Recruitment uitbesteden: wanneer wel en wanneer niet?

Recruitment uitbesteden klinkt als één beslissing, maar dat is het niet. Je besteedt je recruitment eigenlijk nooit helemaal uit; je besteedt onderdelen uit. De echte vraag is: wanneer zet je arbeidsmarktcommunicatie in en wanneer verbeter je je eigen proces? Het antwoord is allebei. Je kunt veel geld uitgeven aan zichtbaarheid en aan kandidaten in je funnel, maar als het proces en de gesprekken erna niet goed zijn ingericht, neem je niemand aan en geef je dat geld voor niks uit.

Misschien herken je de situatie. De vacature staat al maanden open, de goede reacties blijven uit en in het MT klinkt de vraag: zullen we een arbeidsmarktcommunicatiebureau inschakelen? Misschien heb je dat al eens gedaan en herinner jij je vooral de hoogte van de factuur. Die twijfel begrijp ik. Ik help dagelijks bedrijven met hun werving en selectie en werk regelmatig als interim recruiter binnen organisaties. Ik ben dus zelf ook zo’n externe partij. Juist daarom zeg ik dit: je moet van tevoren weten wat het probleem is om de juiste oplossing te vinden.

Soms moet er gewerkt worden aan de arbeidsmarktcommunicatie. Soms is het beter om voor een enkele vacature een werving en selectiebureau in te schakelen. En soms werkt het het beste om tijdelijk een recruiter of ondersteuner aan je team toe te voegen.

Uit mijn onderzoek onder 411 sollicitanten, die ik samen met Onderzoekdoen.nl uitvoerde, blijkt dat het probleem meestal niet zit in een tekort aan kandidaten, maar in het proces en de gesprekken binnen de organisatie zelf. En daar verandert geen bureau iets aan.

In dit blog lees je wat er onder arbeidsmarktcommunicatie valt, wanneer je een vacature uitbesteedt aan een werving en selectiebureau, wanneer een interim recruiter uitkomst biedt en wanneer je vooral je eigen proces moet verbeteren. Zo kun je een weloverwogen keuze maken in plaats van een beslissing uit tijdsdruk.

Wat betekent het om recruitment uit te besteden?

Recruitment uitbesteden betekent dat je een externe partij inschakelt om aan meer en betere kandidaten te komen. Recruitment en werving en selectie betekenen hetzelfde; in de praktijk worden die termen door elkaar gebruikt. Wat mensen recruitment uitbesteden noemen, is eigenlijk het uitbesteden van onderdelen: je zet een bureau of platform in voor je arbeidsmarktcommunicatie, je legt een enkele vacature neer bij een werving en selectiebureau, of je voegt tijdelijk een interim recruiter toe aan je team.

Dat onderscheid is belangrijk. Een vacature uitbesteden aan een werving en selectiebureau betekent niet dat je je recruitment uitbesteedt. Het bureau levert kandidaten voor die ene vacature en rekent bij een aanname meestal een fee van 18 tot 25 procent van het bruto jaarsalaris. De rest van je recruitment, van arbeidsmarktcommunicatie tot de gesprekken en de beslissing, blijft gewoon jouw werk.

Of iemand echt bij je organisatie past, blijkt vaak pas in het gesprek. De persoonlijke klik en de aansluiting bij je organisatie zijn minstens zo belangrijk als kennis en ervaring. Daarom werkt selecteren het beste als degene die het doet je organisatie echt kent, of er tijdelijk onderdeel van wordt.

Wanneer zet je arbeidsmarktcommunicatie in?

Arbeidsmarktcommunicatie is meestal de eerste stap die bedrijven zetten als er te weinig kandidaten binnenkomen. Het zorgt dat kandidaten je weten te vinden en is altijd nodig; de vraag is vooral op welk niveau en tegen welke kosten.

Je kunt arbeidsmarktcommunicatie op verschillende niveaus inzetten. Gespecialiseerde bureaus kijken hoe je organisatie overkomt en bouwen een verhaal op bedrijfsniveau, doelgroepniveau en vacatureniveau: wat is jullie identiteit en waarom zou iemand bij jullie willen werken? Zulke trajecten kosten veel geld en zie je vooral bij middelgrote en grote bedrijven.

Kleine bedrijven doen het vaak zelf, of ze promoten losse vacatures via platforms als Indeed, Meta (Facebook en de kanalen die daaronder vallen) en LinkedIn. Daarnaast zijn er tussenpersonen die precies weten waar jouw vacature gepromoot moet worden en dat voor je inrichten. Eén kanttekening: gebruik je een platform als Indeed, weet dan dat zo’n platform jouw bedrijfsdata ook voor zichzelf gebruikt.

Wanneer is werving en selectie uitbesteden geen goede keuze?

Uitbesteden is geen goede oplossing als het probleem in je eigen sollicitatieproces zit. Duurt het te lang voordat er een beslissing wordt genomen, zijn gesprekken slecht voorbereid of is de vacature-intake niet scherp? Dan lost een externe partij dat niet op. Je krijgt misschien meer kandidaten, maar het echte probleem blijft bestaan.

Wat ik bij klanten vaak zie: het probleem is niet dat er te weinig kandidaten zijn. Het probleem is dat kandidaten ergens in het proces blijven haken. Daarnaast lopen processen en de sollicitatiegesprekken ook nog eens zo dat de kans groot is dat je een verkeerde kandidaat aanneemt, een goede kandidaat afwijst of dat een kandidaat die lang niks hoort zich terugtrekt of een andere baan heeft gevonden.

Dat zie ik ook terug in mijn onderzoek onder 411 sollicitanten. Slechts 62% had het gevoel dat de gesprekspartner hun cv goed had gelezen. Bijna vier op de tien kandidaten zaten dus tegenover iemand die zich niet goed had voorbereid. Bij kandidaten die zich tijdens het sollicitatieproces terugtrokken, zijn de cijfers nog duidelijker. Van hen had 56% het gevoel dat de gesprekspartner niet voorbereid was en 44% dacht dat hun cv niet goed was gelezen.

Bedenk wat dat betekent als je veel geld uitgeeft aan arbeidsmarktcommunicatie. Die bureaus zijn goed in wat ze doen, maar ze kosten veel geld als er geen aannames uit voortkomen. Je krijgt dan wel kandidaten in je funnel, maar is het interne proces niet goed ingericht om die kandidaten ook aan te nemen, dan betaal je veel geld zonder resultaat. En dat is zonde.

Hetzelfde geldt als nieuwe medewerkers in hun eerste jaar alweer vertrekken. Vaak sluiten de verwachtingen uit het sollicitatieproces niet aan op de werkelijkheid. Een recruitmentmarketingbureau kan dat niet oplossen, omdat de oorzaak binnen je eigen organisatie ligt. Het probleem is dan niet dat je te weinig kandidaten hebt, maar dat er intern iets misgaat. Gelukkig kun je daar zelf veel aan doen, zonder extra budget of een recruitmentmarketingbureau.

Wat kost het uitbesteden van werving en selectie?

Dat hangt af van wat je uitbesteedt. Een werving en selectiebureau rekent voor een enkele vacature meestal 18 tot 25 procent van het bruto jaarsalaris per aangenomen kandidaat. Interim en freelance recruiters werken met uurtarieven tussen de 65 en 150 euro. Arbeidsmarktcommunicatie loopt uiteen van een promotiebudget per vacature tot dure identiteitstrajecten.

Reken maar uit. Bij een jaarsalaris van €50.000 betaal je een recruitmentbureau al snel tussen de €9.000 en €12.500 voor een succesvolle plaatsing. Dat kan het geld zeker waard zijn, als die kandidaat goed past en ook blijft.

Daar komt nog iets bij. Een openstaande vacature kost een organisatie gemiddeld zo’n €10.000 per maand aan gemiste productiviteit. Daarom is het belangrijk om niet alleen naar de kosten van een bureau of freelancer te kijken, maar ook naar wat een goede en blijvende invulling oplevert. Meer over alle kosten rondom werving lees je in mijn blog over de kosten van werving en selectie.

Wanneer huur je een interim recruiter in?

Een interim recruiter huur je in voor duidelijke, tijdelijke klussen. Bijvoorbeeld als er tijdelijk veel werk is dat binnen een paar maanden op te lossen is, als je recruiter uitvalt of als er iets niet loopt en je wilt weten waar dat aan ligt.

Die afbakening is meteen belangrijk vanwege de wet DBA: je huurt een interim recruiter niet in voor de reguliere werkzaamheden, maar voor een afgebakende klus. Denk aan een piek in vacatures, een referralprogramma dat niet loopt, of onderzoek naar waar het in je werving misgaat, bijvoorbeeld omdat je geen zicht hebt op wat je arbeidsmarktcommunicatie oplevert.

Hoe dat er in de praktijk uitziet? Ik werkte voor een grote organisatie en daar komen op sommige vacatures 60 tot 100 reacties binnen. Ik neem vooraf alle cv’s door, selecteer op basis van een goede intake met de manager de beste kandidaten voor en plan de eerste en tweede gesprekken binnen een maand in, met maximaal vier kandidaten per vacature. Ik zit ook bij de gesprekken, zodat de vragen worden gesteld die er echt toe doen en elke kandidaat dezelfde onderwerpen krijgt voorgelegd. Zo houdt de manager tijd over en wordt er toch zorgvuldig geselecteerd.

Hoe bepaal je of je je recruitment moet uitbesteden of intern moet oplossen?

Kijk eerst waar het misgaat voordat je geld uitgeeft aan uitbesteden. Komen er te weinig mensen binnen, is er te weinig zichtbaarheid en is je verhaal als werkgeversmerk onvoldoende duidelijk? Dan is arbeidsmarktcommunicatie de plek om te investeren. Loopt het vast in het proces erna, dan los je met uitbesteden het echte probleem niet op.

In de praktijk is het antwoord bijna altijd allebei. Aan arbeidsmarktcommunicatie moet je altijd iets doen. Maar wat ik het meeste tegenkom, zijn bedrijven die best wat aan arbeidsmarktcommunicatie doen en niets aan het proces erna. Je hebt een goede naam, er komen kandidaten binnen, en daar wordt vervolgens slecht mee omgegaan. Dan krijg je je vacatures alsnog niet vervuld.

Stel jezelf een paar vragen. Weet je waar in het sollicitatieproces kandidaten afhaken? Hoe lang duurt het bij jullie voordat er een beslissing wordt genomen? En heb je kandidaten weleens gevraagd hoe zij het sollicitatieproces hebben ervaren?

Dat gebeurt in de praktijk nog verrassend weinig. Niet aan de kandidaten die zijn aangenomen, niet aan de kandidaten die zijn afgewezen en al helemaal niet aan de kandidaten die zelf zijn afgehaakt. Juist van die laatste groep kun je vaak het meeste leren.

Kun je deze vragen niet beantwoorden, dan weet je eigenlijk niet waar je geld naartoe gaat. Misschien helpt uitbesteden. Maar de kans is net zo groot dat je over een halfjaar weer tegen hetzelfde probleem aanloopt, terwijl je wel duizenden euro’s verder bent.

Eerst weten waar het vastloopt, dan pas kiezen

Recruitment uitbesteden kan op onderdelen een goede keuze zijn: arbeidsmarktcommunicatie om zichtbaar te worden, een werving en selectiebureau voor een enkele lastige vacature, een interim recruiter voor een tijdelijke klus. Zit het probleem in je eigen proces of de manier waarop gesprekken worden gevoerd, dan lost geen van die partijen dat op. De vacature blijft open, de kosten lopen door en de oorzaak van het probleem blijft bestaan.

Daarom help ik bedrijven van inzicht naar actie: stop met gissen, start met aannemen. Dat doe ik op drie manieren. Met de Scan zoek ik uit waar het wringt: ligt het aan je arbeidsmarktcommunicatie of aan het proces na de sollicitatie? Daarvoor spreek ik stakeholders én aangenomen, afgewezen en teruggetrokken kandidaten. Kies je voor de Scan met implementatie, dan vertalen we die inzichten in een workshop direct naar verbeteringen in je proces en gesprekken. En met het SOS Button Pakket spring ik zelf in als je geen recruiter in huis hebt, bij uitval of bij een piek.

Wil je weten waar jouw werving vastloopt voordat je ergens geld aan uitgeeft? Bekijk de pakketten of plan een vrijblijvende kennismaking in.