Rol van de hiring manager als interviewer: waar moet je op letten?

Als hiring manager ben jij eindverantwoordelijk voor de kwaliteit van het sollicitatiegesprek. Dat betekent dat jij zorgt voor een goede voorbereiding, structuur in het gesprek, vragen die echt iets over een kandidaat laten zien en een eerlijke beoordeling achteraf. In dit blog lees je hoe je dat aanpakt.

Waarschijnlijk herken je dit: je voert sollicitatiegesprekken naast je gewone werk. Niemand heeft je ooit geleerd hoe je dat doet. Je probeert een prettig gesprek te voeren, maar vraagt je na afloop af: heb ik eigenlijk genoeg informatie om een goede keuze te maken? Je bent zeker niet de enige. Veel managers, teamleden en andere gesprekspartners lopen hier tegenaan.

Ik zie dit dagelijks bij mkb-bedrijven en scale-ups. En mijn onderzoek onder 411 sollicitanten, uitgevoerd met Onderzoekdoen.nl in 2024, bevestigt dat beeld. 38% van de kandidaten vindt dat gesprekspartners onvoldoende voorbereid zijn. Dat betekent dat ruim één op de drie kandidaten merkt dat de interviewer niet goed voorbereid aan tafel zit.

In dit blog lees je wat jouw rol als hiring manager is, waarom sollicitatiegesprekken vaak mislopen, hoe je je goed voorbereidt, welke vragen je stelt, hoe je objectief beoordeelt en hoe je samenwerkt met de recruiter. 

Wat is jouw rol als hiring manager in het sollicitatiegesprek?

Jij bent als hiring manager verantwoordelijk voor de inhoud van het gesprek en voor de uiteindelijke beoordeling van de kandidaat. De recruiter bewaakt het proces, onderhoudt het contact met kandidaten, helpt bij de voorbereiding en schuift soms aan tijdens het gesprek

Als hiring manager ben jij verantwoordelijk voor de inhoud van het gesprek en voor de uiteindelijke beoordeling van de kandidaat. De recruiter bewaakt het proces, houdt contact met de kandidaten, helpt bij de voorbereiding en schuift soms aan tijdens het gesprek.

In de praktijk zie ik dat vooraf vaak niet vaststaat welke vragen aan kandidaten gesteld worden. De uitkomsten van de gesprekken worden meestal ook niet vastgelegd. Gesprekspartners denken dat ze het wel onthouden. Het gevolg: iedereen houdt een eigen beeld over aan hetzelfde gesprek, en die beelden lopen uiteen. Daar komt bij dat sommige kandidaten gewoon goed zijn in solliciteren, terwijl sterke kandidaten soms minder goed uit de verf komen. En hoe onthoud je het allemaal als je in twee weken tijd vier of vijf sollicitanten spreekt en iedere kandidaat andere vragen hebt gesteld?

Ook collega’s die straks met de nieuwe medewerker gaan samenwerken kunnen een waardevolle bijdrage leveren aan het gesprek. Laat hen vooral meedenken, over wat belangrijke  vragen zijn, naast dat je ze betrekt bij het gesrpek. De eindbeslissing ligt niet bij het team. Die verantwoordelijkheid ligt bij jou.

Waarom gaan sollicitatiegesprekken zo vaak mis?

Veel managers doen recruitment naast hun gewone werk. Ze hebben nooit geleerd hoe je een goed sollicitatiegesprek voert en vertrouwen daardoor vooral op hun gevoel. Dat levert vaak een prettig gesprek op, maar niet altijd de informatie die je nodig hebt om een goede keuze te maken.

Dat zie je ook terug in mijn onderzoek onder 411 sollicitanten. 38% vindt de gesprekspartners onvoldoende voorbereid. Daarnaast zegt 36% dat in het eerste en tweede gesprek vrijwel dezelfde vragen werden gesteld. Dan voer je eigenlijk twee keer hetzelfde gesprek en leer je nauwelijks iets nieuws.

Wat ik ook vaak hoor is: “Ik doe dit al jaren, dus ik weet wel hoe het moet.” Ik vergelijk dat weleens met voetbal kijken. Vanaf de bank weet iedereen precies wat een speler had moeten doen. Maar zelf op het veld staan is iets anders. Dat geldt ook voor interviewen. Veel gesprekken voeren betekent niet automatisch dat je er goed in bent.

En dan is er nog je onderbuikgevoel. Dat is waardevol, maar wordt ook beïnvloed door je eigen ervaringen en voorkeuren. Zonder een duidelijke structuur kun je goede kandidaten over het hoofd zien. Simpelweg omdat ze anders zijn dan je gewend bent.

Hoe bereid je je als hiring manager voor op een sollicitatiegesprek?

Een goede voorbereiding begint met drie vragen. 

1. Wat is het doel van dit gesprek? 
2. Waarop beoordeel je de kandidaat? 
3. En wie stelt welke vragen?

Bepaal eerst het doel van ieder gesprek. Het eerste gesprek gaat meestal over motivatie, inhoud en een eerste indruk. Het tweede gesprek gebruik je om verder de diepte in te gaan en verwachtingen over en weer te bespreken. Doe je dat niet, dan stel je al snel twee keer dezelfde vragen. Dat overkwam volgens mijn onderzoek 36% van de kandidaten.

Stem daarna af met de recruiter en andere gesprekspartners. Welke criteria gebruiken jullie? Wie vraagt waarnaar? En welke informatie willen jullie na afloop hebben?

Werk daarnaast met een aantal vaste vragen die je aan iedere kandidaat stelt. Vijf goede kernvragen zijn vaak al genoeg. Zo geef je iedere kandidaat dezelfde kans en kun je de antwoorden beter naast elkaar leggen.

Welke vragen stel je als hiring manager in een sollicitatiegesprek?

Vraag eerst waarom iemand juist op deze functie heeft gesolliciteerd. Bijvoorbeeld: “Wat spreekt je aan in deze functie en waarom?”

Met die ene vraag ontdek je vaak al veel. Je hoort wat iemand belangrijk vindt, of de kandidaat begrijpt wat de functie inhoudt en of de motivatie past bij wat jij kunt bieden.

Tip: stel deze vraag aan het begin van het gesprek en kom er aan het einde nog eens op terug. Vraag dan of de functie nog steeds aansluit bij de verwachtingen. Het verschil tussen die twee antwoorden levert vaak goede informatie op.

Daarna wil je vooral concreet gedrag bespreken. Daarvoor gebruik ik de STARR-methode:

• Situatie
• Taak
• Actie
• Resultaat
• Reflectie

Je vraagt niet wat iemand zou doen, maar wat iemand daadwerkelijk heeft gedaan. Daardoor krijg je een veel beter beeld van hoe iemand werkt.

Hoe beoordeel je een kandidaat na het sollicitatiegesprek?

Leg je beoordeling direct na het gesprek vast. Gebruik daarvoor een evaluatieformulier of scoringskaart en beoordeel de criteria die jullie vooraf hebben afgesproken. Neem daarna bij voorkeur binnen 48 uur een beslissing.

Juist dat eerste onderdeel wordt vaak overgeslagen. Veel organisaties hebben wel een scoringsformulier, maar vullen het niet in. Daardoor blijft na een paar dagen een gevoel over, terwijl je de concrete voorbeelden alweer bent vergeten.

Betekent dat dat je gevoel niet belangrijk is? Zeker niet. Gebruik je intuïtie, maar zet die naast de informatie die je hebt verzameld. Dan krijgt je gevoel context, in plaats van dat het de hele beslissing bepaalt.

Snel beslissen is belangrijk. Kandidaten solliciteren ondertussen gewoon verder. Uit mijn onderzoek blijkt dat 41% te weinig tussentijdse communicatie ervaart. Terwijl jij nog nadenkt, kan een goede kandidaat al een paar stappen verder zijn in een ander sollicitatieproces.

Nog iets wat ik vaak zie bij organisaties die hun recruitment goed op orde hebben: een afwijzing wordt altijd gegeven door iemand die de kandidaat daadwerkelijk heeft gesproken.

Hoe werk je als hiring manager samen met de recruiter?

De recruiter bewaakt het proces en ondersteunt jou als interviewer. Jij zorgt voor de inhoudelijke beoordeling en neemt uiteindelijk de beslissing.

Snel reageren is belangrijk. Cv’s die dagen blijven liggen en feedback die pas na een week komt, zorgen vaak voor onnodige vertraging. In de praktijk zit die vertraging meestal niet bij de recruiter, maar bij de hiring manager.

Maak daarom duidelijke afspraken. Binnen hoeveel dagen beoordeel je een cv? Wanneer lever je feedback na een gesprek aan? En wat spreken jullie af als dat niet lukt?

Zie de recruiter vooral als een sparringpartner. Jij kent de inhoud van de functie. De recruiter voert veel sollicitatiegesprekken en weet wat goed werkt. Samen kom je meestal tot betere gesprekken dan wanneer ieder zijn eigen deel doet.

Zo voer je betere sollicitatiegesprekken

Een goed sollicitatiegesprek ontstaat niet vanzelf. Het begint met een goede voorbereiding, een duidelijk doel, vaste vragen, een objectieve beoordeling en een snelle beslissing. Dat kost minder tijd dan veel mensen denken, maar levert wel veel betere gesprekken op.

Wie blijft vertrouwen op routine, merkt uiteindelijk dat kandidaten afhaken. Uit mijn onderzoek blijkt dat ruim één op de drie sollicitanten gesprekspartners onvoldoende voorbereid vindt. Goede kandidaten vallen daardoor soms af, terwijl minder geschikte kandidaten juist worden aangenomen omdat het gesprek prettig voelde.

Ik help organisaties dagelijks om hun sollicitatiegesprekken en recruitmentproces te verbeteren. Met onderzoek naar de Candidate Experience, trainingen en praktische hulpmiddelen die interviewers direct kunnen gebruiken.

Wil je morgen al betere sollicitatiegesprekken voeren? Vraag dan mijn sollicitatiekaartenset aan. Met 81 vragen en 37 praktische tips haal je meer uit ieder gesprek en maak je betere keuzes.