Welke vragen stel je tijdens een sollicitatiegesprek?

Wat vraag je als werkgever tijdens een sollicitatiegesprek? Je herkent het misschien wel. Het sollicitatiegesprek staat gepland, je hebt het cv doorgenomen en je hoopt dat het een goed gesprek wordt. Tijdens het gesprek probeer je professioneel te blijven, maar ook echt contact te maken. En als het voorbij is, vraag je je af: heb ik nu eigenlijk genoeg gehoord en gezien om een goede keuze te maken?

Geloof mij, je bent zeker niet de enige. Managers, teamleden en andere gesprekspartners lopen hier regelmatig tegenaan. Uit mijn onderzoek onder 411 sollicitanten blijkt dat 38% van de kandidaten hun gesprekspartners als onvoldoende voorbereid ervaart. Ik help mkb-bedrijven en scale-ups dagelijks om hun werving en selectie te verbeteren. Daarbij zie ik dat sollicitatiegesprekken vaak de zwakste schakel zijn.

In dit blog lees je welke vraag je nooit mag overslaan, waarom veel gesprekken weinig opleveren, hoe je met de STARR-methode gedrag zichtbaar maakt en hoe je meer structuur aanbrengt zonder dat het een kruisverhoor wordt. 

Waarom leveren sollicitatiegesprekken vaak zo weinig op?

Omdat veel gesprekspartners onvoorbereid aan tafel zitten en vooral op hun onderbuikgevoel afgaan. Uit mijn onderzoek onder 411 sollicitanten blijkt dat 38% van de kandidaten de gesprekspartners als onvoldoende voorbereid ervaart en dat 36% in het eerste en tweede gesprek dezelfde vragen kreeg.

Managers doen recruitment er vaak gewoon bij. Ze zijn niet opgeleid om sollicitatiegesprekken te voeren en denken dat ze het kunnen omdat ze het al vaker gedaan hebben. Maar vaker een gesprek voeren betekent niet dat je gestructureerd kunt interviewen, en ook niet dat je goede vragen stelt.

Het is een beetje zoals naar voetbal kijken: bijna iedereen kent de buitenspelregel en denkt daardoor verstand van het spel te hebben. Met sollicitatiegesprekken is dat niet anders. Ik voer al dertig jaar sollicitatiegesprekken en toch bereid ik me voor iedere functie samen met de manager voor. Wat is het belangrijkste, en welke thema’s en vragen moeten in ieder gesprek besproken worden? Goede vragen bedenk je niet ter plekke.

Zonder voorbereiding stel je al snel oppervlakkige vragen, blijf je hangen bij het cv en mis je juist de informatie die je nodig hebt om een goede keuze te maken. En de kandidaat merkt dat ook. Bijna 40% van de kandidaten zegt tijdens de sollicitatieprocedure geen goed beeld van de bedrijfscultuur te krijgen.

Wat dat kost? Bij een van mijn klanten bleek uit onafhankelijk Candidate Experience-onderzoek dat 60% van de nieuwe medewerkers de bedrijfscultuur anders ervaarde dan verwacht. Het gevolg: 20% uitstroom in het eerste jaar. Dan begint het hele wervingsproces opnieuw.

Hoe maak je gedrag zichtbaar met de STARR-methode?

STARR staat voor Situatie, Taak, Actie, Resultaat en Reflectie. Je vraagt de kandidaat naar een concrete situatie uit het verleden en loopt die stap voor stap door. Zo zie je hoe iemand echt te werk gaat, in plaats van alleen mooie antwoorden te krijgen.

In sollicitatiegesprekken kijken we vaak naar ervaring, vaardigheden en of iemand het werk aankan. Logisch, maar daarmee mis je juist wat vaak het verschil maakt: gedrag, motivatie en de match met de functie. Iedere kandidaat kan zeggen dat hij stressbestendig is of goed samenwerkt. Met de STARR-methode vraag je door op wat iemand daadwerkelijk heeft gedaan:

• Situatie: wat speelde er precies?
• Taak: wat was jouw rol?
• Actie: wat heb jij concreet gedaan?
• Resultaat: wat leverde dat op?
• Reflectie: wat zou je nu anders doen?

Juist die laatste twee stappen maken het verschil. Een verhaal kun je voorbereiden. Maar als je doorvraagt over wat iemand zelf heeft gedaan, wat het resultaat was en wat hij ervan heeft geleerd, merk je al snel of iemand het echt heeft meegemaakt. Dan hoor je vanzelf het verschil tussen een mooi verhaal en hoe iemand echt handelt.

Welke vraag mag je als werkgever nooit overslaan in een sollicitatiegesprek?

De vraag die je altijd moet stellen is: “Wat spreekt je aan in deze functie en waarom?” Die vraag klinkt misschien vanzelfsprekend, maar wordt verrassend vaak niet gesteld.

Het antwoord laat drie dingen zien:

• wat iemand belangrijk vindt;
• of iemand goed begrijpt wat de functie inhoudt;
• of de motivatie past bij wat jij te bieden hebt.

In de praktijk zie ik dat we vaak meteen de inhoud induiken. We willen al snel weten of iemand aan de functie-eisen voldoet. Begin liever met de motivatie en vraag hoe iemand tegen de functie aankijkt. De antwoorden daarop zeggen vaak meer dan een heel cv.

Mijn tip: stel deze vraag aan het begin van het gesprek en vraag aan het einde of de functie nog steeds aansluit bij de verwachtingen van de kandidaat. Het verschil tussen die twee antwoorden is vaak veelzeggend. Je ziet meteen hoe het gesprek het beeld van de kandidaat heeft beïnvloed.

Goede vragen stellen zonder dat het een kruisverhoor wordt

Werk met een vaste set vragen die je aan iedere kandidaat stelt, en neem de tijd om door te vragen. Zo houd je de gesprekken eerlijk en vergelijkbaar. Een goed sollicitatiegesprek is geen ondervraging, maar een gesprek waarin je samen ontdekt of de functie en de kandidaat bij elkaar passen.

Structuur klinkt misschien stijf, maar in de praktijk werkt het juist andersom. Als je vooraf weet welke vragen je wilt stellen, kun je tijdens het gesprek veel beter luisteren. Je hoeft niet steeds na te denken over de volgende vraag.

Je hebt echt geen tien vragen nodig. Vijf vaste vragen per gesprek zijn vaak al genoeg, zolang je ze aan iedere kandidaat stelt. Vul na afloop een korte scoringskaart in, zodat je kandidaten op dezelfde punten beoordeelt. Hiermee voorkom je dat aannames of onderbuikgevoel de doorslag geven.

Eerlijk gezegd blijkt juist dit in de praktijk het lastigst. Daarom heb ik de sollicitatiekaartenset ontwikkeld: 81 vragen en 37 praktische tips die je inspireren om andere vragen te stellen en een sollicitatiegesprek goed voor te bereiden. Ik kan de set ook op maat maken voor jouw bedrijf, passend bij jouw bedrijfscultuur. Zo weet je zeker dat gestructureerd interviewen voor iedere manager duidelijk is. Het geeft ze houvast tijdens het gesprek en helpt ze scherpere vragen te stellen, waardoor je beter kunt beoordelen of iemand echt bij de functie past.

Vergeet ook niet dat een sollicitatiegesprek twee kanten op werkt. Vertel eerlijk over het team, de cultuur en de functie. Maak het niet mooier dan het is. Uit mijn onderzoek blijkt dat 29% van de nieuwe medewerkers vond dat het beeld van het bedrijf tijdens de sollicitatie niet overeenkwam met de werkelijkheid. Dat merk je vaak al snel na de eerste werkdag.

Hoe zorg je dat het tweede gesprek iets toevoegt aan het eerste?

Bepaal vooraf wat je met elk gesprek wilt bereiken. Het eerste gesprek gaat over de functie, de motivatie van de kandidaat en de eerste indruk. Het tweede gesprek is bedoeld om verder de diepte in te gaan. Dan kijk je of iemand binnen het team past en bespreek je wat jullie van elkaar verwachten.

Uit mijn onderzoek blijkt dat 36% van de kandidaten in beide gesprekken dezelfde vragen kreeg. Dat maakt geen professionele indruk en levert weinig op. Je krijgt twee keer dezelfde antwoorden en weet na het tweede gesprek nauwelijks meer dan na het eerste.

Spreek daarom al tijdens de vacature-intake af wie welk gesprek voert en wat je na ieder gesprek wilt weten. Dat kost nauwelijks extra tijd en voorkomt juist dat je later nog een derde gesprek moet plannen.

Zorg er ook voor dat recruiter en manager hierin goed samenwerken, ieder vanuit zijn eigen rol.

Sluit ook het tweede gesprek af met de vraag of de functie nog steeds aansluit bij wat de kandidaat ervan had verwacht. Zo weet je vóór je een aanbod doet of het beeld aan beide kanten nog steeds klopt.

Zo haal je meer uit je sollicitatiegesprekken

Een goed sollicitatiegesprek begint met goede voorbereiding en goede vragen. Zo haal je ook de bias eruit en discrimineer je minder. Start met de motivatie van de kandidaat, werk met een vaste set vragen, maak gedrag zichtbaar met de STARR-methode en bepaal vooraf het doel van elk gesprek. Zo heb je na afloop voldoende informatie om een weloverwogen keuze te maken.

Blijf je vooral op je onderbuikgevoel vertrouwen, dan blijft het voor een deel gokken. Kandidaten haken af als gesprekspartners onvoorbereid zijn. En soms neem je iemand aan die achteraf toch niet goed blijkt te passen. Verloop in het eerste jaar is zelden toeval. Vaak waren de signalen er tijdens de gesprekken al.

Ik help organisaties dagelijks om hun sollicitatiegesprekken en hun hele selectie proces te verbeteren. Met mijn eigen onderzoek naar de Candidate Experience weet ik waar het in gesprekken vaak misgaat. Met praktische tools help ik organisaties om dat beter aan te pakken. Sollicitatiekaarten voor betere sollicitatiegesprekken