Sollicitanten afwijzen: hoe maak je van een afwijzing een promoter?

Weer een afwijzing die blijft liggen. De manager die het gesprek voerde heeft het te druk, dus stuur jij maar een standaardmailtje. Of erger: de afwijzing komt van iemand die er niet eens bij was. Een paar dagen later lees je een vervelende reactie terug, of zie je een matige review verschijnen. En je denkt: dit had beter gemoeten, maar hoe en wanneer dan?

Misschien herken je het van de andere kant. Je bent directeur of verantwoordelijk voor HR en je ziet de aannames binnenkomen, maar je staat er niet bij stil hoeveel mensen je afwijst. Terwijl dat de grootste groep is. Iedere afgewezen kandidaat loopt straks rond met een beeld van jouw organisatie. En dat beeld bepaalt mee of de volgende goede kandidaat nog reageert, en zelfs of mensen nog klant bij je willen zijn.

Een afwijzing zegt vaak meer over jouw organisatie dan over de kandidaat. Want je wijst altijd meer mensen af dan je aanneemt. Doe je dat slordig, dan heeft dat direct effect op je naam, je imago en zelfs je omzet.

Ik ben Evelijn de Flines, recruitmentspecialist. Ik help bedrijven hun recruitmentproces op orde te krijgen en deed samen met Onderzoekdoen.nl onderzoek naar de Candidate Experience onder 411 kandidaten die een volledig sollicitatieproces doorliepen. Juist de afgewezen groep is daarin de grootste en de meest kritische. In de praktijk zie ik dat een klein verschil in hoe je afwijst, een groot verschil maakt in wat een kandidaat over je vertelt.

In dit blog leg ik je uit waarom afwijzen zo gevoelig ligt, hoe je van een afgewezen kandidaat toch een promoter maakt, wat er nu vaak misgaat, wie de afwijzing zou moeten doen, wat er in een goede afwijzing hoort, hoe snel het moet en hoe je weet of het werkt. 

Waarom doet een sollicitant afwijzen zoveel pijn, en waarom is het juist daarom belangrijk om het goed te doen?

Een afwijzing doet pijn omdat je niet alleen een kandidaat afwijst, maar ook de hoop achter de sollicitatie. Juist daarom is het belangrijk om het zorgvuldig te doen: hoe je afwijst, raakt zowel het welzijn van de kandidaat als jouw reputatie als werkgever.

Iedereen heeft een eigen reden om te solliciteren. De een zit niet lekker op zijn plek, de ander voelt zich niet gezien of gewaardeerd, weer een ander wil meer uitdaging of gewoon eens iets heel anders. Maar voor iedereen geldt: er zit hoop achter. Een wens om ergens beter tot je recht te komen en de kans om verder te groeien.

Ergens passen is bovendien niet makkelijk. Er moet een klik zijn, je moet inhoudelijk voldoen en dan spelen er nog allerlei moeilijk te benoemen dingen mee: persoonlijkheid, hoe het in een team valt, de juiste energie. Als je iemand afwijst, wijs je dus ook die hoop op een nieuwe stap af. Dat is wat een afwijzing zo pijnlijk maakt, en wat afwijzen ook voor jou lastig maakt. Want wie wil nou iemands droom wegnemen?

En precies dat is de reden om het goed te doen. Je wijst meer mensen af dan je aanneemt. Doe je dat slecht, dan voelt iedere kandidaat dat, en vertelt iedere kandidaat dat ook door.

Kun je van een afgewezen kandidaat echt een promoter maken?

Ja. Een kandidaat die zich serieus genomen voelt, ook bij een afwijzing, beveelt je vaker aan, solliciteert later opnieuw of tipt iemand anders. Zo wordt afwijzen iets positiefs in plaats van iets negatiefs.

Kandidaten praten. Online, offline, op borrels of via de groepsapp. Zelfs als je iemand afwijst, kun je er een promoter aan overhouden, mits je het proces zorgvuldig inricht. Een slechte ervaring schaadt je imago en je toekomstige instroom. Een goede ervaring doet het omgekeerde: een kandidaat die zich netjes behandeld voelt, solliciteert later vaker opnieuw of tipt iemand anders. Zo bouw je een groepje mensen op dat later weer wil solliciteren, in plaats van dat af te breken.

In de praktijk merk ik dat dit het stuk is waar bedrijven het minst bij stilstaan. Ze richten alle aandacht op de mensen die ze willen binnenhalen en doen de afwijzing er even snel bij. Terwijl daar juist je grootste publiek zit. Met een promoter bedoel ik trouwens precies dat: iemand die jou aanbeveelt. In de Candidate Experience meet je dat met de cNPS, het verschil tussen kandidaten die je aanbevelen en kandidaten die je afraden. Verderop laat ik zien hoe je daar grip op krijgt.

Wat gaat er nu vaak mis bij het afwijzen van sollicitanten?

Wat er vooral mis gaat is dat afwijzingen slecht worden onderbouwd, te laat komen of helemaal uitblijven en dat ze worden gedaan door iemand die het gesprek niet eens heeft gevoerd. Dat voelt voor de kandidaat als: deze organisatie nam mij niet serieus.

Mijn Candidate Experience-onderzoek uit 2024, uitgevoerd onder 411 kandidaten samen met Onderzoekdoen.nl, laat een paar confronterende cijfers zien. De cNPS kwam uit op min 22, wat betekent dat er meer ontevreden dan tevreden kandidaten waren. En juist bij de afgewezen kandidaten gaat het mis:

• 68% van de afgewezen kandidaten vond de afwijzing onvoldoende onderbouwd.
• 44% van zowel de afgewezen als de teruggetrokken kandidaten had de indruk dat hun cv niet was gelezen.
• 36% van alle kandidaten gaf het sollicitatieproces een onvoldoende.

Ik had ooit een klant die enorm veel afwijzingen via Indeed verstuurde en daar tonnen aan uitgaf. Het afwijzen ging slecht. Stel je voor dat je vijfduizend kandidaten spreekt die allemaal gefrustreerd zijn over hun afwijzing, wat doet dat dan met je merk? Toen we dat anders inrichtten, met duidelijkere eisen en een afwijsproces dat klopte, werd het ineens iets positiefs. 

Wie zou de afwijzing eigenlijk moeten doen?

Laat de afwijzing altijd doen door iemand die bij het gesprek was en precies kan uitleggen waarom iemand niet past: niet alleen qua ervaring, maar ook qua rol en team. Hoe beter je weet wat je zoekt, hoe duidelijker en eerlijker je kunt afwijzen.

Dit klinkt logisch, maar in de praktijk gebeurt het andersom. De afwijzing wordt doorgeschoven naar die toevallig tijd heeft of naar een standaardmail. Daardoor mist de kandidaat precies het enige wat een afwijzing draaglijk maakt: een eerlijke uitleg van iemand die het gesprek echt heeft gevoerd.

Dit hangt samen met iets wat ook uit mijn onderzoek komt. Slechts 62% van de kandidaten had het gevoel dat de gesprekspartner het cv kende, en 62% ervoer dat gesprekspartners zich hadden voorbereid. Als je het gesprek slecht voorbereidt en het cv niet leest, kun je achteraf ook niet goed uitleggen waarom iemand niet past. Een slechte afwijzing begint dus eigenlijk al bij een slecht gesprek.

Wat zet je in een goede afwijzing?

Een goede afwijzing is persoonlijk, eerlijk en concreet: ze legt uit waarom iemand niet past en komt van iemand die het gesprek voerde. Niet alleen ervaring, maar ook de match met de rol en het team hoort erin.

Concreet betekent dat een paar dingen. Wijs af op basis van wat je daadwerkelijk zocht, dus zorg dat je vooraf duidelijke eisen hebt gesteld. Benoem niet alleen de inhoudelijke kant, maar ook de match met de rol en het team. 

Hoe snel moet je afwijzen, en wat doet ghosten met je merk?

Snel en duidelijk afwijzen voorkomt de grootste schade. Ghosten, dus helemaal niet reageren, is het slechtste wat je kunt doen: het is schadelijk voor de kandidaat en voor je eigen reputatie als werkgever.

Ghosten gebeurt vaker dan we denken en die teneur zie ik ook bij mijn klanten. Bij een klant waar ik de Candidate Experience onderzocht, bleek dat 13% van de direct afgewezen kandidaten werd geghost en 14% pas na een maand een reactie kreeg. Daarnaast was 22% van de kandidaten die op gesprek waren geweest ontevreden over de duur van het proces.

En dat heeft effect. Uit dezelfde lijn van onderzoek blijkt dat 72% van de kandidaten een negatieve ervaring deelt met anderen of online, bijvoorbeeld via Google reviews of Glassdoor en dat 64% minder of helemaal niet meer koopt bij een bedrijf na een slechte ervaring. Kandidaten die wel goed behandeld worden, zijn juist twee keer eerder geneigd je aan te bevelen. Ook als ze zijn afgewezen. Trage en onduidelijke processen zorgen bovendien voor afhakers, en dat betekent tijdverlies, meer werk en vaker opnieuw beginnen.

Hoe weet je of je afwijzingen goed genoeg zijn?

Dat weet je alleen als je het meet. Kandidaten zijn de enigen die je hele proces meemaken, tot en met de afwijzing. Met een Candidate Experience-meting en de cNPS zie je objectief of je afwijst op een manier die promoters oplevert in plaats van criticasters.

Het lastige aan afwijzen is dat je het effect zelden terughoort. Kandidaten vertellen je meestal niet waarom ze teleurgesteld zijn, ze verdwijnen gewoon. En de schade merk je pas later, aan je reviews of doordat er minder mensen reageren. Organisaties die niet meten, hebben geen idee hoeveel schade ze ondertussen oplopen.

Daarom is meten zo waardevol. Je krijgt feiten in handen om sterke punten te behouden en knelpunten aan te pakken. En het helpt managers begrijpen hoe zij zelf bijdragen aan het winnen of verliezen van kandidaten. Als je weet dat de gesprekken slecht gaan, dat het proces te lang duurt of dat er weinig zichtbaar is, dan weet je ook gelijk wat je moet doen om het te verbeteren. 

Wil je hier dieper in duiken? In mijn gratis handout Voordelen meten Candidate Experience & cNPS laat ik zien wat meten je oplevert en hoe je begint.

Tot slot: maak van afwijzen iets waar je trots op bent

Door afwijzingen te laten doen door iemand die erbij was, eerlijk uit te leggen waarom iemand niet past en snel te reageren, wordt afwijzen iets waarmee je kandidaten voor je wint. 

Want onthoud: je wijst altijd meer mensen af dan je aanneemt. Hoe je dat doet, raakt niet alleen het welzijn van de kandidaat, maar bepaalt ook hoe je bekendstaat als werkgever.

Als recruitmentspecialist help ik bedrijven dagelijks om hun proces zo in te richten dat afwijzen geen schade oplevert, maar juist goodwill. Ik doe het werk, jij krijgt de inzichten en de verbeteringen die blijven.

Wil je weten hoe jouw afwijzingen nu overkomen op kandidaten, en wat je er concreet aan kunt doen? Neem contact met mij op, dan kijken we samen waar bij jou de winst zit.