Goed interviewen tijdens sollicitatiegesprekken: zo breng je structuur aan zonder het gesprek dood te slaan

Een goed sollicitatiegesprek draait niet alleen om gevoel. Met een gestructureerd sollicitatiegesprek stel je iedere kandidaat een aantal vaste vragen, bepaal je vooraf wat je tijdens het gesprek wilt weten en vraag je naar concrete voorbeelden uit de praktijk. Zo krijg je minder ingestudeerde antwoorden. Het gesprek wordt daar niet stijver van. Juist doordat je minder hoeft na te denken over je volgende vraag, kun je beter luisteren naar de kandidaat.

Het gesprek verliep prettig en de kandidaat was aardig, maar na afloop weet je eigenlijk nog onvoldoende om een goede keuze te maken. Sterker nog: als je daarna met je collega’s gaat evalueren, blijkt iedereen er een andere mening op na te houden.

Je wilt een gesprek dat professioneel en persoonlijk is. Toch blijkt het best lastig om tijdens een sollicitatiegesprek de juiste informatie boven tafel te krijgen.

Je bent niet de enige die dit lastig vindt. Ik zie dagelijks dat managers, teamleden en andere gesprekspartners binnen mkb-bedrijven en scale-ups hiermee worstelen. Op het juiste moment de juiste vraag stellen is ook niet eenvoudig. Mijn Candidate Experience-onderzoek onder 411 sollicitanten, dat ik in 2024 samen met Onderzoekdoen.nl uitvoerde, bevestigt dat beeld: 38% van de kandidaten vond dat de gesprekspartners onvoldoende waren voorbereid.

In dit blog lees je hoe je meer structuur in je sollicitatiegesprek aanbrengt zonder er een ondervraging van te maken. Ik leg uit wat een gestructureerd interview inhoudt, welke interviewvragen je aan iedere kandidaat kunt stellen, hoe je met de STARR-methode doorvraagt en wat het verschil is tussen het eerste en het tweede gesprek.

Wat is een goed sollicitatiegesprek?

Een goed sollicitatiegesprek is geen ondervraging. Het is een gesprek waarin jullie allebei ontdekken of de functie, het team en de organisatie bij elkaar passen.

In een sollicitatiegesprek kijk je natuurlijk naar ervaring en of iemand bij de baan past. Maar dat is niet het hele verhaal. Je wilt ook weten hoe iemand werkt, wat iemand belangrijk vindt en of dat past bij jouw team. Een cv laat zien wat iemand heeft gedaan. Het gesprek is bedoeld om te ontdekken of degene die je tegenover je hebt ook echt past binnen het team en de organisatie, en capabel is om het werk uit te voeren dat nodig is.

In het gesprek wil je vooral helder krijgen of jullie hetzelfde verstaan onder de vacature en het werk dat iemand gaat doen. Geef daar van beide kanten duidelijkheid over, zodat de kandidaat weet waarvoor hij of zij kiest. Bespreek ook de minder leuke kanten van het werk, op een manier die niet afschrikt. Verder wil je weten wat iemand al kan en wat nog niet, ook qua competenties, hoe iemand in een team is en wat diegene belangrijk vindt. Dat weeg je af tegen wat er voor de functie nodig is.

De manier waarop je het gesprek voert en de vragen die je stelt hebben invloed op wie je aanneemt en wie uiteindelijk blijft. Bedenk daarom vooraf wat je echt wilt weten van een kandidaat, welke ervaring en competenties nodig zijn en welke vragen je nodig hebt om daarachter te komen. Dit begint al bij de vacature-intake en moet ook duidelijk zijn voor alle gesprekspartners.

Waarom is het riskant alleen te varen op je onderbuikgevoel?

Iedereen kijkt vanuit zijn eigen (levens)ervaringen naar een kandidaat. Wie alleen op gevoel interviewt, kan daardoor goede kandidaten missen of tijdens het gesprek niet de informatie ophalen die nodig is.

Veel mensen denken dat ze goed kunnen interviewen omdat ze al jaren gesprekken voeren. Maar veel gesprekken voeren betekent niet dat je ze goed voert. Het is als denken dat je profvoetballer bent zonder dat je er ooit consequent voor hebt getraind.

Ik voer al dertig jaar sollicitatiegesprekken, soms meer dan tweehonderd per jaar. Toch kan ik van ieder gesprek nog leren: over de manier waarop ik mijn vragen stel en hoe ik samenwerk met mijn gesprekspartners.

Je eigen achtergrond bepaalt voor een deel wat je normaal vindt. Iemand die je niet recht aankijkt, kan verlegen zijn. In sommige culturen wordt lang oogcontact juist als onbeleefd gezien. Ook kan iemand overal ja op zeggen omdat nee zeggen onbeschoft voelt. Mannen en vrouwen presenteren zichzelf tijdens een sollicitatiegesprek soms anders. Zonder vaste vragen is de kans groter dat je kandidaten onbewust beoordeelt op hoe ze zichzelf Je eigen achtergrond bepaalt voor een deel wat je normaal vindt. Iemand die je niet recht aankijkt, kan verlegen zijn. In sommige culturen wordt lang oogcontact juist als onbeleefd gezien. Ook kan iemand overal ja op zeggen omdat nee zeggen onbeschoft voelt. Mannen en vrouwen presenteren zichzelf tijdens een sollicitatiegesprek soms anders. Zonder vaste vragen is de kans groter dat je kandidaten onbewust beoordeelt op hoe ze zichzelf presenteren, of op wat je zelf herkent omdat jij of een van je teamleden zo is. Dat is zonde, want zo sluit je andere culturen makkelijk uit.

Die neiging heeft iedereen. We zoeken herkenning en kiezen sneller voor iemand die we meteen begrijpen. Alleen al het besef dat dit gebeurt, scheelt veel. Stel je daarbij ook nog eens slechte vragen en vaar je op je gevoel, dan sluit je onbedoeld veel mensen uit. Je maakt je eigen vijver klein en houdt vooral kandidaten over die op jezelf lijken. Alleen op je onderbuik afgaan is geen eerlijke vergelijking. Stel je iedere kandidaat dezelfde vragen, dan kun je vergelijken op wat er is gezegd in plaats van op een eerste indruk. Dat maakt ook het gesprek met je gesprekspartners onderling eerlijker: je legt naast elkaar wat kandidaten hebben gezegd, in plaats van het gevoel dat je eraan hebt overgehouden. Je gevoel krijgt daarmee concrete redenen, wat ook fijn is als je iemand moet afwijzen. Zo maak je de vergelijking eerlijk, ook tussen mannen en vrouwen en tussen kandidaten uit verschillende culturen, en helpt een gestructureerd interview je om inclusief te werven.

Je onderbuikgevoel mag meespelen, maar laat het niet de doorslag geven. Baseer je beslissing vooral op wat een kandidaat tijdens het gesprek heeft laten zien en verteld. Gebruik je gevoel als aanvulling, niet als enige reden om iemand aan te nemen of af te wijzen.

Wat is een gestructureerd interview?

Bij een gestructureerd interview stel je iedere kandidaat een aantal vaste vragen. Je bepaalt vooraf welke informatie je uit het gesprek wilt halen. Dat betekent niet dat je een vragenlijst hoeft af te werken of dat het gesprek minder persoonlijk wordt.

Ik hoor vaak dat een gestructureerd gesprek onnatuurlijk voelt. In de praktijk is meestal juist het tegenovergestelde waar. Als je vooraf weet welke vragen je wilt stellen of welke onderwerpen je tijdens een gesprek aan de orde wilt laten komen, hoef je tijdens het gesprek niet steeds na te denken over de volgende vraag. Daardoor kun je beter luisteren, doorvragen en echt aandacht hebben voor de kandidaat.

Je hebt geen lijst met tien vaste vragen nodig. Drie tot vijf goede vragen voor het eerste gesprek en net zoveel voor het tweede zijn al genoeg, zolang je ze maar aan iedere kandidaat voor dezelfde functie stelt. Laat die vragen uit het team zelf komen: de mensen die het werk doen, weten wat er echt toe doet. Zo kun je de antwoorden achteraf beter vergelijken. Je spreekt per vacature meestal vier of vijf kandidaten, verdeeld over een week, en daaruit maak je een selectie. Eerlijk vergelijken is dan zonder vaste vragen bijna niet te doen. Voer je met iedere kandidaat een totaal ander gesprek, dan weet je niet of je kandidaten op dezelfde punten hebt beoordeeld.

Stem ook af met de andere gesprekspartners. Als iedereen vanuit zijn eigen perspectief kijkt naar wat hij zelf nodig heeft, krijgt de kandidaat in ieder gesprek andere vragen en is de kans groot dat je de verkeerde selecteert. Bij een opdrachtgever zit ik daarom zelf bij de sollicitatiegesprekken van de manager. Zo weet ik zeker dat de vragen die het team nodig heeft ook echt worden gesteld en dat in ieder gesprek dezelfde onderwerpen aan bod komen. Ook kan ik helpen de juiste onderwerpen te behandelen en vragen te stellen.

Vul direct na het gesprek een mail of scorekaart in. Leg per vraag of competentie kort vast hoe de kandidaat scoorde. Doe de evaluatie met je collega’s daarna ook gestructureerd: bespreek de kandidaten langs dezelfde punten, niet langs ieders eerste indruk. Ik zie vaak dat organisaties wel een scorekaart hebben, maar die na het gesprek niet invullen. Juist die paar minuten helpen om kandidaten later eerlijker en beter met elkaar te vergelijken. 

Vind je het lastig om goede vragen te bedenken? Daarvoor heb ik de sollicitatiekaartenset ontwikkeld: 81 sollicitatievragen en 37 praktische tips waarmee je voor ieder gesprek eenvoudig een passende selectie maakt. Wil je meer structuur voor alle gesprekspartners? Dan maak ik samen met de organisatie een sollicitatiekaart op maat: wat vertel je over de organisatie, de cultuur en het proces, en welke vragen stel je in ieder geval tijdens het eerste en tweede gesprek.

Welke vraag stel je altijd aan iedere kandidaat?

Een vraag die je altijd kunt stellen is: ‘Wat spreekt je aan in deze functie en waarom?’ Het klinkt voor de hand liggend, maar in veel gesprekken wordt deze vraag overgeslagen.

Begin een sollicitatiegesprek niet meteen met het cv of de functie-eisen. Vraag eerst waarom iemand heeft gesolliciteerd en welk beeld degene van de functie heeft. Aan het antwoord hoor je vaak al wat iemand belangrijk vindt, of de functie goed is begrepen en of de verwachtingen bij elkaar passen.

Iedereen solliciteert bovendien met een eigen reden. De een heeft een vervelende baas, de ander is uitgekeken op het werk of wil juist iets heel anders gaan doen. Die motivatie moet eerst helder zijn. Daarna kijk je pas of iemand bij de functie past.

Stel deze vraag aan het begin van het gesprek. Vraag aan het einde opnieuw of de functie nog aansluit bij wat de kandidaat ervan verwachtte. Het verschil tussen die twee antwoorden is interessant. Je hoort wat de kandidaat tijdens het gesprek heeft geleerd en of jullie hetzelfde beeld van de functie hebben.

Hoe maak je met de STARR-methode gedrag zichtbaar?

STARR staat voor Situatie, Taak, Actie, Resultaat en Reflectie. Het is een interviewtechniek waarbij je een kandidaat om een concreet voorbeeld uit het verleden vraagt en doorvraagt totdat duidelijk is wat diegene zelf heeft gedaan en wat het resultaat was.

Met de STARR-methode krijg je vaak eerlijkere en concretere antwoorden. Op de vraag: “Ben je stressbestendig?” zegt bijna iedereen ja. Vraag je iemand om een situatie te beschrijven waarin de werkdruk hoog was, dan hoor je hoe diegene echt heeft gehandeld. Dat geeft meestal een veel beter beeld dan een eigenschap die iemand over zichzelf noemt.

STARR is daarbij niet heilig. Het is een hulpmiddel om zicht te krijgen op hoe iemand handelt en of iemand zelfreflectie heeft. Vraag bijvoorbeeld: met wat je nu weet, wat zou je nu anders doen? Of: wat heb je hiervan geleerd? Veel kandidaten vinden dat ze dingen kunnen zonder dat ze de ervaring hebben. Juist daar werkt STARR goed.

Gebruik STARR wel alleen bij de competenties die voor de functie belangrijk zijn. Je hoeft niet ieder antwoord langs alle vijf onderdelen te leggen, want dan wordt het gesprek alsnog stroef. Kies bijvoorbeeld de vijf competenties uit je vacature-intake en vraag daarop door. De rest van het gesprek kan gewoon vrij verlopen.

Welke interviewvragen kun je stellen?

Kies interviewvragen die passen bij wat je tijdens het gesprek wilt ontdekken. Hieronder staan voorbeelden over motivatie, gedrag, inhoud en verwachtingen.

Vragen over motivatie

• Wat spreekt je aan in deze functie en waarom?
• Welk beeld heb jij van de vacature en wat is jouw indruk van wat je dagelijks gaat doen?
• Wat maakt dat je om je heen aan het kijken bent?
• Waarom vind je dat jij past op deze functie?
• Wat hoop je te vinden in deze functie?
• In hoeverre komen de taken en verantwoordelijkheden van de vacature overeen met wat je nu doet?

Sluit de functie na dit gesprek nog steeds aan bij wat je ervan verwachtte 

Vragen over gedrag met de STARR-methode

• Wat heb je het afgelopen jaar gedaan dat het meest lijkt op deze functie, en hoe heb je dat aangepakt?
• Kun je een situatie beschrijven waarin [competentie uit de vacature-intake] belangrijk was?
• Wat was jouw taak of rol?
• Wat heb jij zelf gedaan en wat was het resultaat?
• Wat waren jouw belangrijkste beslissingen in je werk het afgelopen jaar?
• Als je nu terugkijkt, wat zou je anders doen?

Vragen over inhoud en samenwerking (voor het tweede gesprek)

• Wat is jouw kennis van [onderwerp dat voor deze functie belangrijk is] en waar heb je daarmee gewerkt?
• Hoe ben je in de samenwerking en wat heb je nodig om goed samen te werken?
• Noem eens een voorbeeld van een samenwerking die niet goed ging. Hoe heb je dat opgepakt?

Wil je nog dieper de inhoud in, leg de kandidaat dan een korte voorbeeldcasus voor die lijkt op het echte werk.

Vragen over verwachtingen

• Welk beeld heb je van onze organisatie en waar komt dat beeld vandaan?
• Wat heb je van een leidinggevende en een team nodig om goed te kunnen werken?

Controleer bij deze vragen vooral of het beeld van de kandidaat klopt met de werkelijkheid. Uit mijn onderzoek blijkt dat 29% van de nieuwe medewerkers vond dat het bedrijf anders was dan vooraf was verteld. Dat kun je tijdens de gesprekken voor een deel voorkomen. Vertel daarom eerlijk hoe het team werkt, hoe de cultuur is en wat iemand van de functie kan verwachten.

Je hoeft geen lijst met zoveel mogelijk vragen af te werken. Bepaal vooraf wat je wilt weten en kies daar de juiste vragen bij. In mijn sollicitatiekaartenset vind je 81 sollicitatievragen en 37 praktische tips, geordend per onderwerp. Zo stel je voor ieder gesprek een passende selectie samen.

Wat is het verschil tussen het eerste en het tweede gesprek?

In het eerste gesprek staat de motivatie centraal: waarom solliciteert iemand en begrijpt diegene wat de functie inhoudt? Het tweede gesprek gaat de inhoudelijke diepte in. Spreek dit vooraf af, anders is de kans groot dat je twee keer hetzelfde gesprek voert.

Uit mijn onderzoek blijkt dat 36% van de kandidaten tijdens het eerste en tweede gesprek precies dezelfde vragen kreeg. Dan bespreek je twee keer het cv of voer je opnieuw hetzelfde inhoudelijke gesprek. Dat komt onvoorbereid over en levert nauwelijks nieuwe informatie op. Na het tweede gesprek weet je dan niet veel meer dan na het eerste.

In het eerste gesprek kijk je of de motivatie helder is en of het beeld van de functie over en weer klopt. Waarom wil iemand weg bij de huidige werkgever en waarom past deze baan? Hoe groot is het verschil tussen de taken die iemand nu doet en de taken die hij hier gaat doen? Daar komen nog wat algemene vragen bij over de onderwerpen die voor deze functie zwaar wegen. In het tweede gesprek ga je de diepte in: de vakkennis, de manier van samenwerken en wat iemand nodig heeft om goed te functioneren. Een korte voorbeeldcasus past daar goed bij. Deze volgorde kan ook andersom, maar meestal werkt dit het beste. Twee goede gesprekken zijn voor de meeste functies genoeg om een beslissing te nemen. Sommige bedrijven gebruiken daarnaast een assessment en dat is niet verkeerd, afhankelijk van hoe je het inzet. Heb je daarna toch nog een gesprek nodig, dan kan dat natuurlijk. Het gaat erom dat je de juiste persoon aanneemt. 

Je kunt zelf bepalen hoe je beide gesprekken indeelt. Spreek wel vooraf af wat je na ieder gesprek wilt weten en wie welke onderwerpen bespreekt. Teamleden met wie de nieuwe collega gaat samenwerken, kunnen prima aansluiten. Laat de uiteindelijke beslissing alleen niet afhangen van wie iemand het aardigst vindt. Spreek vooraf af wie verantwoordelijk is voor de eindafweging en op welke punten die wordt gemaakt.

Conclusie: zo krijg je meer grip op je sollicitatiegesprekken

Werk met een paar vragen die je aan iedere kandidaat stelt, bepaal vooraf het doel van elk gesprek en gebruik de STARR-methode bij de belangrijkste competenties. Noteer direct na afloop je beoordeling op een korte scorekaart. Zo heb je genoeg houvast en blijft er tegelijk ruimte voor een persoonlijk gesprek.

Interview je alleen op gevoel, dan blijft er na afloop vaak twijfel. Verschillende gesprekspartners letten op andere dingen, gesprekken sluiten niet op elkaar aan en kandidaten worden beoordeeld op aannames. Daardoor kun je iemand aannemen die achteraf toch niet goed blijkt te passen.

Ik help dagelijks mkb-bedrijven en scale-ups om hun sollicitatiegesprekken en recruitmentproces te verbeteren. Daarbij gebruik ik ook de resultaten uit mijn Candidate Experience-onderzoek onder 411 sollicitanten. Veel problemen tijdens gesprekken zijn te voorkomen door vooraf duidelijke afspraken te maken en een paar goede vragen voor te bereiden.

Wil je direct betere sollicitatiegesprekken voeren? Vraag dan mijn sollicitatiekaartenset aan. Daarin vind je 81 vragen en 37 praktische tips die helpen om structuur aan te brengen zonder van het gesprek een vragenvuur te maken.