Hoog verloop in het eerste jaar? Kijk eerst naar je eigen werving en selectieproces
Reading Time: 8 minutes Je krijgt dezelfde vacature, die je nog geen jaar geleden hebt ingevuld. Hoe kan dit? Wat is er mis gegaan.
Als je een hoog verloop hebt binnen het 1e jaar, valt dit terug te voeren naar de wijze hoe een kandidaat is binnen gehaald. Mijn naam is Evelijn de Flines. Ik help MKB- en scale-up-organisaties hun recruitmentproces op orde te krijgen en deed samen met onderzoekdoen.nl een onderzoek onder 411 sollicitanten naar de Candidate Experience (hoe zij het werving en selectie proces hebben ervaren. Wat daar uitkomt is glashelder: . Maar 80% is tevreden over hun nieuwe baan, en maar 70% vindt dat het vooraf geschetste beeld van het bedrijf klopt met de werkelijkheid
In dit blog laat ik je zien waarom hoog verloop in het eerste jaar voorkomen kan worden door het recruitment proces en de gesprekken beter in te richten. In deze blog laat ik zien waar de vijf grootste lekken in een recruitmentproces zitten, wat zo’n lek proces je organisatie echt kost en welke vier stappen je morgen al kunt zetten om grip terug te krijgen. Inclusief de pijnlijke vraag waar veel werkgevers omheen draaien: doen wij het zelf misschien fout?
Waarom hoog verloop in het eerste jaar vaak valt terug te voeren aan het werving en selectie proces
Hoog personeelsverloop valt in de meeste gevallen terug te voeren op het recruitmentproces zelf, niet aan een tekort aan kandidaten. Mensen reageren wel en worden zelfs aangenomen, maar het proces en de wijze van gespreksvoering zorgt dat de eerst juiste mensen binnen een jaar weer vertrekken.
In mijn onderzoek zag ik dat slechts 62% het gevoel had dat de gesprekspartner het cv kende. Dat betekent dat bijna vier op de tien kandidaten in een gesprek zaten met iemand die hun cv niet of nauwelijks had gelezen.
En dat zijn niet de uitschieters. Onder de teruggetrokken kandidaten gaf 56% aan dat ze het gevoel hadden dat de gesprekspartner niet voorbereid was. 44% van de afgewezen en teruggetrokken kandidaten dacht zelfs dat het cv niet was gelezen. Dit zijn de mensen die je niet meer terugziet en die hun verhaal vertellen aan vrienden, oud-collega’s en in LinkedIn-comments.
Wat ik in de praktijk zie: organisaties hebben geen tekort aan kandidaten. Ze hebben een proces en wijze van gespreksvoering dat de verkeerde mensen aanneemt, wat een mismatch oplevert die zich wreekt in jaar één.
Waar lekt het recruitmentproces precies?
Een recruitmentproces lekt meestal op vijf punten: een onscherpe intake, een te traag proces, onduidelijk eigenaarschap, slecht voorbereide en gevoerde gesprekken en geen inzicht in hoe kandidaten het werving en selectie proces ervaren. Dit zijn de vijf lekken die ik bijna overal tegenkom.
Lek 1: Een onscherpe intake
Het begint vaak met “zet de oude vacature maar weer online”. Niemand vraagt door wat het team echt nodig heeft, of wat een harde eis is en wat eigenlijk een wens. Het profiel blijft vaag. Managers zien de kandidaten binnenkomen, maar herkennen ze niet en wijzen ze af. Vraag je waarom, dan blijft het stil. Een goede intake voorkomt naar mijn ervaring zeker de helft van alle wervingsproblemen.
Lek 2: Een te traag proces
Kandidaten wachten niet. Terwijl jij wacht op feedback van een manager die er deze week even niet aan toekomt, heeft de kandidaat allang ergens anders getekend. Ik zie regelmatig processen waarin tussen het eerste en het tweede gesprek twee of drie weken zitten. Voor de kandidaat voelt dat als desinteresse, ook als jij het zo niet bedoelt.
Lek 3: Niemand voelt zich verantwoordelijk
Wie beoordeelt cv’s binnen welke termijn? Wie belt de kandidaat na het gesprek? Wie neemt de eindbeslissing? In veel organisaties is dat nergens vastgelegd. Dus schuift iedereen het door en blijven kandidaten wekenlang hangen. De recruiter wijst naar de manager, de manager naar de recruiter, en niemand ziet het echte probleem: er zijn nooit duidelijke afspraken gemaakt.
Wat in de praktijk werkt: maak recruitment eigenaar van het proces en de doorlooptijd, en maak de manager eigenaar van de inhoudelijke beoordeling. Dan weet iedereen waar hij aan toe is.
Lek 4: Onvoorbereide gesprekken
Iedereen kijkt vlak voor het gesprek nog even snel naar het cv en bedenkt onderweg z’n vragen. In het tweede gesprek krijgt de kandidaat dezelfde vragen als in het eerste. Voor kandidaten voelt dat als: als jullie het gesprek niet serieus nemen, waarom zou ik dan voor jullie kiezen?
Bedenk vooraf wat het eerste gesprek doet en wat het tweede gesprek doet. Anders krijg je twee keer dezelfde vraag, twee keer een cv-doorloop en geen toegevoegd inzicht.
Lek 5: Geen inzicht in waar het misgaat
De meeste organisaties meten alleen het eindresultaat. Is de vacature ingevuld? Hoe lang duurde dat? Ze meten niet hoeveel kandidaten zijn afgehaakt, op welk moment en wat ze van het proces vonden. Als je niet weet waar mensen afhaken, kan je het ook niet beter maken. En zo blijven elk kwartaal dezelfde fouten terugkomen.
Wat kost een lekkend recruitmentproces de organisatie?
Een openstaande vacature kost gemiddeld €10.000 per maand. Deze kosten zitten in verlies aan productiviteit, vertraging van projecten, overwerk en recruitmentkosten. In deze kosten zijn de druk op het team en eventueel verzuim niet meegenomen
Die €10.000 per maand is een gemiddelde van SHRM, Berenschot en mijn eigen analyses[Ed1] . In dat bedrag zitten de tijdelijke vervangingskosten, het verlies aan klanten en de extra druk op het team nog niet eens verwerkt. Het feitelijke bedrag ligt vaak een stuk hoger.
Bij hoog verloop verdubbelen die kosten. Want elke nieuwe medewerker die binnen een jaar weer vertrekt betekent: opnieuw werven, opnieuw inwerken, opnieuw wennen. En de mensen die wel blijven hangen draaien intussen op halve kracht omdat zij de open plekken moeten opvangen.
Wat er bovenop komt is reputatieschade. Uit onderzoek van Glassdoor blijkt dat kandidaten met een goede ervaring 38% sneller een aanbod accepteren, vaak zelfs tegen een vergelijkbaar of lager salaris. En andersom werkt het net zo. Dat zie ik elke week. Kandidaten die zich slecht behandeld voelden, vertellen hun verhaal door. En jouw volgende vacature merkt dat in de instroom.
Waarom blijft dit probleem in zoveel organisaties bestaan?
Omdat echte oplossingen vragen om langetermijnwerk en zelfreflectie en de meeste organisaties kiezen voor de snelle pleisters: nog een vacaturecampagne, nog een bureau, nog een jobboard.
In de praktijk zie ik twee mechanismen die het probleem in stand houden. Het eerste: recruitment wordt als uitvoerend gezien, niet als strategisch. Er wordt gekeken wie de vacature vult, niet hoe de funnel werkt. Er wordt geïnvesteerd in marketing, niet in het proces erna.
Het tweede: langetermijnwerk aan je recruitment vinden mensen vermoeiend. Dat hoor ik vaak. Het is makkelijker om weer een bureau te bellen dan om eerlijk te kijken naar wat er intern misgaat. Het is comfortabeler om “te weinig kandidaten” te zeggen dan om te erkennen dat de eigen gesprekken niet goed verlopen. Begrijpelijk, alleen lost het niks op en kost het in stilte een hoop geld.
En er komt nog iets bij: werkgevers vragen zelden aan kandidaten hoe zij het hebben ervaren. Niet aan de aangenomen en, niet aan de afgewezenen en helemaal niet aan de teruggetrokkenen. Terwijl daar bijna altijd de waarheid ligt.
Waarom is een proces beschrijven niet hetzelfde als verandering doorvoeren?
Een proces op papier zetten is het makkelijkste deel. Zorgen dat managers, recruiters en hiring teams het ook gebruiken en blijven verbeteren is iets heel anders.
De meeste organisaties hebben al wel iets beschreven. Een ATS, een procedure, een set afspraken. Toch volgt niemand het consequent. Dat is niet eens ontwil, maar het nut is nooit uitgelegd, het systeem is niet goed ingericht of er wordt per situatie geïmproviseerd. Wat werkt bij een corporate werkt zelden bij een snelgroeiende startup.
De echte verandering zit in het doen. Samen uitleggen waarom het belangrijk is, ruimte maken voor weerstand en blijven bijsturen tot het in de gesprekken zelf landt. Je hebt niet alleen een proces nodig, maar mensen die het oppakken en willen verbeteren. Anders is je proces een document dat niemand opent.
Wat kan ik morgen anders doen om verloop te verlagen?
Vier concrete stappen. Geen tools nodig, wel discipline.
Stap 1: Maak van je intake een mini-strategiegesprek. Vraag door op wat het team echt nodig heeft. Splits harde eisen en wensen. Bepaal voorr de vacature live gaat wie welk gesprek voert en welke criteria doorslaggevend zijn.
Stap 2: Leg eigenaarschap zwart op wit vast. Maak per vacature een proceskaart met drie kolommen: wat is de stap, wie doet het en binnen welke termijn. Recruitment is eigenaar van het proces, de manager is eigenaar van de inhoudelijke beoordeling.
Stap 3: Meet je funnel als een sales funnel. Hoeveel kandidaten stromen in, gaan door naar een gesprek, ontvangen een aanbod en accepteren? Op welk moment haken ze af? Bespreek deze cijfers wekelijks, niet één keer per kwartaal.
Stap 4: Zorg dat je gesprekken op orde zijn. Lees het cv vooraf. Werk met een gespreksstructuur. Stem af wie wat vraagt in welke ronde. Maak bewust onderscheid tussen het eerste en het tweede gesprek. Vertel kandidaten eerlijk wat ze kunnen verwachten op de vloer, ook de minder leuke kanten.
Veelgestelde vragen
Conclusie
Door deze vijf lekken te dichten en de vier stappen consequent te volgen, verander je je recruitment van een verzameling losse acties in iets dat kandidaten wel vasthoudt. Hoog verloop is dan geen mysterieuze marktfactor meer, maar iets waar je grip op hebt.
De meeste bedrijven verliezen goede mensen niet door een tekort aan sollicitanten, maar door een proces dat te traag, te onpersoonlijk en te slecht voorbereid is. Wat ze niet meten kunnen ze niet verbeteren. En wat ze niet erkennen kunnen ze niet veranderen.
Als recruitmentspecialist help ik MKB- en scale-up-organisaties dagelijks om hun proces zo in te richten dat de juiste mensen niet afhaken maar tekenen, en blijven. Met onafhankelijk onderzoek breng ik in kaart waar in jouw proces kandidaten verloren gaan en welke aanpassingen direct effect hebben.
Wil je weten waar het bij jou lekt? Begin met de gratis handout Voordelen meten Candidate Experience & cNPS. Daarin laat ik in concrete cijfers zien hoeveel een goede candidate experience oplevert in tijd, kwaliteit en kosten.
