Wat zijn de werkelijke kosten van werving en selectie?

Een nieuwe medewerker aannemen kost in Nederland gemiddeld zo’n € 4.500 aan directe wervingskosten, met een bandbreedte van ongeveer € 3.500 tot € 8.000. Maar wie alleen naar dat bedrag kijkt, rekent zichzelf rijk.

Volgens de ANSI/SHRM-standaard bereken je de cost per hire door alle interne en externe recruitmentkosten bij elkaar op te tellen en te delen door het aantal aangenomen medewerkers. Denk bij interne kosten aan de salariskosten van de medewerkers die bij de werving betrokken zijn en de tijd die zij aan recruitment besteden. Externe kosten zijn bijvoorbeeld arbeidsmarktcommunicatie, advertenties, werving- en selectiebureaus en recruitmentsystemen.

Maar de cost per hire laat slechts een deel van de werkelijke kosten zien.

Kosten die ontstaan doordat een vacature lang openstaat, een kandidaat zich tijdens het sollicitatieproces terugtrekt of voor een concurrent kiest, vallen hier niet onder. Denk aan productiviteits- en omzetverlies, uitgestelde projecten, klanten die later worden geholpen, extra werkdruk, ziekteverzuim en het inhuren van freelancers of andere tijdelijke capaciteit.

Ook bij een mismatch lopen de kosten verder op. Naast de gevolgen van een langdurig openstaande vacature moet je dan rekening houden met het opnieuw opstarten van de werving, de uren die in de onboarding en het inwerken zijn gestoken en de lagere productiviteit van een medewerker die niet goed functioneert. Een verkeerde match kan bovendien leiden tot frustratie, extra werkdruk en ziekteverzuim binnen het team.

De kosten voor onboarding en het inwerken van een nieuwe medewerker worden sowieso niet meegenomen in de cost per hire. De werkelijke kosten van de instroom van nieuwe medewerkers liggen daardoor vaak aanzienlijk hoger.

Misschien sta je op het punt een vacature uit te zetten en wil je weten waar je rekening mee moet houden. Misschien geef je veel geld uit aan arbeidsmarktcommunicatie of werving- en selectiebureaus, terwijl er nog steeds onvoldoende mensen worden aangenomen. Of je moet vacatures tijdelijk invullen met freelancers en wilt meer continuïteit creëren door vaste medewerkers aan te nemen. Wat deze situaties gemeen hebben, is dat je onvoldoende grip hebt op de instroom, terwijl je de kosten steeds verder ziet stijgen.

Ik ben Evelijn de Flines en ik help organisaties dagelijks om de instroom van nieuwe medewerkers op orde te krijgen. In de afgelopen jaren heb ik tientallen organisaties geholpen om hun recruitmentproces en sollicitatiegesprekken opnieuw in te richten. Wat ik bij klanten vaak zie, is dat er wel kosten worden gemaakt, maar dat niemand precies weet wat deze opleveren. De bedragen op de facturen laten de samenhang niet zien en vertellen maar een klein deel van het verhaal. De grootste kosten ontstaan vaak doordat het overzicht ontbreekt en daardoor niet duidelijk is waarom vacatures niet worden ingevuld of waarom de juiste mensen niet worden gevonden.

In dit blog zet ik alle kosten voor je op een rij. Je leest wat het aannemen van een nieuwe medewerker gemiddeld kost, welke kosten onder de cost per hire vallen, wat arbeidsmarktcommunicatie en een werving- en selectiebureau kosten en welke kosten vaak over het hoofd worden gezien. Ook laat ik zien wat een slecht ingericht werving- en selectieproces en slecht gevoerde sollicitatiegesprekken je organisatie uiteindelijk kunnen kosten. Met een compleet rekenvoorbeeld kun je eenvoudig uitrekenen wat dit voor jouw organisatie betekent.

Welke kosten vallen onder werving en selectie?

Onder werving en selectie vallen alle kosten om de juiste kandidaten binnen te krijgen, van arbeidsmarktcommunicatie tot en met de eerste werkdag. Aan de voorkant zit de arbeidsmarktcommunicatie: online zichtbaar zijn voor kandidaten, je organisatie in de markt zetten en je vacatures uitzetten. Daarna volgt het proces zelf: cv’s screenen, gesprekken voeren en de aanname. Dat is het stuk waar je als organisatie zelf aan de knoppen zit.

Een werving- en selectiebureau is daarbij een instrument, net zoals arbeidsmarktcommunicatie dat is. Managers schakelen zo’n bureau vaak direct in. Omdat ze denken dat de vacature moeilijk in te vullen is, omdat ze er geen tijd voor hebben, of omdat er al contact is met een bureau waar ze eerder mee werkten en dat via de mail een passende kandidaat aanbiedt. Het voelt als een oplossing zonder gedoe: het bureau levert een of twee kandidaten aan en de manager denkt verder niets meer te hoeven doen. Het lost zijn probleem per direct op.

Zo werkt het alleen niet helemaal. Het bureau neemt de arbeidsmarktcommunicatie en het zoeken en aanleveren van kandidaten van je over, en de vacature-intake doe je samen met het bureau. Alle andere stappen blijven gewoon je eigen werk: de gesprekken, de evaluaties en de aanname. Ook met een bureau zit je dus zelf aan de knoppen, en kan het nog steeds fout gaan.

Alle drie kosten ze geld. De vraag is niet of je betaalt, maar waarvoor en of het wat oplevert. Want dit is de kern: doe je het zelf en doe je het slecht, dan kost het meer dan nodig. In dit blog loop ik ze alle drie met je langs.

Wat kost werving en selectie gemiddeld?

Uit breder onderzoek blijkt dat de gemiddelde cost per hire in Nederland rond de 4.500 euro ligt. De bandbreedte loopt van ongeveer 3.500 tot 8.000 euro per aangenomen medewerker. Dat zijn alleen de directe wervingskosten.

Hoe hoog jouw bedrag uitvalt, hangt af van het soort functie, hoe schaars de doelgroep is en hoeveel je zelf doet. Voor een lastig te vinden specialist betaal je aan de bovenkant van die bandbreedte of daar ruim overheen, zeker als er een bureau aan te pas komt. Voor een functie waar veel geschikte kandidaten voor zijn, blijf je aan de onderkant.

Het eerlijke verhaal: bijna geen enkel bedrijf heeft de eigen cost per hire goed in beeld. Wat ik in de praktijk zie, is dat organisaties wel op hun time to hire letten, de tijd van het openen tot het sluiten van een vacature. Daar hebben ze namelijk direct last van. Elke maand dat de vacature openstaat, loopt de werkdruk in het team op, blijft werk liggen en loop je omzet mis of raak je zelfs klanten kwijt. Maar wat het allemaal kost? Dat haalt niemand uit de systemen. En als je het niet weet, kun je er ook niet op sturen.

Wat is cost per hire en wat valt eronder?

Cost per hire is het totaal van alle interne en externe wervingskosten in een periode, gedeeld door het aantal aangenomen medewerkers. Denk aan interne kosten zoals personeelskosten van recruiters, uren die hiring managers en interviewpanels besteden aan sollicitatiegesprekken en evaluaties, en recruitmenttechnologie zoals een ATS. En externe kosten zoals arbeidsmarktcommunicatie (websites, het promoten van vacatures), abonnementskosten van bijvoorbeeld LinkedIn, assessments, referral-uitkeringen en kosten die worden uitgegeven aan werving- en selectiebureaus. Zo staat het in de ANSI/SHRM-standaard, de definitie die wereldwijd voor cost per hire wordt gehanteerd.

Kosten die ontstaan nadat een kandidaat is aangenomen, of kosten als gevolg van een openstaande vacature, vallen buiten die standaarddefinitie. En daar begint het probleem. In de praktijk zijn de werkelijke kosten van een nieuwe medewerker vaak hoger. Organisaties maken ook kosten door openstaande vacatures, denk aan productiviteitsverlies, overwerk en gemiste omzet, en door de inzet van tijdelijk personeel. Ook het onboarden en inwerken kost geld, door lagere productiviteit in de eerste maanden en door de tijdsinvestering van hiring managers. Deze kosten worden nog groter bij een eventuele mismatch of vroegtijdig vertrek.

Daarom wordt naast cost per hire steeds vaker gesproken over de Total Cost of Hire, waarin die indirecte kosten wel meetellen. Afhankelijk van welke definitie je hanteert, valt het financiële plaatje van recruitment een stuk hoger uit dan een traditionele cost-per-hire-berekening laat zien.

Hoeveel kost arbeidsmarktcommunicatie voor recruitment?

De kosten van arbeidsmarktcommunicatie zitten in praktische zaken als je werkenbij-website, vacatureteksten, filmpjes van medewerkers en advertentiecampagnes. Hoeveel je uitgeeft, hangt af van het niveau waarop je communiceert: bedrijfsniveau, doelgroepniveau of vacatureniveau.

Op bedrijfsniveau bouw je aan je bekendheid als werkgever, je employer value proposition. Grote merken hebben daar veel geld in gestoken: iedereen weet waar zij voor staan. Voor een kleiner bedrijf is dat niveau meestal niet slim. Je bent veel te lang bezig en het kost veel te veel geld om die bekendheid op te bouwen. Dan steek je het beter in op doelgroepniveau, bijvoorbeeld als je vooral werkvoorbereiders of developers zoekt en die groep gericht wilt aanspreken op de platforms waar zij zitten, of op vacatureniveau, het niveau waar de meeste organisaties beginnen: een vacature uitzetten en die promoten.

Waar gaat het mis? Veel bedrijven krijgen te weinig sollicitaties en gaan dan adverteren. Ze zetten campagnes uit, geven geld uit aan promotie, maar richten niets in om te meten wat het oplevert. Geen goed ingerichte Google Analytics, geen zicht op welke bron wat oplevert. En pas op met grote vacatureplatforms die als generator werken: zij zorgen voor bekendheid, maar wel op basis van jouw naam, en die bekendheid houden ze grotendeels zelf. Je krijgt reacties, maar minder dan wanneer je het zelf goed inricht, en je betaalt er flink voor.

Begrijp mij niet verkeerd: arbeidsmarktcommunicatie moet je altijd doen. Het dwingt je na te denken over wat voor bedrijf je bent en wat je wilt uitstralen. Alleen is het maar de voorkant. Het gaat pas echt geld kosten als je niet weet wat er misgaat zodra kandidaten eenmaal in je funnel zitten en deze niet goed worden opgevolgd. Dan heb je betaald om mensen binnen te krijgen die je vervolgens zelf weer kwijtraakt, zonder te zien waar en waarom.

Wat betaal je voor een werving- en selectiebureau?

Een werving- en selectiebureau rekent meestal een fee van 18 tot 25 procent van het bruto jaarsalaris van de aangenomen kandidaat. Die fee wordt ook wel het tarief of de recruitment fee genoemd. Bij een salaris van 50.000 euro per jaar betaal je dus 9.000 tot 12.500 euro voor één aanname.

Waarom kiezen zoveel organisaties daar toch voor? Omdat het hun probleem per direct oplost. Managers willen de vacature nu ingevuld hebben, anders staat de afdeling stil. Ze weten niet hoe de systemen werken, hebben geen tijd of zin om cv’s te screenen en denken: het bureau dat we inschakelen selecteert voor mij, ik hoef alleen nog iemand te spreken. Heel begrijpelijk vanuit deze positie. Alleen hebben managers meestal geen zicht op de totale kosten van werving en selectie van de hele organisatie. Tot iemand hoger in de organisatie ziet dat er tonnen naar bureaus gaan en restricties oplegt. Een bureau is een quick fix, en op de lange termijn vaak een dure.

Een bureau inschakelen is niet per definitie verkeerd, maar het lost niets op als het probleem in je eigen proces zit: trage reacties, slecht voorbereide gesprekken of een onscherpe intake. Een bureau dat alleen kandidaten levert, verplaatst het probleem.

Bovendien bouw je met jouw arbeidsmarktcommunicatie aan hún bereik in plaats van aan je eigen kandidatenbestand. Zij gebruiken jouw werkgeversnaam, maar kandidaten reageren via hun website en komen in hun database terecht, niet in die van jou.

Een bureau inschakelen is niet per definitie verkeerd, maar het lost niets op als het probleem in je eigen proces zit. In trage reacties, slecht voorbereide gesprekken of een onscherpe intake. Een bureau dat alleen kandidaten levert, verplaatst het probleem in plaats van het op te lossen.

Een werving en selectiebureau rekent meestal een fee van 18 tot 25 procent van het bruto jaarsalaris van de aangenomen kandidaat. Die fee wordt ook wel het tarief of de recruitment fee genoemd. Bij een salaris van 50.000 euro per jaar betaal je dus 9.000 tot 12.500 euro voor één aanname.

Hoeveel kun je besparen door zelf te werven?

Hoe groot dat verschil kan zijn, zag ik bij een grote organisatie. Daar nam ik binnen een half jaar 45 IT’ers aan, iets wat de jaren daarvoor via bureaus niet was gelukt. Reken maar mee: 45 mensen met een jaarsalaris van rond de 65.000 euro, en over elk van die aannames een bureaufee van zo’n 23 procent. Dan heb je het over ruim zes ton aan fees die je niet kwijt bent als je het zelf goed organiseert: met een scherpe intake, een strak proces en gestructureerde gesprekken.

Wanneer zijn freelancers of interimmers een goede oplossing?

En dan zijn er nog de freelancers en interimmers als tussenoplossing wanneer de vacature te lang openstaat. Reken op tarieven van gemiddeld zo’n 120 euro per uur. Dat kan een prima keuze zijn voor een tijdelijke klus. Maar ik kom organisaties tegen waar al jaren freelancers op sleutelfuncties zitten. Dan staat de continuïteit van je bedrijf op het spel: die kennis is niet van jou, maar van die persoon, en die kan morgen weg zijn. Bovendien zie ik in de praktijk dat een hiring manager de vaste aanname uitstelt als er net een freelancer is gestart. Logisch, je gaat je team niet twee keer kort na elkaar belasten met inwerken. Zo houdt de tussenoplossing zichzelf in stand.

Het kan nodig zijn om tijdelijk iemand in te huren, rechtstreeks of via een bureau. Belangrijk is dan om vooraf goed te bepalen wanneer, om welke reden en voor hoe lang de freelancer blijft, en wat de freelancer precies gaat doen. Dat moet bovendien ook van de wet DBA, de wet die schijnzelfstandigheid tegengaat. Leg je dit vooraf goed vast, dan heb je ook geen tussenbedrijf nodig en dat scheelt flink in de kosten. Zo voorkom je dat de tussenoplossing een permanente oplossing wordt.

Welke verborgen recruitmentkosten zien werkgevers vaak over het hoofd?

De grootste kosten van werving en selectie zitten niet in de werving zelf, maar in wat er misgaat eromheen: vacatures die te lang openstaan, verkeerde aannames en kandidaten die afhaken door een slecht proces.

Recruitment moet er altijd even bij

Eerst de oorzaak. Bij bijna iedere organisatie is recruitment iets wat mensen naast hun dagelijkse werk moeten doen. Er is maar zelden op strategisch niveau tijd voor ingeruimd, het is vaak te veel. Dat is waarom het fout loopt. De intake wordt overgeslagen, het cv wordt onzorgvuldig gelezen, gesprekken worden onvoldoende voorbereid en alleen op gevoel gedaan, en de opvolging blijft liggen. Daar komt bij dat het lastig wordt als het wervingsteam niet eenduidig weet wat er precies nodig is: dan stelt iedereen zijn eigen vragen vanuit zijn eigen beeld. Wie op die manier zelf werft, is duurder uit dan nodig, zonder dat het ergens op een factuur staat.

Een openstaande vacature kost geld, elke maand

De kosten van een openstaande vacature lopen op tot 10.000 euro per maand aan productiviteitsverlies. Dat blijkt uit breder onderzoek van onder andere SHRM en Berenschot, aangevuld met mijn eigen analyses. In dat bedrag zit nog niet eens de tijd en het geld voor het aannemen van een nieuwe medewerker, tijdelijke vervanging, uitval door druk op het team of verlies van klanten. Het feitelijke bedrag ligt dus hoger.

Een mismatch kost een jaarsalaris of meer

Neem je de verkeerde kandidaat aan, iemand die uiteindelijk toch niet past en snel weer vertrekt of moet vertrekken, dan kost dat naar schatting 1 tot 1,5 keer het jaarsalaris van die persoon. Een mismatch is minder productief en meldt zich vaker ziek. Je verliest kennis en ervaring, het team draait op voor de extra druk tot de vacature opnieuw is ingevuld, je maakt opnieuw wervings- en inwerkkosten en soms komen daar juridische kosten of een afkoopsom bij.

En hoe ontstaat zo’n mismatch? Vaak in het gesprek. Stel je slechte vragen en selecteer je vooral op onderbuikgevoel, dan sluit je mensen uit die je organisatie verder kunnen helpen en neem je vooral mensen aan die op jezelf lijken. Zo wordt je funnel klein en je kans op de verkeerde aanname groot.

Afhakende kandidaten en reputatieschade

Samen met Onderzoekdoen.nl deed ik in 2024 onderzoek onder 411 sollicitanten naar de Candidate Experience, oftewel hoe kandidaten het werving- en selectieproces ervaren. De uitkomst was een cNPS van min 22. De cNPS, de candidate Net Promoter Score, meet op een schaal van min 100 tot plus 100 hoe waarschijnlijk het is dat kandidaten jouw bedrijf als werkgever aanbevelen. Een positieve score begint bij plus 1. Min 22 betekent dus dat er veel meer ontevreden dan enthousiaste kandidaten zijn.

Uit mijn onderzoek blijkt ook waar dat vandaan komt. Slechts 62 procent van de sollicitanten had het gevoel dat de gesprekspartner het cv kende. Bij kandidaten die zich terugtrokken, vond 56 procent dat de gesprekspartner niet voorbereid was. Die mensen zie je niet meer terug. En ze houden hun ervaring niet voor zich: uit breder onderzoek blijkt dat meer dan 77 procent van kandidaten negatieve ervaringen deelt, op verjaardagen, via WhatsApp of op platforms als Glassdoor. Dat kost je toekomstige instroom. Andersom werkt het ook: kandidaten met een goede ervaring accepteren volgens breder onderzoek 38 procent sneller een aanbod.

Wat kost een slecht recruitmentproces in de praktijk?

Voor een organisatie met 500 medewerkers en 75 vacatures per jaar loopt de schade van een slecht ingericht proces op tot bijna vijf ton per jaar. Hieronder zie je een voorbeeld van een berekening.

De uitgangspunten. De organisatie spreekt 300 kandidaten per jaar en vult 60 vacatures in. Twintig procent van de kandidaten haakt af door een slechte ervaring, dat zijn 60 kandidaten. Van die afhakers waren er waarschijnlijk zo’n 15 een goede match geweest.

1. Extra wervingskosten door gemiste aannames

15 gemiste aannames keer een cost per hire van 4.500 euro is 67.500 euro.

2. Extra kosten door langere time to hire

Die 15 vacatures moeten opnieuw worden ingevuld en staan gemiddeld 3 maanden langer open. Reken je met 6.000 euro per maand aan productiviteits- en omzetverlies per functie, dan kom je op 15 keer 3 keer 6.000 euro is 270.000 euro.

3. Extra verloop door hogere werkdruk

Door de onderbezetting neemt de werkdruk toe en vallen er 10 extra medewerkers uit. De nieuwe wervingskosten (45.000 euro), het inwerken (30.000 euro) en het productiviteits- en kennisverlies (35.000 euro) tellen op tot 110.000 euro.

4. Reputatieschade

Negatieve reviews en mond-tot-mondverhalen komen terug in je instroom. Een conservatieve inschatting: 50.000 euro.

Bij elkaar opgeteld kost een slechte Candidate Experience deze organisatie 497.500 euro per jaar. En dan reken ik de freelancers, de bureaufees en de assessments nog niet eens mee. Die kunnen de schade makkelijk met enkele tonnen verhogen.

Wil je deze berekening naast je eigen cijfers leggen? In mijn gratis handout over het meten van de Candidate Experience en de financiële impact van CE en cNPS staat de som stap voor stap uitgewerkt.

Hoe verlaag je de kosten van werving en selectie?

De kosten van werving en selectie krijg je omlaag door te meten in plaats van aan te nemen. Meet je cost per hire, je time to hire, je verloop in het eerste jaar en hoe kandidaten je proces ervaren, en je weet precies waar het geld weglekt.

Sales weet al jaren dat je geen keuzes maakt zonder feedback van klanten. Recruitment zou hier niet anders in moeten zijn. Kandidaten zijn de beste bron van informatie over je proces. Niet alleen je eigen aannames maar ook kandidaten die zich hebben terug getrokken of zijn afgewezen. Die laatste 2 geven nog de meest waardevolle informatie. Met het meten van de Candidate Experience, bijvoorbeeld via de cNPS, krijg je inzicht in waarom en wanneer kandidaten afhaken, hoe je gesprekken worden ervaren, hoe hiring managers presteren en wat je reputatie als werkgever is. Met die inzichten maak je keuzes die aantoonbaar geld besparen.

Een goede Candidate Experience levert ook direct geld op. Kandidaten beslissen sneller, haken minder af en zelfs afgewezen kandidaten blijven geïnteresseerd of geven de naam van het bedrijf door aan andere kandidaten die dan gaan solliciteren. Bouw je daarbij een talentpool op, dan wordt je werving voorspelbaar en goedkoper. Een talentpool is niet alleen een database, het is een pot met geld.

Hoe beter de ervaring van kandidaten, ook van de afgewezen kandidaat, hoe beter jouw naam in de markt. Bij een klant van mij wezen ze jaarlijks meer dan 5000 kandidaten af. Als je dat op een positieve manier doet, heb je gelijk 5000 enthousiastelingen. Hoe beter jij in beeld hebt hoe kandidaten het proces en de gesprekken ervaren, hoe beter je weet wat je moet doen om de beste mensen aan te nemen die passen bij jouw bedrijf en langer blijven.

Veelgestelde vragen – FAQ

De echte kosten ken je pas als je gaat rekenen

Wat kost werving en selectie? Gemiddeld zo’n 4.500 euro aan directe kosten per aanname, maar het echte antwoord zit in de optelsom van arbeidsmarktcommunicatie, bureaufees, leegstand, mismatches en afhakende kandidaten. Voor een middelgrote organisatie loopt dat op tot honderdduizenden euro’s per jaar, grotendeels onzichtbaar op de facturen.

Doe je niets, dan blijf je die verborgen kosten elk jaar betalen. Elke maand dat een vacature openstaat kost tot 10.000 euro, elke mismatch een jaarsalaris of meer. Zonder cijfers blijft het een gevoel. Met cijfers leg je de businesscase neer, ook bij je eigen MT.

Ik help organisaties dagelijks om het proces en de gesprekken zo in te richten dat het werven en selecteren goed en snel gebeurt. Samen kunnen we ook kijken hoe je de cijfers die voor jouw organisatie gelden echt boven tafel krijgt. Mijn onderzoek onder 411 sollicitanten laat zien waar het bij de meeste organisaties misgaat.

Wil je weten wat een goede Candidate Experience jouw organisatie oplevert in tijd, kwaliteit en kosten? Download dan de gratis handout over het meten van de Candidate Experience en de financiële impact van CE en cNPS.