Recruitment als strategische functie: zo maak je de omslag

Je hebt budget vrijgemaakt voor jobboards en misschien zelfs een bureau ingeschakeld voor het vaststellen van een mooie EVP (Employer Value Proposition). En toch staan vacatures maanden open, vertrekken er binnen een jaar nieuwe mensen en kan niemand precies uitleggen waarom. Waarschijnlijk zit het probleem niet in de arbeidsmarkt, maar in de manier waarop recruitment binnen je organisatie is geregeld.

Bij strategisch recruitment is de instroom een onderdeel van je bedrijfsdoelen. Je plant samen met de directie en ook per afdeling op basis van verloop en groei, of wijzigingen door reorganisatie, wat er ongeveer per jaar nodig is aan nieuwe medewerkers. Er wordt bepaald of je wilt groeien of wijzigingen wilt doorvoeren en wat daarvoor nodig is aan instroom van nieuwe medewerkers. 

Met cijfers mbt de gemiddelde duur  dat een vacature open staat, hoeveelheid kandidaten per vacature of totale instroom versus totale verloop, kosten van de werving en selectie in totaal kan je iets zeggen. Als je hierbij tevens meet  hoe kandidaten het sollicitatieproces ervaren, krijg je veel meer info en gebruikt die informatie om bij te sturen. Bij operationeel recruitment kom je vaak pas in actie als iemand vertrekt. Alles moet snel en zodra de vacature is ingevuld, verschuift de aandacht weer naar iets anders.

In mijn dagelijkse praktijk bij organisaties zie ik dit telkens terug. Werving wordt erbij gedaan. Door HR, een officemanager of degene die toevallig tijd heeft. Ik kom zelf uit HR, heb reorganisaties begeleid en op hoog niveau onderhandeld. Daardoor weet ik hoe groot het verschil is tussen organisaties waar recruitment een vaste plek heeft en organisaties waar het er maar een beetje bij hangt. In 2024 onderzocht ik samen met Onderzoekdoen.nl hoe 411 kandidaten het sollicitatieproces ervaren. Die uitkomsten laten zien wat er gebeurt als recruitment vooral reactief wordt aangepakt.

Ik laat je zien wat het verschil is tussen strategisch en operationeel recruitment, hoe je herkent waar jouw organisatie nu staat, wat een operationele manier van werven je kost en waar je morgen al mee kunt beginnen. Daar heb je geen groot budget of extra overhead voor nodig.

Wat is het verschil tussen strategisch en operationeel recruitment?

Bij strategisch recruitment kijk je vooruit. Je weet wat voor type mensen je de komende tijd nodig hebt, om met je organisatie jouw doelen zo goed mogelijk te halen. Je meet hoe je werving en selectie presteert en gebruikt die informatie om betere keuzes te maken. Bij operationeel recruitment gebeurt juist het tegenovergestelde. Er ontstaat een vacature, alles moet snel en zodra de vacature is ingevuld, verschuift de aandacht weer naar iets anders.

Bij een operationele aanpak is werving vaak een losse actie. Iemand vertrekt, de oude vacaturetekst gaat opnieuw online en daarna begint het wachten. Komen er niet snel genoeg reacties, dan gaat er extra geld naar advertenties of een bureau. Bij strategisch recruitment pak je het anders aan. Je kijkt vooruit, weet wat een vacature kost en vraagt kandidaten hoe zij het sollicitatieproces hebben ervaren. Juist afgewezen kandidaten en kandidaten die zelf afhaken, laten zien hoe jouw organisatie van buitenaf wordt gezien. Dat heeft invloed op je reputatie en op hoeveel goede kandidaten zich aanmelden.

Strategisch recruitment heeft niets te maken met de grootte van je organisatie. Ook met vijftig medewerkers kun je vooruit plannen. Het verschil zit in de manier waarop je naar werving kijkt. Zie je het als iets dat snel geregeld moet worden, of als iets waar je bewust op stuurt? Organisaties die vooruit plannen, hoeven veel minder vaak onder tijdsdruk op zoek naar nieuwe mensen. Maar deze organisaties zijn ook echt aan de slag met het vinden van de juiste mensen. Mensen die echt passen bij de cultuur van het bedrijf en bij de vacature bezien in het totaalplaatje van de doelen van het bedrijf. en weten hoe ze de doelen van het bedrijf kunnen behalen. 

Hoe herken je dat recruitment bij jou een operationeel verlengstuk is?

Het duidelijkste signaal is dat recruitment nooit op de MT-agenda staat. Er wordt pas over gesproken als er een vacature ontstaat.

In de praktijk zie ik daarnaast deze signalen:

• Er is nooit vooruit gepland, dus elke vacature heeft haast. Alles moest het liefst gisteren geregeld zijn.
• Managers huren freelancers in omdat de werving te lang duurt, zonder stil te staan bij de extra kosten of de gevolgen.
• Vertrekt er iemand, dan wordt de oude vacaturetekst gewoon opnieuw gebruikt, zonder eerst te kijken of de functie nog hetzelfde is.
• Recruitment ligt steeds bij iemand anders. De verantwoordelijk manager, HR, marketing of degene die toevallig tijd heeft en iemand voelt zich echt verantwoordelijk.
• Er is wel budget voor jobboards en bureaus, maar niet om het wervingsproces te verbeteren.
• Niemand weet wat een openstaande vacature kost of hoe lang het gemiddeld duurt om iemand aan te nemen.

Op zichzelf lijken deze signalen misschien niet zo erg. Maar zie je er meerdere terug, dan is de kans groot dat recruitment vooral reactief gebeurt. Daardoor neem je beslissingen over groei en personeelsplanning, terwijl je eigenlijk niet weet of je de mensen daarvoor kunt vinden. 

Dit zijn de kosten als je recruitment alleen operationeel is

Een openstaande vacature kost een organisatie gemiddeld 10.000 euro per maand aan gemiste productiviteit. Dat is de vuistregel van Berenschot, onderbouwd door SHRM. En dat is nog maar het begin van de rekening.

Daar komen de extra wervingskosten bij, de druk op collega’s die het werk moeten opvangen en de schade aan je reputatie als kandidaten een slechte ervaring hebben. In de praktijk lopen die kosten vaak nog veel verder op.

Het operationele model heeft ook een vaste reflex: blijft een vacature te lang openstaan, dan gaat er meer geld naar advertenties en jobboards. Maar daarmee los je het echte probleem niet op. Er komen misschien meer kandidaten binnen, maar als er iets misgaat in je werving, haken ze alsnog af voordat er een aanbod ligt.

Uit mijn onderzoek onder 411 kandidaten die daadwerkelijk een sollicitatiegesprek voerden, blijkt waar het misgaat. Zo gaf 36% het sollicitatieproces een onvoldoende. Daarnaast miste 41% duidelijke communicatie en vond 38% dat de gesprekspartners onvoldoende voorbereid waren. De Candidate Net Promoter Score (cNPS) kwam uit op -22. Die score laat zien in hoeverre kandidaten jouw sollicitatieproces zouden aanbevelen. Een negatieve score betekent dat er meer ontevreden dan tevreden kandidaten zijn.

Die ontevredenheid stopt niet na de sollicitatie. Uit hetzelfde onderzoek blijkt dat 72% van de kandidaten een negatieve ervaring deelt met anderen. Daarnaast koopt 64% van de kandidaten met een slechte ervaring minder of zelfs helemaal niet meer bij het bedrijf. Een operationele manier van werven kost je dus niet alleen kandidaten, maar ook je reputatie en, bij consumentgerichte bedrijven, omzet. En neem je onder druk iemand aan die toch niet blijkt te passen, dan beginnen de kosten opnieuw zodra die medewerker weer vertrekt. 

Wat houdt strategisch recruitment concreet in?

Strategisch recruitment rust op vijf onderdelen: je meet de Candidate Experience, je verzamelt recruitmentdata, je behandelt de vacature-intake als strategiegesprek, je plant vooruit met verloopcijfers en je geeft recruitment een vaste plek op de MT-agenda.

1 | Meet de Candidate Experience

De Candidate Experience laat zien hoe kandidaten jouw wervings- en selectieproces ervaren, vanaf het eerste contact tot en met de afwijzing of het aanbod. Meet die ervaring, niet alleen bij aangenomen kandidaten, maar juist ook bij mensen die zijn afgewezen of zelf zijn afgehaakt. Zo ontdek je waar kandidaten afhaken, hoe gesprekken met hiring managers worden ervaren en wat zij vinden van je vacatureteksten en communicatie. Met die feedback kun je verbeteringen onderbouwen met feiten, in plaats van met meningen.

2 | Verzamel recruitmentdata waar je echt iets aan hebt

Begin met een paar vaste cijfers: de Time to Hire (hoe lang duurt het van vacature tot handtekening), de Cost per Hire (wat kost een nieuwe medewerker), de conversie per stap in het sollicitatieproces en welke wervingskanalen de beste kandidaten opleveren. Met die cijfers kun je recruitment bespreken op het niveau waar de beslissingen worden genomen. Zonder data blijft het bij onderbuikgevoel. Met data kun je onderbouwen wat werkt en waar je moet bijsturen.

3 | Maak van de vacature-intake een strategiegesprek

De vacature-intake is het gesprek tussen recruiter en manager waarin je bepaalt wie je zoekt en waarom. In veel organisaties duurt dat gesprek maar een paar minuten en ligt de oude functieomschrijving alweer klaar. Terwijl juist dan de belangrijkste keuzes worden gemaakt. Wat heeft het team echt nodig? Moet de functie echt veertig uur zijn, of kan het ook in tweeëndertig uur? En zoek je iemand die alles al kan of iemand die je kunt opleiden? Een goede intake voorkomt later in de werving veel problemen.

4 | Plan vooruit met verloop- en groeicijfers

Kijk in november alvast vooruit. Hoeveel mensen zijn het afgelopen jaar vertrokken? Welke groeiplannen liggen er? Wie gaat binnenkort met pensioen en wanneer verwacht je drukke periodes? Dan weet je welke vacatures er waarschijnlijk in het eerste kwartaal aankomen en kun je op tijd budget en capaciteit regelen. Zo wordt werving iets waar je op kunt vooruitkijken, in plaats van dat het steeds met spoed moet gebeuren.

5 | Geef recruitment een vaste plek op de MT-agenda

Niet alleen als iemand erom vraagt, maar iedere maand op een vast moment. Bespreek de resultaten, de cijfers, wat kandidaten teruggeven over het sollicitatieproces en welke vacatures eraan komen. Geef daarbij ook aan wat er beter kan en onderbouw dat met data. Recruitment adviseert, het MT neemt de besluiten. 

Waar begin je als je recruitment strategisch wilt maken?

Begin met te meten hoe kandidaten jouw sollicitatieproces ervaren. Daar heb je geen groot budget of ingrijpende verandering voor nodig. Je ziet al snel waar kandidaten afhaken en waar je werving kunt verbeteren.

Vraag het ook aan kandidaten die zijn afgewezen of zelf zijn afgehaakt. Juist zij geven vaak de eerlijkste feedback. Gebruik die feedback om je sollicitatieproces te verbeteren en meet met de cNPS of die verbeteringen ook echt effect hebben. Zo bouw je stap voor stap de onderbouwing op om recruitment een vaste plek aan de bestuurstafel te geven. 

Conclusie: strategisch recruitment is een keuze

Het verschil tussen strategisch en operationeel recruitment zit niet in de grootte van je organisatie of je budget. Het zit in de manier waarop je werft. Meet hoe kandidaten je sollicitatieproces ervaren, kijk vooruit met cijfers over verloop en personeelsbehoefte en neem beslissingen op basis van data in plaats van onderbuikgevoel.

Blijft recruitment vooral een uitvoerende taak, dan lopen de kosten gewoon door. Een openstaande vacature kost gemiddeld zo’n €10.000 per maand. Kandidaten delen hun slechte ervaringen en nieuwe medewerkers vertrekken soms alweer binnen een jaar. 

Ik help organisaties om die omslag te maken. Met onafhankelijk Candidate Experience-onderzoek, uitgevoerd samen met Onderzoekdoen.nl en met advies dat op cijfers rust in plaats van op aannames.

Wil je de cijfers in handen hebben om dit gesprek in je eigen MT te voeren? Download dan mijn gratis handout over het meten van de Candidate Experience en de financiële impact van CE en cNPS.