Welke recruitment-KPI’s moet je meten?

Recruitment-KPI’s laten zien hoe goed je wervingsproces werkt. Daar heb je geen lange lijst met cijfers voor nodig. Met vier KPI’s krijg je al snel inzicht in waar je kandidaten, tijd of geld verliest: time to hire, cost per hire, kanaaleffectiviteit en de cNPS. Die laatste laat zien hoe kandidaten het werving- en selectieproces hebben ervaren.

Misschien herken je dit. Er gaat geld naar vacatureteksten, campagnes en bureaus, maar het is onduidelijk wat dat oplevert. In het beste geval weten organisaties welk kanaal het meest gebruikt wordt door kandidaten, maar dat zegt nog niets over de passendheid van die kandidaten. Vacatures blijven openstaan, managers wijzen naar de krappe arbeidsmarkt en in het MT overheerst het onderbuikgevoel. Jij ziet dat het beter kan, maar zonder cijfers is het lastig om anderen daarvan te overtuigen.

Ik zie dit vaak bij mkb-bedrijven en scale-ups. Zodra organisaties hun recruitmentcijfers gaan bijhouden, wordt snel duidelijk waar het misgaat. Uit mijn onderzoek onder 411 sollicitanten, uitgevoerd met Onderzoekdoen.nl in 2024, kwam een cNPS van -22. Dat betekent dat er meer ontevreden dan tevreden kandidaten waren. Voor veel organisaties is dat een eyeopener, terwijl de oorzaken vaak al langer in het sollicitatieproces zitten.

In dit blog lees je welke vier recruitment-KPI’s echt belangrijk zijn, hoe je ze berekent, voor wie in de organisatie ze bedoeld zijn en hoe je ze eenvoudig kunt bijhouden, zonder een duur systeem.

Wat zijn recruitment-KPI’s?

Recruitment-KPI’s, oftewel key performance indicators, zijn cijfers die laten zien hoe je werving en selectie presteren. Denk aan hoe lang het duurt om een vacature in te vullen, wat een nieuwe medewerker kost, welke kanalen de beste kandidaten opleveren en hoe kandidaten het sollicitatieproces beoordelen.

Veel organisaties houden nauwelijks recruitmentcijfers bij. Daardoor weten ze niet hoe lang iedere stap duurt, hoeveel kandidaten er per vacature worden afgewezen of zich terugtrekken, en welke kanalen je moet gebruiken om kandidaten aan te trekken die je ook daadwerkelijk aanneemt. Beslissingen over budget, vacaturecampagnes en de inzet van bureaus worden daardoor vaak op gevoel genomen.

Klopt dat gevoel niet met de praktijk, dan neem je al snel de verkeerde maatregelen. Er gaat bijvoorbeeld meer geld naar advertenties, terwijl kandidaten in werkelijkheid afhaken door trage communicatie of slecht voorbereide sollicitatiegesprekken.

Waarom kun je recruitment vergelijken met een salesfunnel?

Recruitment lijkt in veel opzichten op sales. Kandidaten doorlopen verschillende stappen en een deel haakt onderweg af. Door iedere stap te meten, zie je precies waar dat gebeurt.

Bij sales wordt meestal precies bijgehouden hoeveel klanten binnenkomen, hoeveel er doorgaan en wat een nieuwe klant kost. Bij recruitment gebeurt dat veel minder. Daardoor wordt recruitment nog vaak gezien als een kostenpost, in plaats van een onderdeel waarop je kunt sturen met cijfers.

Dat is opvallend, want ook het mislopen van een goede kandidaat kost geld. Vacatures blijven langer openstaan, collega’s vangen extra werk op en soms is tijdelijke inhuur nodig. Alleen worden die kosten lang niet altijd zichtbaar gemaakt.

Bekijk recruitment als een funnel. Dan zie je hoeveel kandidaten iedere stap bereiken, hoeveel verkeerde kandidaten reageren en afgewezen moeten worden, of en waar kandidaten afhaken, en waar de juiste kandidaten wél op reageren. Met cijfers kun je veel beter onderbouwen waar verbetering nodig is.

Voor wie zijn recruitment-KPI’s bedoeld?

Niet iedereen in de organisatie kijkt naar dezelfde cijfers. Een hiring manager is niet bezig met algemene KPI’s. Die wil vooral weten hoeveel kandidaten er in de funnel zitten voor zijn of haar eigen vacature en wanneer de gesprekken plaatsvinden. Time to hire, cost per hire, kanaaleffectiviteit en de cNPS zeggen een hiring manager weinig.

Die vier KPI’s zijn bedoeld voor de laag erboven: het MT, de directie en financiën. Bij grote organisaties zijn dat soms meerdere MT’s. Als recruiter of HR-verantwoordelijke verzamel je deze cijfers voor die laag. Zo laat je zien wat werving kost, wat het oplevert en waar het beter kan.

Welke recruitment-KPI’s tellen?

Met vier cijfers krijg je al een goed beeld van je wervingsproces:

time to hire;
cost per hire;
kanaaleffectiviteit;
cNPS.

Deze KPI’s laten zien hoeveel tijd en geld je kwijt bent, welke kanalen de beste kandidaten opleveren en hoe kandidaten het sollicitatieproces ervaren.

Time to hire: hoe lang duurt je proces?

Time to hire is de tijd tussen het eerste contact met een kandidaat en het tekenen van het contract.

Kijk niet alleen naar de totale doorlooptijd, maar ook naar de tijd per stap. Meet bijvoorbeeld hoeveel tijd er zit tussen:

de sollicitatie en de eerste reactie;
de eerste reactie en het eerste gesprek;
het eerste en tweede gesprek;
het laatste gesprek en het aanbod;
het aanbod en de ondertekening.

Zo zie je waar vertraging ontstaat.

In de praktijk zit het probleem vaak niet in het aantal sollicitaties, maar in de snelheid van het proces. CV’s blijven liggen, hiring managers hebben weinig tijd en gesprekken worden pas weken later ingepland.

Voor je het weet, wacht een kandidaat al twee weken op een reactie. Ondertussen is de kans groot dat diegene ook met andere werkgevers in gesprek gaat.

Cost per hire: wat kost een aanname?

Cost per hire bereken je door alle interne en externe wervingskosten over een hele periode, bijvoorbeeld een kwartaal of een jaar, te delen door het aantal medewerkers dat je in die periode hebt aangenomen.

Denk daarbij aan:

uren en salariskosten van recruiters;
uren van hiring managers;
vacatureplaatsingen;
advertentiekosten;
abonnementskosten van bijvoorbeeld LinkedIn;
assessments;
referral-uitkeringen;
recruitmentsoftware;
bureaukosten.

De werkelijke kosten liggen vaak hoger dan wat je op een factuur ziet. Een openstaande vacature leidt ook tot productiviteitsverlies, extra overwerk en soms tijdelijke inhuur. Daar komen de tijd en kosten voor het inwerken van een nieuwe medewerker nog bij.

Vertrekt iemand kort na de start weer, dan lopen de kosten verder op. Daarom kijk ik liever naar de Total Costs per hire: de totale kosten van een aanname. Daar horen ook de kosten bij van een vacature die lang openstaat of een medewerker die snel weer vertrekt.

In mijn gratis hand-out reken ik dit door voor een organisatie met 500 medewerkers en 75 vacatures per jaar. Alleen al door kandidaten die afhaken na een slechte ervaring kan de schade oplopen tot ruim € 550.000 per jaar.

Kanaaleffectiviteit: welke bron levert goede kandidaten op?

Kanaaleffectiviteit laat zien via welke wervingskanalen kandidaten en nieuwe medewerkers binnenkomen. Denk aan jobboards, je eigen website, bureaus, referrals en actieve sourcing.

Kijk niet alleen naar het aantal reacties. Een kanaal kan honderd sollicitaties opleveren, maar als daar nauwelijks geschikte kandidaten tussen zitten, ben je vooral veel extra tijd kwijt aan de selectie.

Een ander kanaal levert misschien maar tien kandidaten op, waarvan er uiteindelijk drie worden aangenomen. Dat kanaal levert waarschijnlijk veel meer op.

Houd daarom per kanaal bij:

hoeveel kandidaten binnenkomen;
hoeveel kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek;
hoeveel kandidaten een aanbod krijgen;
hoeveel kandidaten worden aangenomen;
hoeveel kandidaten zelf afhaken;
hoeveel kandidaten worden afgewezen.

Zo zie je niet alleen waar kandidaten vandaan komen, maar ook welke wervingskanalen uiteindelijk de beste resultaten opleveren.

cNPS: hoe beoordelen kandidaten je proces?

De cNPS, de Candidate Net Promoter Score, laat zien hoe kandidaten je sollicitatieproces hebben ervaren. De score is afgeleid van de NPS, ontwikkeld door Fred Reichheld van Bain & Company om klantloyaliteit te meten.

Je vraagt aangenomen kandidaten, afgewezen kandidaten en kandidaten die zich hebben teruggetrokken hoe waarschijnlijk het is dat zij jouw organisatie als werkgever zouden aanbevelen aan een vriend of collega.

Kandidaten geven een cijfer. Kandidaten die een 9 of 10 geven, zijn promoters. Kandidaten die een 6 of lager geven, zijn detractors. Het percentage detractors trek je af van het percentage promoters.

Een positieve score begint bij +1. Een score tussen +10 en +30 is redelijk, boven de +30 is goed en boven de +50 is uitstekend.

De cNPS helpt je om de andere cijfers beter te begrijpen. Time to hire laat bijvoorbeeld zien dat een sollicitatieprocedure lang duurt. Met de cNPS en de feedback van kandidaten ontdek je hoe zij dat hebben ervaren en waarom sommigen zijn afgehaakt.

Uit mijn onderzoek onder 411 sollicitanten kwam een cNPS van -22. Daarnaast miste 41% duidelijke communicatie tijdens het proces, vond 38% de gesprekspartners onvoldoende voorbereid en vond 68% van de afgewezen kandidaten de afwijzing onvoldoende onderbouwd.

Dit zijn geen losse incidenten, maar terugkerende knelpunten die pas zichtbaar worden als je kandidaten om feedback vraagt.

Meet de cNPS daarom niet alleen onder aangenomen kandidaten. Juist afgewezen kandidaten en kandidaten die zelf zijn afgehaakt, kunnen vaak goed aangeven waar het sollicitatieproces tekortschiet.

Hoe vaak bespreek je recruitment-KPI’s?

Maak in je overleggen hetzelfde onderscheid. Met de hiring manager bespreek je iedere week hoe de funnel ervoor staat voor zijn of haar vacatures. Dat hoeft geen lang overleg te zijn.

Kijk samen naar:

hoeveel kandidaten zijn binnengekomen;
welke kandidaten nog wachten op een reactie;
waar het sollicitatieproces vastloopt;
welke gesprekken nog ingepland moeten worden;
welke kandidaten dreigen af te haken.

De vier KPI’s uit dit blog bespreek je iedere maand met het MT. Laat zien hoe lang vacatures openstaan, waar kandidaten afhaken, wat een nieuwe medewerker kost en welke wervingskanalen het beste resultaat opleveren.

Cijfers maken het gesprek een stuk concreter. Zonder cijfers zegt een manager misschien dat er te weinig goede kandidaten zijn. Jij denkt misschien dat de manager te laat reageert. Met de juiste cijfers zie je waar het echt misgaat.

Daarmee kun je hiring managers beter aanspreken en duidelijk onderbouwen waarom extra budget nodig is.

Hoe begin je met meten zonder een duur systeem?

Je hebt geen dashboard of duur recruitmentsysteem nodig om te beginnen. De meeste cijfers zijn nu al beschikbaar in je mailbox, agenda of ATS. Je hoeft ze alleen te verzamelen en regelmatig te bekijken.

Houd iedere week vier cijfers bij:

hoeveel kandidaten solliciteren;
hoeveel kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek;
hoeveel kandidaten een aanbod krijgen;
hoeveel kandidaten het aanbod accepteren;
hoeveel kandidaten afgewezen moeten worden.

Noteer ook hoe lang iedere stap duurt. Dat kan gewoon in een spreadsheet.

Na een paar weken zie je vaak al waar kandidaten blijven hangen of afhaken. Zo kun je gericht verbeteringen doorvoeren, in plaats van steeds meer geld uit te geven aan werving.

Voor de cNPS raad ik aan om kandidaten door een onafhankelijke partij te laten bevragen. Kandidaten geven vaak eerlijkere feedback aan een externe partij dan rechtstreeks aan de organisatie die hen heeft afgewezen.

Daardoor zijn de uitkomsten vaak betrouwbaarder. Bovendien laat je kandidaten zien dat je hun ervaring serieus neemt.

Wat is de belangrijkste recruitment-KPI?

Eén KPI geeft nooit het hele beeld. Pas als je de cijfers samen bekijkt, zie je waar je kunt verbeteren.

Time to hire laat zien waar vertraging ontstaat. Cost per hire maakt duidelijk wat een nieuwe medewerker kost. Kanaaleffectiviteit laat zien welke wervingskanalen de beste kandidaten opleveren. De cNPS laat zien hoe kandidaten het sollicitatieproces hebben ervaren.

Blijf je alleen op gevoel sturen, dan lopen de kosten vaak ongemerkt op. Vacatures blijven langer open, je krijgt ze niet ingevuld met de kandidaten die je wilt en je blijft geld uitgeven zonder te weten wat het oplevert.

Ik help bedrijven dagelijks om hun recruitmentproces meetbaar te maken. Dat doe ik onder andere met een onafhankelijke meting van de Candidate Experience en de cNPS.

Ik help mkb-bedrijven en scale-ups om hun recruitmentproces meetbaar te maken. Dat doe ik onder andere met een onafhankelijke meting van de Candidate Experience en de cNPS.

Wil je weten wat je precies kunt meten en wat een slechte kandidaatervaring financieel kan kosten? Download dan mijn gratis hand-out over het meten van de Candidate Experience en de financiële impact van CE en cNPS.

Recruitment-KPI’s: welke cijfers tellen echt?