Waarom loopt een recruitmentproces vast en hoe los je dat op?

Vacatures die maanden openstaan. Onvoldoende passende kandidaten. Geen duidelijke metrics bijvoorbeeld,  zicht, hoe lang kandidaten wachten op antwoord van hiring managers of recruiters. Kandidaten die afhaken zonder uitleg. Managers en recruiters die naar elkaar wijzen. En ondertussen loopt de productiviteit terug, stijgt de werkdruk en kost elke openstaande functie je organisatie al snel duizenden euro’s per maand.

Herken je dit? Dan ben je niet de enige. Uit recent onderzoek blijkt dat bijna de helft van alle vacatures in Nederland moeilijk vervulbaar is. Toch ligt het probleem zelden waar je het verwacht.

Mijn naam is Evelijn. Ik werk als recruitmentstrateeg, verbeteraar en sparringpartner voor organisaties die grip willen krijgen op hun recruitmentproces. Met meer dan 30 jaar ervaring in recruitment, HR en verandermanagement heb ik processen gezien van binnenuit: van reorganisaties tot organisaties die jaarlijks meer dan 200 nieuwe medewerkers aannemen.

Ik werkte op MT en managementniveau bij zowel corporate als MKB organisaties en combineer die praktijkervaring met onafhankelijk onderzoek naar Candidate Experience. In mijn werk analyseer ik recruitmentprocessen met data, onderzoeksmethodiek en scherpe observaties.

Ik zie het keer op keer in de praktijk: organisaties investeren in jobboards, employer branding en campagnes en denken dat dit voldoende is. Er komen kandidaten binnen. Maar ergens in het proces verdwijnen ze weer. Niet omdat de arbeidsmarkt zo krap is. Maar omdat het recruitmentproces zelf lekt.

Na dit blog weet je precies waar jouw proces vastloopt, waarom dat zo hardnekkig is en wat je als eerste kunt aanpakken. 

Wat niemand je vertelt over recruitmentproblemen

Veel organisaties willen dit niet horen. Ze hebben net een nieuw jobboard goedgekeurd, een campagnebudget vrijgemaakt of een bureau ingeschakeld. De aanname is bijna altijd dezelfde: als we maar genoeg kandidaten binnenkrijgen, komt het goed.

Maar de cijfers vertellen een ander verhaal. Uit mijn eigen onderzoek waar 411 kandidaten, die sollicitatie gesprekken hebben gevoerd de enquete hebben ingevuld,  bleek dat 44% ontevreden was over het sollicitatieproces. Niet omdat er te weinig vacatures waren. Maar omdat het proces zelf niet klopte. Kandidaten haakten af door een te langdurig en onduidelijk proces, onvoorbereide gesprekspartners en een gebrek aan eerlijke informatie over de functie.

De financiële schade daarvan is groter dan de meeste directeuren beseffen. Voor een organisatie van 500 medewerkers met 75 vacatures per jaar kan een slechte candidate experience oplopen tot bijna een half miljoen euro per jaar aan langer open staan van de vacatures, gemiste hires, productieverlies, extra verloop en reputatieschade. Meer kandidaten die reageren betekent niet dat je meer of betere kandidaten aanneemt. Als je het proces en de gesrpekken erachter niet goed managed, blijkt uit de praktijk dat je meer mensen hebt die zich terug trekken, ontevreden kandidaten die, onterecht zijn afgewezen en aannames die met een ander beeld binnen komen dan ze ervaren als ze zijn gestart. En dat kost geld in plaats van dat het geld oplevert.

Dat is ongemakkelijk om te zeggen tegen een directeur die net een marketingbudget heeft goedgekeurd. Maar het is wel de waarheid. En zolang die waarheid niet wordt benoemd, blijft recruitment geld kosten zonder het gewenste resultaat op te leveren.

De misvatting die de meeste recruitmentproblemen in stand houdt

De meeste organisaties die ik spreek, denken dat hun recruitmentproces redelijk op orde is. Er is een procedure. Er is een ATS-systeem. Er zijn afspraken. Totdat we samen door de cijfers lopen.

Want wat blijkt in de praktijk: het proces staat op papier, maar niemand volgt het consequent. Managers reageren te laat omdat ze het druk hebben. Het ATS niet goed is ingericht, of de managers niet goed hierin zijn opgeleid. Het is niet omdat ze het niet willen. Recruiters sturen kandidaten door zonder scherpe criteria, omdat die criteria nooit goed zijn vastgesteld. En niemand meet wat er onderweg misgaat, omdat er simpelweg geen inzicht is in de funnel. Het is geen onwil, zeker niet. Maar het gebeurt wel.

En dat is precies waarom recruitmentproblemen zo hardnekkig zijn. Je kunt een probleem niet oplossen dat je niet kunt zien, of niet de juiste data uit het systeem kunnen halen. Organisaties die denken dat hun proces werkt, kijken bijna altijd alleen naar het eindresultaat: is de vacature ingevuld of niet? En waarom duurt het  zo lang? Maar ze kijken niet naar wat er onderweg is misgegaan. Hoeveel (goede kandidaten) zijn afgehaakt? Waar precies? Welk kanaal werkt het beste opgedeeld naar aangenomen, afgewezen en teruggetrokken kandidaten. Hoe lang heeft elke stap geduurd? Wat vonden kandidaten van het gesprek?

Pas als je die vragen beantwoordt, zie je waar het proces echt lekt.

Waarom gaat een recruitmentproces zo vaak fout?

Er is zelden één oorzaak. Wat ik in de praktijk zie, is dat problemen zich opstapelen. Elke stap in het proces heeft een zwak punt. En samen zorgen die zwakke punten ervoor dat goede kandidaten verdwijnen voordat ze ooit een aanbod krijgen, of er geinvesteerd wordt in kanalen die niet de juiste kandidaten oplevert.

Dit zijn de vijf oorzaken die ik het meest tegenkom.

Waarom begint een slecht recruitmentproces vaak bij de vacature intake?

Ja, vaker dan je denkt. Veel recruitmentproblemen beginnen niet bij het werven, maar bij het formuleren van de vraag. Wat moet iemand echt kunnen? Wat is een harde eis en wat is eigenlijk een wens? Wat heeft het team nodig om vooruit te komen?

In de praktijk zie ik dat die vragen lang niet altijd goed worden gesteld. Het resultaat: recruiters zoeken naar het verkeerde profiel. Managers herkennen de kandidaten niet. En sollicitaties worden keer op keer afgewezen zonder dat iemand begrijpt waarom. Een scherpe intake voorkomt naar mijn ervaring zeker de helft van alle wervingsproblemen.

Waarom haken kandidaten af tijdens een trage sollicitatieprocedure?

Omdat ze niet wachten. Dat is de simpele waarheid.

Uit onderzoek blijkt dat 36% van de kandidaten afhaakt na één maand wachten op een reactie, een stijging van 12% ten opzichte van een jaar eerder (Cronofy, 2024). En als je weet dat de gemiddelde sollicitatieprocedure in Nederland al 59 tot 65 dagen duurt, begrijp je waarom zoveel trajecten stranden. Kandidaten horen weken niets. Gesprekken worden laat ingepland. (Tussentijdse) terugkoppeling blijft uit. Intussen hebben ze drie andere aanbiedingen gekregen en een keuze gemaakt.

Wat gebeurt er als niemand verantwoordelijk is voor het recruitmentproces?

Dan blijven kandidaten hangen. Soms letterlijk wekenlang. In veel organisaties is onduidelijk wie en met name binnen welke termijn cv’s beoordeelt moeten worden, wie kandidaten belt en wie de tijdlijn bewaakt. Recruitment ligt precies tussen recruiter en hiring manager in. En als rollen niet helder zijn, schuift iedereen de verantwoordelijkheid door. 

Ik zie dit patroon het vaakst in organisaties die snel zijn gegroeid of waar recruitment nooit formeel is ingericht. De frustratie is groot aan beide kanten, maar niemand ziet waar het proces precies vastloopt.

Zijn managers onvoldoende voorbereid op sollicitatiegesprekken?

Dit is een van de pijnlijkste blinde vlekken in recruitment. Managers voeren misschien een paar keer per jaar een gesprek. Ze lezen het cv vluchtig door, stellen vragen die bij hen opkomen en vertrouwen daarna op onderbuikgevoel.

Uit mijn eigen onderzoek waar 411 kandidaten die gesprekken hebben gevoerd de enquete hebben ingevuld, bleek dat 37% te maken had met gesprekspartners die niet voorbereid waren of het cv niet hadden gelezen. 

Internationaal bevestigt Aptitude Research (2024) dit beeld: 33% van de bedrijven heeft geen vertrouwen in hun eigen interviewcapaciteiten en 50% gelooft potentiële hires te zijn kwijtgeraakt door ondermaatse gesprekken. Voor kandidaten voelt dit als: als jullie je gesprek niet serieus nemen, waarom zou ik dan voor jullie kiezen?

Waarom werkt recruitment pas echt als je het als een salesfunnel behandelt?

Omdat je anders in het duister tast.

Recruitment en sales lijken meer op elkaar dan de meeste organisaties beseffen. Kandidaten doorlopen een funnel. Elke stap moet converteren. En de ervaring van de kandidaat bepaalt of ze blijven of afhaken. Toch meten de meeste organisaties niets. Geen doorlooptijd per stap, geen afhakers per fase, geen conversieratio van sollicitatie naar gesprek.

De cijfers zijn ontnuchterend. Van alle mensen die op “solliciteer” klikken, voltooit 92% de sollicitatie niet eens (SHRM, 2024). De gemiddelde recruiter beheert inmiddels meer dan 2.500 sollicitaties en 14 openstaande vacatures tegelijk, 56% meer dan drie jaar geleden (Gem, 2025). Zonder inzicht in waar kandidaten afhaken, los je het verkeerde probleem op.

Welke signalen geven aan dat je recruitmentproces niet werkt?

Soms weet je het al. Maar je benoemt het niet hardop. Of je benoemt het wel, maar niemand weet precies waar het probleem zit.

Ik leg je een aantal signalen voor. Herken je er twee of meer, dan is de kans groot dat het probleem niet bij de arbeidsmarkt ligt, maar bij het proces zelf.

Vacatures staan maanden open, ook na meerdere wervingsrondes.

Je hebt de vacature al bijgesteld, het budget verhoogd, misschien zelfs een bureau ingeschakeld. En toch staat de stoel nog leeg. Dit is zelden een teken dat er geen kandidaten zijn. Het is bijna altijd een teken dat er en er ergens in het proces  iets hapert.

Er komen sollicitaties binnen, maar niemand wordt aangenomen. 

Honderden reacties, en toch geen hire. Managers keuren kandidaten af, maar kunnen niet altijd goed uitleggen waarom. Dit is een klassiek symptoom van een onduidelijke vacature-intake: als het profiel niet scherp is, past niemand.

Kandidaten haken af zonder duidelijke reden. 

Ze solliciteren, ze doen een gesprek, en dan… niets meer. Ze reageren niet op je terugbelpoging. Ze trekken zich terug. Dit is bijna altijd een candidate experience probleem: te lang wachten, te weinig communicatie, of een gesprek dat geen vertrouwen wekte.

Managers en recruiters geven elkaar de schuld. 

Recruiters zeggen dat managers te laat reageren. Managers zeggen dat recruitment slechte kandidaten aanlevert. Allebei hebben ze een punt. Maar het echte probleem is dat rollen en verantwoordelijkheden nooit goed zijn vastgelegd.

Nieuwe medewerkers vertrekken binnen een jaar alweer. 

Dit is misschien wel het pijnlijkste signaal. Want het betekent dat het probleem niet ophoudt bij de hire. Een mismatch in verwachtingen tijdens het proces leidt tot een mismatch op de werkvloer. Uit mijn onderzoek bleek dat 42% van de aangenomen kandidaten vond dat het beeld tijdens het gesprek niet overeenkwam met de werkelijkheid.

Als je jezelf in meerdere van deze situaties herkent, betekent dat één ding: jij ziet al wat de meeste managers en recruiters niet zien. Dat is het begin van verbetering. Want je kunt een probleem pas oplossen als je het herkent.

Hoe krijg je weer grip op je recruitmentproces?

De signalen hierboven zijn herkenbaar. De oorzaken ook. Maar wat doe je er dan aan? Grip begint bij jou. Niet bij een groter budget, een nieuw jobboard of een bureau. Maar bij de keuze om het proces serieus te nemen en te meten wat er werkelijk gebeurt. 

De drie stappen hieronder zijn geen ingewikkelde dingen. Het zijn keuzes die jij morgen al kunt maken. 

Stap 1: Begin elke vacature met een scherpe intake

De intake is het fundament van alles wat daarna komt. Toch wordt het in de praktijk vaak overgeslagen of oppervlakkig behandeld. Een korte afstemming met de manager, een functieomschrijving van een vorige medewerker, en dan snel live.

Dat is een gemiste kans. Want als je niet weet wat je zoekt, kun je het ook niet vinden.

Een goede intake is eigenlijk een mini-strategiegesprek. Vragen die ik daarin altijd stel: wat heeft het team echt nodig om vooruit te komen? Welke vaardigheden ontbreken nu? Wat zijn de drie dingen die iemand in de eerste zes maanden moet bereiken? En wat is een harde eis versus wat is eigenlijk een wens?

Bepaal ook direct wie welk gesprek voert, welke criteria doorslaggevend zijn en hoe snel je terugkoppeling geeft. Naar mijn ervaring voorkomt een goede intake zeker de helft van alle wervingsproblemen. Niet omdat de rest niet belangrijk is, maar omdat onduidelijkheid aan de voorkant zich door het hele proces verspreidt.

Stap 2: Leg rollen en verantwoordelijkheden vast per processtap

Dit klinkt voor de hand liggend. Maar in de meeste organisaties die ik tegenkom, is het nergens formeel vastgelegd. Wie beoordeelt cv’s binnen hoeveel dagen? Wie neemt contact op met de kandidaat na een gesprek? Wie neemt de uiteindelijke beslissing?

Als dat niet helder is, schuift iedereen de verantwoordelijkheid door. Kandidaten blijven hangen. En niemand ziet waar het misgaat. Wat ik dan hoor: recruiters die zeggen dat managers niet reageren, en managers die zeggen dat recruitment slechte kandidaten aanlevert. Allebei hebben ze een punt. Maar het echte probleem is dat niemand ooit heeft afgesproken wie wat doet en wanneer.

De oplossing is verrassend eenvoudig. Stel per vacature een proceskaartje op met drie kolommen: wat is de stap, wie is verantwoordelijk en wat is de maximale doorlooptijd. Geen ingewikkeld systeem, geen extra tooling. Gewoon zwart op wit. Het maakt onzichtbare knelpunten zichtbaar en voorkomt dat kandidaten tussen wal en schip vallen terwijl iedereen denkt dat een ander het oppakt.

Stap 3: Behandel recruitment als een funnel en begin te meten

Dit is de stap die de meeste organisaties overslaan, en precies de reden waarom ze dezelfde problemen blijven herhalen.

Recruitment werkt als een salesfunnel. Kandidaten stromen in, doorlopen stappen en vallen ergens af. Als je niet weet waar ze afhaken, los je het verkeerde probleem op. 

Begin met vier simpele metrics: hoeveel kandidaten stromen er per week in, hoeveel gaan door naar een gesprek, hoeveel ontvangen een aanbod en hoeveel accepteren dat. Kijk ook naar doorlooptijd per stap. Zodra je dat inzicht hebt, zie je direct waar het proces vastloopt. En dan kun je gericht verbeteren in plaats van opnieuw meer budget in marketing te pompen. Bespreek deze metrics wekelijks.

Wanneer schakel je een externe recruitmentexpert in?

Als je midden in je eigen proces zit, zie je het vaak niet meer. Dat is geen kritiek, dat is gewoon hoe het werkt. Je bent gewend aan de manier waarop jullie vacatures openen, hoe managers reageren en hoe kandidaten worden opgevolgd. Juist daardoor zie je niet meer waar het vastloopt.

Wat ik in mijn werk keer op keer tegenkom: organisaties denken dat het probleem bij de arbeidsmarkt ligt. Te weinig kandidaten, te veel concurrentie. Maar als ik het proces doorloop, blijkt er vaak wel voldoende instroom te zijn. Het proces verliest de kandidaten. En dat wordt pas zichtbaar als je het van buitenaf bekijkt, of als je kandidaten zelf vraagt hoe ze het hebben ervaren.

Een externe blik is zinvol op het moment dat je de signalen herkent maar niet weet waar je moet beginnen. Of als intern de discussie blijft hangen tussen recruitment en management zonder dat iemand het proces objectief kan beoordelen. Of als recruitment volledig in de lijn ligt en Recruitment wilt weten hoe het gaat. Een externe recruitmentexpert maakt in korte tijd zichtbaar wat intern onopgemerkt blijft: waar kandidaten afhaken, waar de doorlooptijd onnodig oploopt en waar verantwoordelijkheden onduidelijk zijn. Dat inzicht is de eerste stap naar een recruitmentproces dat wel voorspelbaar werkt.

Conclusie: Wat is de belangrijkste stap om recruitment te verbeteren?

Vacatures blijven zelden openstaan door een probleem. Wat ik in de praktijk zie, is altijd een combinatie: een onduidelijke intake, trage opvolging, onvoorbereide gesprekspartners en geen zicht op waar kandidaten afhaken,  geen metrics over de bronnen waarin geïnvesteerd wordt opgedeeld naar aangenomen, afgewezen en teruggetrokken kandidaten.. Intussen loopt de rekening op. Elke openstaande vacature kost een organisatie al snel duizenden euro’s per maand aan productieverlies, overwerk en inhuur.

De organisaties die hier grip op krijgen, doen niet per se meer. Ze doen het slimmer. Ze weten waar het lek in het proces zit. Ze leggen verantwoordelijkheden vast. En ze behandelen recruitment als wat het eigenlijk is: een funnel die je kunt meten, begrijpen en verbeteren.

Jij hebt na dit blog dat inzicht. De vraag is wat je er mee doet. Organisaties die grip krijgen op hun recruitmentproces, doen niet per se meer. Ze kijken eerlijker naar wat er misgaat. En ze pakken het aan. Dat kun jij ook.