature niet duidelijk, dan begint de onrust al vroeg in het proces. Tijdens sollicitatiegesprekken blijkt iedereen iets anders te zoeken. Kandidaten haken af omdat het proces rommelig overkomt. En soms neem je uiteindelijk iemand aan die toch niet goed bij de functie past.

Dat is geen klein risico. Verloop in het eerste jaar kost organisaties gemiddeld ruim €14.200 per vertrokken medewerker. Met een goede vacaturetekst vergroot je de kans dat de juiste mensen reageren. En dat maakt de rest van je wervingsproces een stuk makkelijker.

Wie is verantwoordelijk voor de vacaturetekst: de recruiter of de manager?

De hiring manager levert de inhoud aan. De recruiter schrijft of redigeert de uiteindelijke vacaturetekst.

De hiring manager weet wat het team nodig heeft en hoe het werk er in de praktijk uitziet. De recruiter weet hoe je een vacature schrijft die de juiste kandidaten aanspreekt. Daarom maak je de vacaturetekst samen: de hiring manager levert de inhoud, de recruiter zorgt dat die duidelijk en aantrekkelijk wordt opgeschreven.

In de praktijk gaat dat lang niet altijd zo. Managers schrijven vaak zelf snel een vacature of recruiters zetten een functieprofiel bijna één op één online. Dan kijkt niemand meer kritisch of de tekst duidelijk is voor kandidaten. Maak daarom vooraf goede afspraken: wie levert de inhoud aan en wie schrijft of redigeert de vacature?

Hoe eerlijk moet je zijn in een vacaturetekst?

Eerlijker dan veel organisaties nu zijn. Vertel niet alleen wat leuk is aan de functie, maar ook wat kandidaten kunnen verwachten als het soms druk is, het team klein is of systemen nog niet optimaal werken. Hoe concreter hoe beter.

Uit mijn onderzoek onder 411 sollicitanten blijkt dat verwachtingen en werkelijkheid lang niet altijd overeenkomen. Zo kreeg 35% geen goed beeld van de bedrijfscultuur. Van de kandidaten die afhaakten vond 31% dat daar tijdens het sollicitatieproces te weinig over werd verteld. En 42% van de aangenomen kandidaten ontdekte pas na hun start dat de praktijk anders was dan ze hadden verwacht.

Wat je in de vacature belooft, moet aansluiten bij wat iemand op de eerste werkdag aantreft. De kandidaat die daardoor afziet van een sollicitatie, was waarschijnlijk toch niet gebleven. De kandidaat die ondanks dat eerlijke verhaal wel reageert, weet beter waar hij of zij aan begint.

Wat kun je hier als organisatie nu mee?

Schrijf je vacaturetekst voor de kandidaat, niet voor jezelf. Begin met een goede vacature-intake, beschrijf het dagelijkse werk zo concreet mogelijk en wees eerlijk over de functie, het team en de organisatie. Maak de tekst niet langer dan 750 woorden en begin bovenaan met wat de kandidaat gaat doen. Dat is wat een kandidaat wilt weten.  Daarmee vergroot je de kans dat de juiste mensen reageren.

Doe je dat niet, dan begint het vaak al bij de vacaturetekst. Je trekt de verkeerde kandidaten aan, sollicitatiegesprekken kosten meer tijd en de kans is groter dat je uiteindelijk iemand aanneemt die toch niet goed past. Dat kan je al snel ruim €14.200 kosten als die medewerker binnen een jaar weer vertrekt.

Ik help mkb- en scale-uporganisaties dagelijks om hun werving en selectie te verbeteren, van intake tot eerste werkdag. Daarbij gebruik ik de inzichten uit mijn onderzoek onder 411 sollicitanten.