Waarom vacatures maanden openstaan (en het niet door personeelstekort komt)

Je kent het gevoel. Een vacature staat al weken open. De advertentie loopt. Er komen reacties. Maar ergens in het proces verdwijnen de kandidaten weer, en je weet niet precies waar.

Of je bent de manager die aan het einde van het kwartaal constateert dat een positie al drie maanden niet is ingevuld. De werkdruk in het team stijgt. Collega’s compenseren. En de vraag die niemand hardop stelt, maar iedereen denkt: waarom lukt dit ons niet?

Het antwoord is bijna nooit: “er zijn gewoon geen mensen.”

Mijn naam is Evelijn. Ik werk als recruitmentstrateeg, verbeteraar en sparringpartner voor organisaties die grip willen krijgen op hun recruitmentproces. Met meer dan 30 jaar ervaring in recruitment, HR en verandermanagement heb ik processen gezien van binnenuit: van reorganisaties tot organisaties die jaarlijks meer dan 200 nieuwe medewerkers aannemen.

Ik werkte op MT en managementniveau bij zowel corporate als MKB organisaties en combineer die praktijkervaring met onafhankelijk onderzoek naar Candidate Experience. In mijn werk analyseer ik recruitmentprocessen met data, onderzoeksmethodiek en scherpe observaties.

In de praktijk zie ik bij organisaties van allerlei groottes hetzelfde patroon. Er is instroom. Er zijn kandidaten die reageren, die een gesprek voeren, die interesse tonen. Maar ergens tussen de eerste reactie en het aanbod gaat het mis. Het valt stil, het proces loopt vertraging op. Een afwijzing zonder reden. En de kandidaat kiest voor een werkgever die wel snel en helder communiceerde.

In dit blog leg ik je uit waar het in recruitmentprocessen structureel misgaat, onderbouwd met onderzoek onder 411 kandidaten dat ik in 2024 uitvoerde samen met Onderzoekdoen.nl. Na het lezen weet je precies welke vijf lekken ervoor zorgen dat vacatures open blijven staan, wat dat je organisatie concreet kost en welke eerste stappen je kunt zetten om het te verbeteren.

Verlies je kandidaten waardoor vacatures maanden open blijven staan?

Vraag een willekeurige directeur of recruiter wat hij doet als vacatures te lang openstaan, en je krijgt vrijwel altijd hetzelfde antwoord. Meer zichtbaarheid. Een extra jobboard. Een nieuw bureau. Nog een campagne. De gedachte is logisch: als er te weinig kandidaten komen, moet je meer mensen bereiken.

Maar hier zit de grootste misvatting in recruitment.

Ik zie het bij vrijwel elke organisatie waarmee ik werk: het marketingbudget wordt zonder aarzeling verhoogd, terwijl het proces daarna volledig wordt genegeerd. Duizenden euro’s naar advertenties, platforms en bureaus. En dan? Kandidaten reageren, worden gebeld, komen op gesprek en verdwijnen vervolgens in stilte. Of erger: ze haken bewust af, omdat het proces te traag, te onduidelijk of te onpersoonlijk is.

Want in de praktijk zie ik iets anders. Kandidaten komen wel binnen. Ze verdwijnen alleen weer voordat er een aanbod ligt. 

Vergelijk het met een emmer met gaten. Je kunt blijven bijvullen, maar zolang je de gaten niet dicht, verdwijnt het water. Recruitment werkt precies zo. Duizenden euro’s naar jobboards, platforms en bureaus. Meer instroom lost niets op als het lek daarna zit.

In 2024 deed ik samen met Onderzoekdoen.nl een representatief onderzoek onder 411 kandidaten die daadwerkelijk een sollicitatiegesprek hadden gevoerd. De uitkomsten waren confronterend:

• 36% van de kandidaten gaf het sollicitatieproces een onvoldoende
• 41% miste duidelijke communicatie tijdens het proces
• 38% vond gesprekspartners onvoldoende voorbereid
• De cNPS stond op -22: meer ontevreden dan tevreden kandidaten

Dit zijn patronen. En zolang je ze niet ziet, gooi je marketingbudget weg aan bereik dat je vervolgens zelf om zeep helpt. Elke euro die je in een jobboard steekt zonder te weten waar kandidaten afhaken, is een euro die je verspilt.

Adverteren is noodzakelijk. Maar het is de verkeerde prioriteit zolang het proces niet op orde is.

Waar gaat het dan echt mis in het recruitmentproces?

Vacatures blijven zelden open door één grote oorzaak. Het is bijna altijd een optelsom. Hieronder de vijf lekken die ik in de praktijk het vaakst tegenkom.

Lek 1: de vacature-intake is te vaag

Het begint bij het begin. Voordat een vacature online gaat, voert een recruiter een intakegesprek met de hiring manager. Dat gesprek bepaalt alles wat erna komt: de vacaturetekst, de zoekstrategie, de selectiecriteria en uiteindelijk de keuze voor een kandidaat.

In de praktijk is die intake te vaak een kort gesprek waarbij de vertrekkende medewerker als sjabloon dient. Er is geen scherp onderscheid tussen wat echt noodzakelijk is en wat mooi meegenomen zou zijn. Iedereen denkt te weten wat ze zoeken, totdat de eerste kandidaten binnenkomen en de hiring manager zegt: “Dit is het niet.”

Gevolg: een eindeloze stroom afwijzingen, een gefrustreerde recruiter en een vacature die maanden openstaat. Een goede intake voorkomt de helft van de wervingsproblemen. Toch is het het meest onderschatte onderdeel van het hele proces.

Lek 2: Een traag proces ervoor dat je vacature niet wordt ingevuld

Kandidaten wachten niet. Zeker niet op een arbeidsmarkt waar zij meerdere opties hebben. Toch zien we in de praktijk processen die weken stilliggen tussen twee stappen. Geen reactie na een gesprek. Geen tijdlijn. Geen duidelijkheid over wat er nog komt.

Uit mijn onderzoek gaf 41% van de kandidaten aan te weinig tussentijdse communicatie te hebben ontvangen tijdens het sollicitatieproces. Dat klinkt misschien als een klein ongemak. Maar voor een kandidaat die aan het afwegen is tussen twee werkgevers, is stilte een signaal. En dat signaal zegt: wij zijn niet georganiseerd.

De kandidaat die kiest voor de werkgever die wel snel en helder communiceert, is niet vertrokken omdat jij niet goed genoeg bent. Die is vertrokken omdat jij te langzaam was.

Lek 3: Vacatures blijven openstaan als niemand verantwoordelijkheid neemt

Recruitment is teamwerk. Dat is ook de kracht ervan. Maar wanneer iedereen een beetje verantwoordelijk is, is niemand het echt. De recruiter wacht op de hiring manager voor feedback. De hiring manager wacht op een collega voor een tweede mening. Agenda’s sluiten niet op elkaar aan. En de kandidaat hangt wekenlang in de lucht zonder te weten waar hij aan toe is.

Ik zie dit in negen van de tien processen terugkomen. Er zijn geen heldere afspraken over wie wat doet en wanneer. De recruiter is coördinator en aanjager, maar zonder mandaat en duidelijke taakverdeling loopt het onvermijdelijk vast. Het resultaat: kandidaten die afhaken, of erger, kandidaten die blijven maar met een slechte eerste indruk van je organisatie starten.

Lek 4: gesprekken zijn slecht voorbereid

Dit is het meest pijnlijke lek. Uit mijn onderzoek onder 411 kandidaten gaf 38% aan dat de gesprekspartner onvoldoende voorbereid was of het cv niet had gelezen. Voor een kandidaat voelt dat als één boodschap: jij bent mijn tijd niet waard.

Goede kandidaten, mensen met keuzes op de arbeidsmarkt, trekken zich op dat moment terug. Niet altijd direct, maar wel in hun hoofd. Ze gaan het gesprek anders in. Ze zijn minder open. En ze tekenen minder snel voor een aanbod.

Wat het extra zuur maakt: 42% van de aangenomen kandidaten gaf aan dat het beeld tijdens het gesprek niet overeenkwam met de werkelijkheid op de werkvloer. Dat is geen Candidate Experience-probleem meer. Dat is een retentieprobleem. Medewerkers die binnen 1 jaar alweer vertrekken, beginnen bij een slecht voorbereide gesprekspartner.

Lek 5: Vacatures blijven openstaan als je niet meet waar kandidaten afhaken

Je kunt niet oplossen wat je niet ziet. De meeste organisaties hebben geen enkel inzicht in hun eigen recruitmentfunnel. Ze weten niet hoeveel kandidaten reageren, op welk punt ze afhaken of waarom. Er zijn geen conversiecijfers per stap, geen cNPS-meting, geen gestructureerde feedback van afgewezen of teruggetrokken kandidaten.

Daardoor worden dezelfde fouten steeds opnieuw gemaakt. Een manager die slecht voorbereide gesprekken voert, krijgt nooit te horen wat dat kost. Een stap in het proces die kandidaten consequent doet afhaken, wordt nooit aangepast. En de organisatie blijft zoeken naar de oorzaak van openstaande vacatures bij de arbeidsmarkt, terwijl die gewoon in de eigen data zou staan.

Recruitment wordt in veel organisaties behandeld als een administratief proces. Maar het is in essentie een salesproces. En geen enkele salesorganisatie werkt zonder funneldata.

Wat kost een openstaande vacature je organisatie echt?

De meeste organisaties onderschatten wat een vacature die te lang openstaat werkelijk kost. Ze zien de lege stoel. Ze voelen de werkdruk in het team. Maar de totale rekening wordt zelden opgemaakt.

Laat ik dat concreet maken.

Een vuistregel die ik gebruik, gebaseerd op analyses: elke vacature die een maand openstaat kost je gemiddeld één tot anderhalf maandsalaris aan misgelopen productiviteit. Alleen al aan productiviteitsverlies. Dan tel je de overige gevolgen nog niet mee.

Want daar stopt het niet.

Wat zijn de verborgen kosten van een vacature die te lang openstaat?

Naast het directe productiviteitsverlies zijn er minstens vier andere kostenposten die organisaties consequent over het hoofd zien.

Ten eerste de druk op het bestaande team. Collega’s vangen het werk op. Dat klinkt loyaal, maar het heeft een prijs. Werkdruk die te lang aanhoudt, leidt tot verloop. En verloop is veruit de duurste rekening in recruitment.

Ten tweede de reputatieschade bij kandidaten. Uit mijn onderzoek deelt 72% van de kandidaten een negatieve sollicitatie-ervaring met anderen. Elke kandidaat die afhaakt met een slecht gevoel, vertelt dat door. Aan vrienden, op LinkedIn of andere plekken. Jouw volgende vacature wordt daardoor moeilijker te vullen dan de vorige.

Ten derde de impact op je klantrelaties. 64% van de kandidaten met een slechte ervaring koopt minder of helemaal niet meer bij het betreffende bedrijf. Voor B2C-organisaties is een slechte Candidate Experience dus direct voelbaar in de omzet.

En ten vierde de kosten van een slechte hire. Wie onder druk aanneemt omdat de vacature te lang openstaat, neemt vaker de verkeerde keuze. Een medewerker die na drie maanden alweer vertrekt, kost je het volledige wervings- en onboardingtraject opnieuw. Plus de productiviteitsschade van een tweede vacature.

De echte kosten van een openstaande vacature liggen dus altijd hoger dan de eerste berekening doet vermoeden. Veel hoger.

Waarom blijven deze recruitmentproblemen keer op keer terugkomen?

Het antwoord is zelden onwil. De meeste organisaties willen oprecht goede mensen aantrekken. Hiring managers doen hun best. Recruiters werken hard. En toch blijven dezelfde problemen zich herhalen. Hoe kan dat?

De kern zit in twee dingen die elkaar versterken.

Waarom zien organisaties niet dat hun proces (kan weg?) vacatures open laat staan?

Het eerste probleem is dat de mensen die het proces uitvoeren, zelden terugkoppeling krijgen over hoe dat proces wordt ervaren. Een hiring manager die onvoorbereid een gesprek ingaat, hoort dat vrijwel nooit. Een stap in het proces die kandidaten consequent doet afhaken, wordt zelden gesignaleerd. En een recruiter die weken geen reactie geeft, merkt de gevolgen pas als de vacature nog steeds openstaat.

Dat is geen kwestie van slechte intenties. Het is een blinde vlek.

In de praktijk zie ik dat organisaties recruitment behandelen als iets wat vanzelf gaat als je de juiste stappen doorloopt. Vacature plaatsen. Gesprekken voeren. Aanbieding doen. Maar tussen die stappen zit een wereld aan menselijk gedrag, communicatie en verwachtingsmanagement die nooit expliciet wordt gemaakt. En dus ook nooit wordt verbeterd.

Waarom krijgt recruitment geen strategische positie in organisaties?

Het tweede probleem is structureler. Recruitment staat in veel organisaties niet op de agenda waar de echte besluiten worden genomen. Het is een uitvoerende taak, geen strategische functie. Budget voor jobboards wordt goedgekeurd. Budget voor het verbeteren van het proces niet. En als een vacature te lang openstaat, is de eerste reactie altijd: meer zichtbaarheid, meer marketing, meer instroom.

Niet: wat gaat er mis in ons eigen proces?

Dat is begrijpelijk. Marketinginvesteringen zijn zichtbaar en meetbaar. Een nieuwe campagne levert aantoonbaar meer klikken op. Maar de kwaliteit van een gesprek, de snelheid van terugkoppeling of de duidelijkheid van een vacature-intake? Die worden zelden gemeten. En wat niet gemeten wordt, krijgt geen prioriteit.

Zolang recruitment gezien wordt als het invullen van vacatures in plaats van het aannemen van de beste mensen die het team verder brengen, dat om dit te doen het  bouwen van een voorspelbaar en kwalitatief proces, noodzakelijk is, blijven dezelfde lekken bestaan.

Dat is precies waarom meten zo waardevol is. Niet als administratieve bezigheid, maar als fundament voor betere beslissingen.

Hoe verander je de manier waarop je naar recruitment kijkt?

Er is één verschuiving die alles verandert. En het begint met een eerlijke vraag: behandel jij kandidaten als klanten?

Kandidaten zijn jouw klanten op de arbeidsmarkt. Ze oriënteren zich. Ze vergelijken. Ze wegen af of jouw organisatie de moeite waard is van hun tijd, hun overstap en hun vertrouwen. En bij elke stap in jouw proces maken ze een keuze: doorgaan of afhaken.

De vacaturetekst is een conversiemoment. De eerste reactie na een sollicitatie is een conversiemoment. Het telefonische voorgesprek is een conversiemoment. De uitnodiging, de ontvangst, het gesprek zelf, de terugkoppeling erna: allemaal momenten waarop een kandidaat besluit of jouw organisatie de moeite waard is.

Als je recruitment zo bekijkt, verschuift de vraag volledig. Niet: “Waarom reageren er te weinig mensen?” Maar: “Op welk punt in ons proces verliezen we mensen die wel geïnteresseerd waren?”

Dat is een heel andere vraag. En het leidt tot heel andere oplossingen.

Hoe voorkom je dat vacatures maanden open blijven staan?

Weten waar het misgaat is stap één. Maar wat doe je er vervolgens aan? Hieronder vier stappen die direct impact hebben, in de volgorde die ik in de praktijk het meest effectief vind.

Stap 1: waarom begint verbetering bij een scherpere vacature-intake?

Een goede intake is het fundament van alles wat erna komt. Als je aan het begin niet helder hebt wat je zoekt, selecteer je op onderbuikgevoel en wijzig je de criteria halverwege het proces. Dat kost tijd, kandidaten en geloofwaardigheid.

Maak van de intake een serieus gesprek. Stel niet alleen de vraag “wie zoeken we?”, maar ook: wat heeft het team écht nodig om vooruit te komen? Welke competenties ontbreken nu? Is dit een rol voor 40 uur of kan het ook minder? Wat zijn de absolute must have’s en wat is het grijze gebied. En zijn we bereid om iemand op te leiden in plaats van te zoeken naar perfect?

Benoem daarnaast wie welk gesprek voert, reserveer tijd in de agenda’s, stel vast welke criteria in ronde één en ronde 2 worden getoetst en hoe snel je terugkoppelt na elke stap. Een intake die al die vragen beantwoordt, voorkomt de helft van de problemen die later in het proces ontstaan.

Stap 2: waarom zijn heldere verantwoordelijkheden onmisbaar in recruitment? Zorg dat je weet wie eigenaarschap moet pakken

Recruitment is teamwerk, maar teamwerk zonder duidelijke afspraken is chaos met goede intenties. Leg vast wie wat doet en wanneer. Wie plant de gesprekken? Wie geeft feedback aan de kandidaat en binnen hoeveel dagen? Wie neemt de uiteindelijke beslissing?

Dit klinkt als een open deur, maar in de praktijk ontbreken deze afspraken vrijwel altijd. Het gevolg is dat kandidaten weken in de lucht hangen terwijl intern niemand het gevoel heeft dat hij of zij aan zet is. Door eigenaarschap expliciet te maken, verklein je de doorlooptijd en verbeter je de kandidaatervaring in één beweging.

Stap 3: waarom is het meten van je recruitmentfunnel de meest onderschatte stap?

Je kunt niet verbeteren wat je niet ziet. Begin met het in kaart brengen van je eigen funnel: hoeveel kandidaten reageren er per vacature? Hoeveel gaan door naar een gesprek? Hoeveel haken af na het eerste gesprek? En hoeveel van de teruggetrokken kandidaten geven aan waarom?

Voeg daar een cNPS-meting aan toe: een gestandaardiseerde vragenlijst aan aangenomen, afgewezen en teruggetrokken kandidaten. Zo krijg je niet alleen cijfers, maar ook de verhalen erachter. En die verhalen laten precies zien waar jouw proces kandidaten verliest.

Data maakt recruitment strategisch. Het geeft je de argumenten om hiring managers te overtuigen, om budgetaanvragen te onderbouwen en om te laten zien dat het probleem niet in de arbeidsmarkt zit, maar in een specifieke stap die je nu kunt aanpakken.

Stap 4: waarom bepalen de gesprekken zelf de kwaliteit van je hires?

Een goed ingericht proces levert niets op als de gesprekken zelf niet kloppen. gesprekspartners die onvoorbereid aanschuiven, kandidaten die twee keer dezelfde vragen krijgen, beoordelingen op onderbuikgevoel: het zijn allemaal oorzaken van mismatches die je pas merkt als de nieuwe medewerker al drie maanden in dienst is.

Zorg voor voorbereiding. Lees het cv. Stem af wie welke onderwerpen behandelt in welk gesprek, zodat ronde twee verder gaat dan ronde één. Werk met gestructureerde vragen die gedrag toetsen in plaats van meningen uitlokken. En geef altijd tijdige en onderbouwde terugkoppeling, ook aan afgewezen kandidaten.

Een professioneel gesprek is niet alleen goed voor de kwaliteit van je selectie. Het is ook een krachtig signaal aan de kandidaat: hier werken mensen die serieus zijn.

Conclusie: je hebt geen tekort aan kandidaten

Vacatures die lang openstaan zijn zelden het gevolg van een krappe arbeidsmarkt. Ze zijn het gevolg van dat er alleen (vaak op een verkeerde manier) geïnvesteerd wordt in arbeidsmarktcommunicatie en het interne  proces en de gesprekken niet meegenomen wordt. Dit tezamen zorgt ervoor dat je kandidaten verliest op momenten dat het niet nodig is. Verkeerd ingerichte arbeidsmarktcommunicatie, een onduidelijke intake, een trage opvolging, een onvoorbereide gesprekspartner of het simpelweg ontbreken van inzicht in waar het misgaat. Elk van die momenten is te verbeteren.

Het echte probleem is niet dat er geen kandidaten zijn. Het probleem is dat de sollicitatie ervaring niet overeenkomt met hoe het bedrijf gepresenteerd wordt. Hierdoor laat je ze zelf verdwijnen, zonder het te weten. En zolang je niet meet waar dat gebeurt, los je het verkeerde probleem op.

Ik help organisaties om hun recruitmentproces van binnenuit te verbeteren. Niet met meer advertenties, maar met inzicht in wat kandidaten werkelijk ervaren. 

Via onafhankelijk Candidate Experience-onderzoek, uitgevoerd samen met Onderzoekdoen.nl, breng ik in kaart waar jouw proces kandidaten verliest en wat dat concreet kost. Organisaties die dat inzicht eenmaal hebben, werven sneller, beter en met minder frustratie.