Sollicitatiegesprek voorbereiden als werkgever: zo doe je het goed

Het sollicitatiegesprek staat morgen in je agenda. Tussen twee vergaderingen door bekijk je snel het cv en je hoopt dat het gesprek vanzelf goed verloopt. Na afloop vraag je je toch af: heb ik eigenlijk genoeg gehoord en gezien om een goede keuze te maken? Gelukkig hoeft het voorbereiden van een sollicitatiegesprek niet veel tijd te kosten. Het draait om vier dingen: het cv goed lezen, vooraf bepalen wat je uit het gesprek wilt halen, de rolverdeling afspreken en je vragen voorbereiden.

Ik ben Evelijn de Flines en ik help MKB- en scale-uporganisaties dagelijks om hun werving en selectie te verbeteren. Samen met Onderzoekdoen.nl deed ik in 2024 onderzoek onder 411 sollicitanten naar de Candidate Experience: hoe kandidaten het sollicitatieproces ervaren. Daaruit blijkt dat kandidaten het direct merken als je onvoorbereid aan tafel zit. En daar trekken ze hun conclusies uit.

In dit blog lees je waarom een goede voorbereiding zo belangrijk is, wat kandidaten daarvan merken, hoe je een sollicitatiegesprek goed voorbereidt en welke vragen je kunt stellen. Ook laat ik zien dat een goede voorbereiding minder tijd kost dan veel mensen denken. Na het lezen weet je precies hoe je een sollicitatiegesprek voorbereid ingaat.

Waarom is de voorbereiding van een sollicitatiegesprek zo belangrijk?

Waarom is een goede voorbereiding zo belangrijk? Omdat het gesprek bepaalt wie je aanneemt en wie afhaakt. Ga je onvoorbereid het gesprek in, dan loop je het risico goede kandidaten mis te lopen.

Een voorbeeld uit mijn praktijk. Een interne kandidaat met uitstekende referenties zat in zijn derde sollicitatiegesprek. Toch werd hij afgewezen. De manager had zijn cv niet gelezen, de referenties niet bekeken en het gesprek ging vooral over privézaken. Er werd nauwelijks gevraagd naar zijn werkervaring.

Dat is helaas geen uitzondering. Als je onvoorbereid een gesprek voert, straal je uit dat de organisatie niet professioneel is. Goede kandidaten haken af. Tegelijk neem je beslissingen op basis van te weinig informatie. Vacatures blijven langer openstaan, de werving kost meer tijd en geld en concurrenten gaan er met de beste kandidaten vandoor. Neem je vervolgens de verkeerde persoon aan, dan merk je dat vaak terug in het verloop binnen het eerste jaar.

Wat merken kandidaten ervan als je onvoorbereid het gesprek ingaat?

Uit mijn onderzoek onder 411 sollicitanten blijkt dat bijna vier op de tien kandidaten het gevoel hadden dat de gesprekspartner hun cv niet goed had gelezen.

De cijfers op een rij:

• Slechts 62% had het gevoel dat de gesprekspartner het cv kende.
• Slechts 62% vond dat de gesprekspartners goed voorbereid waren.
• Slechts 56% vond dat hun ervaring op een goede manier werd beoordeeld.

Bij kandidaten die werden afgewezen of zelf afhaakten, vallen de cijfers nog ongunstiger uit. Van hen had 44% het gevoel dat hun cv niet goed was gelezen. Van de kandidaten die zich terugtrokken vond 56% dat de gesprekspartners niet voorbereid waren.

Juist deze kandidaten ben je kwijt. Ze vertellen hun ervaring aan vrienden, oud-collega’s en delen die soms ook op LinkedIn. Zo kan één slecht sollicitatiegesprek niet alleen invloed hebben op deze vacature, maar ook op je reputatie als werkgever.

Hoe bereid je een sollicitatiegesprek voor als werkgever?

Een goede voorbereiding bestaat uit vier vaste stappen: lees het cv, bepaal het doel van het gesprek, spreek de rolverdeling af en bedenk vooraf wat je over de functie, het team en de organisatie wilt vertellen.

Stap 1: lees het cv echt

Lees het cv aandachtig. Noteer wat opvalt, waar je op wilt doorvragen en welke referenties je wilt controleren. Een kandidaat merkt vaak al in de eerste paar minuten of jij je hebt voorbereid.

Stap 2: bepaal het doel van het gesprek

Bedenk vooraf wat je na afloop wilt weten.

Het eerste gesprek gaat over de functie, de motivatie van de kandidaat en de eerste indruk. Het tweede gesprek is bedoeld om verder de diepte in te gaan. Dan kijk je of iemand binnen het team past en bespreek je wat jullie van elkaar verwachten.

Uit mijn onderzoek bleek dat 36% van de kandidaten in meerdere gesprekken dezelfde vragen kreeg. Dan hoor je twee keer hetzelfde verhaal en leer je weinig nieuws. Let op het verschil: dezelfde kernvragen stellen aan alle kandidaten in dezelfde ronde is juist goed, daarover lees je verderop meer. Dezelfde vragen stellen aan dezelfde kandidaat in ronde één en ronde twee levert je niets nieuws op.

Stap 3: spreek de rolverdeling af

Bespreek vooraf wie welke vragen stelt, wie waar op let en wie uiteindelijk de beslissing neemt. Zo voorkom je dat iedereen zijn eigen gesprek voert en kandidaten op verschillende criteria worden beoordeeld.

Stap 4: bedenk wat je vertelt over de functie, het team en de cultuur

Wees eerlijk en schets een realistisch beeld. Bij een van mijn klanten bleek dat 60% van de nieuwe medewerkers de bedrijfscultuur anders had ervaren dan verwacht. Het gevolg: 20% uitstroom in het eerste jaar.

Vertel hoe het er echt aan toegaat. Ook de minder leuke kanten horen daarbij, op een manier die niet afschrikt maar wel een eerlijk beeld geeft. Zo weten kandidaten waar ze aan toe zijn en waarvoor ze kiezen.

Welke vragen stel je in een sollicitatiegesprek?

Stel dezelfde kernvragen aan alle kandidaten, begin met de motivatie en gebruik de STARR-methode om zicht te krijgen op hoe iemand handelt. Goede vragen bedenk je vooraf, niet op het moment zelf.

Stel dezelfde kernvragen aan alle kandidaten

Je spreekt voor een vacature zelden één kandidaat. Meestal zijn het er vier of vijf, verdeeld over een week, en daaruit maak je een selectie. Om die kandidaten eerlijk te kunnen vergelijken, stel je aan iedereen dezelfde kernvragen. Dat hoeven er niet veel te zijn: drie tot vijf is genoeg. Dit heet gestructureerd interviewen.

Gestructureerd interviewen is ook belangrijk als je inclusief wilt werven. Tussen mannen en vrouwen zit al veel verschil in hoe ze een gesprek voeren, bij kandidaten uit een andere cultuur is dat verschil nog groter. Ga je alleen af op je onderbuikgevoel, dan vergelijk je niet eerlijk.

Waar gaat het gesprek echt om?

In een sollicitatiegesprek gaat de aandacht vaak vooral uit naar ervaring en vaardigheden. Een goed gesprek is geen vragenvuur, maar een gesprek waarin je van twee kanten helder krijgt of jullie hetzelfde verstaan onder de vacature en het werk. Zo weet de kandidaat waarvoor hij of zij kiest.

Verder wil je weten of de ervaring en competenties aansluiten: wat kan iemand al en wat nog niet? En hoe is iemand in een team, wat vindt diegene belangrijk? Dat weeg je af tegen wat er in jouw team nodig is.

Deze vragen helpen je daarbij

De vraag die je altijd stelt:

“Wat spreekt je aan in deze functie en waarom?”

Die vraag lijkt misschien vanzelfsprekend, maar wordt vaak overgeslagen. Het antwoord geeft je een goed beeld van wat iemand belangrijk vindt, hoe de kandidaat naar de functie kijkt en of de verwachtingen bij elkaar passen.

Andere vragen die je helpen om dat beeld scherp te krijgen:

In hoeverre komen de taken en verantwoordelijkheden van deze vacature overeen met wat je nu doet? Het antwoord laat ook zien hoe de kandidaat de vacature ziet.

• Waarom vind je dat jij past op deze functie?
• Wat maakt dat je om je heen aan het kijken bent?
• Welk beeld heb je van de vacature: wat denk je dat je dagelijks gaat doen?
• Wat hoop je in deze functie te vinden?

Sluit het tweede gesprek af met de vraag of de functie nog steeds aansluit bij wat de kandidaat ervan had verwacht. Zo weet je voordat je een aanbod doet of het beeld aan beide kanten nog klopt.

Gebruik STARR als hulpmiddel, niet als doel

Wil je verder kijken dan ingestudeerde antwoorden? Gebruik dan de STARR-methode: Situatie, Taak, Actie, Resultaat en Reflectie. Je vraagt de kandidaat een concrete situatie te beschrijven en vraagt daarop door.

STARR is daarbij niet heilig. Het is een hulpmiddel om zicht te krijgen op hoe iemand handelt en of iemand zelfreflectie heeft. Vraag bijvoorbeeld: met wat je nu weet, wat zou je anders doen? Of: wat heb je hiervan geleerd? Veel kandidaten vinden dat ze iets kunnen zonder dat ze er ervaring mee hebben. Juist dan werkt STARR goed, omdat je doorvraagt op wat iemand in de praktijk echt heeft gedaan. 

Hoeveel tijd kost een goede voorbereiding?

Veel managers voeren sollicitatiegesprekken naast hun gewone werk. Ze hebben daar vaak geen training in gehad en bereiden een gesprek daarom nauwelijks voor. Het vergroot de kans dat je hierdoor belangrijke informatie mist.

Zelf voer ik al dertig jaar sollicitatiegesprekken en ik bereid me nog steeds op ieder gesprek voor. Goede vragen bedenk je namelijk niet op het moment zelf.

Precies daarom ontwikkelde ik de sollicitatiekaartenset. Samen met HR, recruitment en de gespreksvoerders stellen we in ongeveer een uur een kaart op die past bij jullie organisatie. Daarop staan de vragen die je wilt stellen, aandachtspunten voor het gesprek en waar je specifiek op let. Zo heeft iedereen dezelfde basis.

Het resultaat is dat gesprekken consistenter verlopen, kandidaten beter tot hun recht komen en je beslissingen kunt nemen op basis van dezelfde informatie.

Wil je eerst zelf aan de slag? Dan is er de sollicitatiekaartenset met 81 vragen en 37 praktische tips.

Conclusie: voorbereiding bepaalt wie je binnenhaalt

Een goed sollicitatiegesprek begint al voordat de kandidaat binnenkomt. Lees het cv goed door, bepaal wat je uit het gesprek wilt halen, spreek de rolverdeling af en zet je vragen vooraf op een rij. Met die voorbereiding voer je betere gesprekken en maak je uiteindelijk betere keuzes.

Kandidaten merken het direct als je goed voorbereid bent. Je voert betere gesprekken, krijgt betrouwbaardere informatie en maakt uiteindelijk betere keuzes.

Wil je zelf aan de slag? Vraag dan de gratis sollicitatiekaartenset aan. Met 81 vragen en 37 praktische tips heb je direct houvast om sollicitatiegesprekken gestructureerd en professioneel te voeren.