Verschil tussen het eerste en tweede sollicitatiegesprek: wat bespreek je als werkgever?

Volgende week voer je het tweede sollicitatiegesprek met een kandidaat. Maar weet je al wat je daarin anders gaat doen dan in het eerste? In veel organisaties gaat het gesprek opnieuw over het cv en de werkervaring. Aan het einde weet je daardoor niet veel meer dan na het eerste gesprek en baseer je je keuze alsnog vooral op je gevoel.

Ik kom dit bijna dagelijks tegen bij bedrijven en organisaties. Uit mijn onderzoek onder 411 sollicitanten blijkt dat 36% in het eerste en tweede gesprek dezelfde vragen kreeg. Een op de drie kandidaten had bovendien de indruk dat de gesprekken niet goed waren voorbereid. Dat is zonde, want tijdens deze gesprekken bepaal je wie je aanneemt. Bij mijn klanten zit ik daarom regelmatig bij sollicitatiegesprekken aan tafel en stel ik samen met het team de vragen per gesprek op.

In dit blog lees je wat het verschil is tussen het eerste en tweede sollicitatiegesprek, welke vragen je stelt, wie erbij aansluit en hoe je beide gesprekken voorbereidt. Zo haal je uit ieder gesprek wat je nodig hebt om een goede keuze te maken.

Wat bespreek je in het tweede sollicitatiegesprek?

In het tweede sollicitatiegesprek ga je de diepte in: hoe iemand het werk aanpakt, hoe diegene samenwerkt en wat jullie van elkaar verwachten. Welke onderwerpen je bespreekt, hangt af van wie er aan tafel zitten. Vaak sluiten in het tweede gesprek de inhoudelijke mensen uit het team aan. Zorg daarom dat de arbeidsvoorwaarden en salarisverwachtingen al in het eerste gesprek aan bod komen.

Na het eerste gesprek is je conclusie eigenlijk: dit vinden we goed, nu gaan we de inhoud in. Je weet waarom iemand solliciteert, dat er een klik is en of de verwachtingen over de functie en arbeidsvoorwaarden aansluiten. Wat je nog niet weet, is hoe iemand het werk in de praktijk aanpakt. Daar is het tweede gesprek voor. Je vraagt door op de kennis en ervaring die voor de functie tellen, bespreekt hoe iemand samenwerkt en legt de verwachtingen over en weer naast elkaar. Zo voorkom je dat je opnieuw het cv doorloopt en na afloop nog steeds dezelfde vragen hebt.

Hoe je de onderwerpen over de twee gesprekken verdeelt, mag je zelf weten. Het kan ook andersom. Waar het om gaat, is dat elk gesprek een eigen doel heeft en je niet twee keer hetzelfde bespreekt. Hoe die verdeling er meestal uitziet, lees je hieronder.

Wat is het verschil tussen het eerste en het tweede sollicitatiegesprek?

Het eerste sollicitatiegesprek is breed: je toetst de motivatie van de kandidaat, het begrip van de functie, de eerste klik en de verwachtingen over de arbeidsvoorwaarden. Het tweede gesprek is diep: je gaat verder in op de inhoud van het werk, de samenwerking en de verwachtingen over en weer.

In het eerste gesprek wil ik altijd eerst weten waarom iemand solliciteert. Waarom wil je weg bij je huidige werkgever en waarom denk je dat deze baan bij je past? Veel werkgevers duiken meteen de inhoud in, terwijl juist die motivatie het vertrekpunt is. Die moet eerst helder zijn. Daarna kijk je pas of iemand past: begrijpt de kandidaat wat de functie inhoudt en sluit de ervaring aan op de taken? Een vraag die daarbij helpt: wat heb je het afgelopen jaar gedaan dat op deze functie lijkt, hoe heb je dat aangepakt en wat zou je nu anders doen?

Bespreek in dit eerste gesprek ook de arbeidsvoorwaarden. De salarisschaal of bandbreedte hoort eigenlijk al in de vacaturetekst te staan. Vertel wat iemand binnen de functie kan verdienen en vraag of dit aansluit bij de verwachtingen van de kandidaat. Je kunt ook vragen of iemand al een bepaalde salarisverwachting heeft, maar de kandidaat hoeft die vraag niet te beantwoorden. Is de schaal al in de vacature en het eerste gesprek besproken? Laat de recruiter dan eventueel bellen om de salarisverwachtingen verder af te stemmen. Zo voorkom je dat inhoudelijke teamleden in het tweede gesprek over salaris moeten onderhandelen en dat er pas aan het einde van het proces discussie ontstaat.

Er bestaan geen vaste regels voor wat je in welk gesprek bespreekt. Maar denk je er vooraf niet over na, dan stel je al snel twee keer dezelfde vragen, loop je twee keer het cv door en praat je twee keer over dezelfde onderwerpen. Geef ieder gesprek daarom een eigen doel en vertel de kandidaat vooraf waar het gesprek over gaat.

Sluit het eerste gesprek ook goed af: vertel wanneer de kandidaat iets hoort en waar het tweede gesprek over zal gaan. Zo weet de kandidaat waar hij of zij aan toe is en houd je het contact warm.

Welke vragen stel je in het tweede sollicitatiegesprek?

Stel in het tweede sollicitatiegesprek vragen over kennis, werkwijze en samenwerking, en vraag steeds door op concrete voorbeelden. Drie tot vijf vaste vragen per gesprek zijn genoeg, als je ze maar aan iedere kandidaat stelt.

Begin bij de inhoud van het werk. Vraag naar de kennis die voor deze functie telt, waar iemand daarmee heeft gewerkt en hoe diegene dat aanpakte. En vraag dan door: hoe beviel die aanpak, wat zou je nu anders doen? Aan de antwoorden hoor je of iemand echt in de materie zit of vooral de goede termen kent.

Kom daarna op de samenwerking. Hoe ben je in de samenwerking en wat heb jij nodig om goed samen te kunnen werken? Vraag ook eens naar een samenwerking die niet goed is gegaan en wat iemand daarvan heeft geleerd. Zulke vragen leveren meer op dan de vraag of iemand een teamspeler is, want daar zegt iedereen ja op.

Wil je zien hoe iemand denkt in plaats van erover praten, leg dan een voorbeeldcasus voor die past bij het werk. En wil je gedrag verder uitdiepen, gebruik dan de STARR-methode: Situatie, Taak, Actie, Resultaat en Reflectie. Je vraagt naar een concrete situatie en vraagt door op wat iemand zelf heeft gedaan, wat het resultaat was en wat diegene achteraf anders zou aanpakken. STARR is daarbij geen doel op zich, maar een hulpmiddel om te zien hoe iemand handelt en of iemand zelfreflectie heeft. Veel kandidaten vinden dat ze dingen kunnen zonder dat ze de ervaring hebben. Juist daar werkt STARR goed.

Welke vragen het worden, hangt af van wat jullie van deze kandidaat willen weten. Stel ze in elk geval aan iedere kandidaat voor dezelfde functie, want alleen dan kun je de antwoorden vergelijken. Kom je er met het team niet uit, dan helpt mijn sollicitatiekaartenset ter inspiratie: 81 vragen en 37 praktische tips, geordend per onderwerp. Ik kan de set ook op maat maken, met een selectie van vragen en tips die het beste bij jullie organisatie en functies passen. Of kijk eens naar de mogelijkheden van een sollicitatiekaart. Die werkt handig op tafel, met duidelijk wat je wilt vertellen over het bedrijf en de cultuur en welke algemene vragen je tijdens het eerste en tweede gesprek wilt stellen.

Waarom gaat het mis als het tweede gesprek op het eerste lijkt?

Als beide gesprekken hetzelfde verlopen, krijg je twee keer ongeveer dezelfde antwoorden. Na het tweede gesprek weet je nauwelijks meer dan na het eerste en neem je de beslissing alsnog vooral op gevoel.

Uit mijn onderzoek onder 411 sollicitanten blijkt hoe vaak dit voorkomt. Van de kandidaten kreeg 36% in beide gesprekken dezelfde vragen en een op de drie had de indruk dat de gesprekspartners zich niet goed hadden voorbereid. Kandidaten merken het dus als gesprekken slecht op elkaar zijn afgestemd. Dat bepaalt mede welk beeld ze van je organisatie krijgen.

Beslissen op gevoel heeft nog een gevolg. Je gevoel is gevormd door je eigen achtergrond en ervaringen, en zonder duidelijke vragen en criteria beoordeel je iemand al snel positief omdat diegene vertrouwd overkomt. Kandidaten met een andere achtergrond, cultuur, gender of identiteit vallen daardoor onterecht af. Alleen op je onderbuik afgaan is geen eerlijke vergelijking. Stel je daarbij ook nog slechte vragen, dan wordt je funnel wel heel klein: je houdt alleen de mensen over die op jezelf lijken. Dezelfde vragen stellen maakt de vergelijking eerlijk en helpt je om inclusief te werven.

Structuur betekent niet dat je een formeel vragenlijstje moet afwerken. Je spreekt alleen vooraf af wat je tijdens ieder gesprek wilt weten.

Wie voert het tweede sollicitatiegesprek?

Laat de kandidaat in het tweede gesprek in ieder geval kennismaken met de mensen met wie diegene straks gaat samenwerken. Maar laat het team niet als enige bepalen wie er wordt aangenomen.

Teamleden kiezen soms onbewust iemand die lijkt op degene die is vertrokken. Een leidinggevende kan juist iemand nodig hebben die iets nieuws toevoegt aan het team. Zorg daarom dat de leidinggevende of een andere verantwoordelijke meekijkt en meebeslist.

Zit er geen recruiter of HR-medewerker bij de gesprekken, spreek dan duidelijk af wie het proces bewaakt. Anders is niemand verantwoordelijk voor de voorbereiding, de kwaliteit van de vragen en de terugkoppeling aan de kandidaat. Bij een opdrachtgever zit ik om die reden zelf bij de manager aan tafel tijdens de gesprekken. Zo weet ik zeker dat de vragen worden gesteld die zij nodig hebben en dat in ieder gesprek dezelfde onderwerpen terugkomen. Wie welke verantwoordelijkheid heeft, lees je in mijn blog over de rolverdeling tussen recruiter en manager bij het aannemen van mensen.

Hoe bereid je het tweede sollicitatiegesprek voor?

Bepaal na het eerste gesprek wat je nog wilt weten van de kandidaat, stel met het team drie tot vijf vaste vragen op en plan het tweede gesprek snel in. Bij mijn klanten werk ik meestal met deze vier stappen:

1. Stem vooraf af: zorg dat alle gesprekspartners dezelfde criteria gebruiken, zodat je de antwoorden goed kunt vergelijken.
2. Geef ieder gesprek een eigen doel: wat in het eerste gesprek aan bod kwam, hoeft in het tweede niet opnieuw.
3. Stel vaste kernvragen: drie tot vijf vragen per gesprek zijn vaak genoeg. Laat het team die vragen zelf bedenken, want zij weten het beste wat ze van een nieuwe collega willen weten.
4. Leg je beoordeling vast: vul direct na het gesprek een kort evaluatieformulier in, zolang je het gesprek nog goed voor ogen hebt.

Houd daarna het tempo erin. Bij een opdrachtgever reserveer ik vooraf de agenda’s van alle gesprekspartners voor de eerste en tweede gesprekken. Zo kan ik alle gesprekken binnen een maand plannen, met vier of vijf kandidaten per vacature. Dat is te doen voor de managers en kandidaten weten snel waar ze aan toe zijn. Voor de meeste functies zijn twee gesprekken en dan een aanname genoeg. Sommige bedrijven gebruiken daarnaast een assessment en dat is niet verkeerd, afhankelijk van hoe je het inzet. Heb je daarna toch nog een derde gesprek nodig om de juiste keuze te kunnen maken, dan kan dat natuurlijk. Bespreek dan wel duidelijk waarom dat gesprek nodig is, wat het doel is en wat je eruit wilt halen. Het gaat erom dat je de juiste persoon aanneemt.

Conclusie: geef ieder sollicitatiegesprek een eigen doel

Het verschil tussen het eerste en tweede sollicitatiegesprek zit vooral in het doel. In het eerste gesprek bespreek je de motivatie, de eerste klik, de functie en de arbeidsvoorwaarden. In het tweede ga je dieper in op de inhoud van het werk en de samenwerking. Wie er aan tafel zitten, bepaalt mede welke onderwerpen je bespreekt. Met een paar vaste vragen per gesprek en een kort evaluatieformulier vergelijk je kandidaten op wat je werkelijk hebt gehoord, in plaats van op gevoel.

Sla je die voorbereiding over, dan is de kans groot dat je twee keer hetzelfde gesprek voert. Uit mijn onderzoek onder 411 sollicitanten blijkt dat 36% dat ook zo ervaart. Je weet dan na twee gesprekken nauwelijks meer dan na het eerste en je mist goede kandidaten die net iets anders zijn dan je gewend bent.

Ik help bedrijven om hun sollicitatiegesprekken en het hele wervingsproces beter in te richten. Vaak zit ik daarvoor gewoon met het team aan tafel om samen de vragen per gesprek op te stellen. Zo is ook mijn sollicitatiekaartenset ontstaan, die ik samen met bedrijven zelf maak. De set is bedoeld ter inspiratie. Ben je benieuwd naar meer? Ik maak de kaartenset ook op maat, zodat de vragen en tips aansluiten bij jullie organisatie en de functies waarvoor je werft.